Carica una ricevuta, una fattura o uno scontrino (foto o file) dal telefono o dal web. Factorial compila fornitore, importo, data e imposte; tu controlli e invii.

Creare una spesa da una ricevuta

Panoramica

Usalo per qualsiasi cosa tu abbia pagato per lavoro: un pasto, un taxi, un hotel, materiale per l'ufficio. Chilometraggio o diaria? Usa invece Chilometraggio o Diaria (FAQ 4). Hai pagato con una carta Factorial? La spesa ti aspetta già come bozza: consulta Spese con carta e spese manuali.

Come si usa

Nell'app mobile

1. Apri Spese.
2. Tocca Aggiungi e scegli Spesa ordinaria.
3. Scatta una foto della ricevuta o scegli un file.
4. Controlla i dati compilati e completa gli eventuali campi mancanti.
5. Tocca Invia per approvazione.

Sul web

1. Vai su Le mie spese > Le mie spese.
2. Fai clic su Nuova spesa e scegli Spesa ordinaria.
3. Nella finestra Carica un documento, trascina la ricevuta nel riquadro oppure fai clic su Trascina qui o fai clic per sfogliare. Factorial inizia a leggerla subito.
4. In pochi secondi si apre la bozza. Controlla fornitore, importo, data e imposte con la ricevuta. Fai clic su Modifica per aggiungere ciò che richiede la tua azienda (sottocategoria, progetto, descrizione), poi su Salva.
5. Se vedi "Da controllare prima dell'invio", correggi ciò che indica (per esempio la finalità della spesa) finché non vedi "Pronta per l'invio".
6. Fai clic su Invia per approvazione. Vedrai "Inviata per approvazione."

Non hai ancora il file? Fai clic su Salta questo passaggio per compilare la spesa a mano e aggiungere la ricevuta più tardi.

Creare più spese in una volta con One

Come si usa

1. In Le mie spese > Le mie spese, fai clic su Nuova spesa e scegli Carica ricevute (compare quando One è attivo per te).
2. Scegli fino a 10 file di ricevute. One, il nostro assistente IA, crea una spesa per ciascuna.
3. Controlla il riepilogo di One, poi digli di inviarle o di tenerle come bozze. Consulta Come invio le spese mandando le ricevute a One?

Suggerimenti e best practice

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

Non trovo il pulsante Nuova spesa (o il mio dipendente non può creare spese).
Quasi sempre è perché la persona non è stata aggiunta a Spese. Se la tua azienda paga per utente, solo gli utenti di Spese possono creare spese e, nell'app mobile, il pulsante Aggiungi manca per lo stesso motivo. Consulta Perché non vedo Spese o il pulsante Nuova spesa? per tutte le cause.

• Dipendente: chiedi al tuo amministratore HR o finanza di aggiungerti a Spese.
• Amministratore: aggiungi la persona come utente di Spese (Come aggiungo persone a Spese?). Se la tua azienda non paga per utente, controlla il permesso Può creare una spesa in Impostazioni > Permessi.

"Impossibile inviare per approvazione" con un elenco di campi mancanti.
La tua azienda richiede quei campi. Fai clic sulla spesa, compilali e inviala di nuovo.

"L'importo rimborsabile non può superare l'importo della ricevuta".
Non puoi richiedere più di quanto indica la ricevuta. Controlla l'importo sulla ricevuta. Se hai pagato in un'altra valuta, consulta Come faccio a ottenere gli importi corretti in una spesa?.

Il caricamento non riesce o un campo è stato letto male (per esempio "La data del documento non può essere più di 1 giorno nel futuro").
Correggi il campo nella bozza. Per ogni messaggio di caricamento e la relativa soluzione, consulta Perché la mia ricevuta non si carica o perché è stata letta male?.

FAQ

1. Quali file posso caricare?

PDF, PNG, JPG o JPEG. Le foto dell'iPhone (HEIC) vengono convertite automaticamente.

2. Cosa succede se Factorial legge qualcosa in modo errato?

Modificalo nella bozza prima di inviare. Ciò che Factorial legge è un suggerimento: ogni campo è modificabile e sei tu a inviare.

3. Posso mettere più ricevute in una sola foto o caricarne molte insieme?

Con Carica ricevute (One), sì: scegli fino a 10 file e viene creata una spesa per ogni ricevuta. La finestra Carica un documento accetta una ricevuta alla volta.

4. Posso creare nello stesso modo spese di chilometraggio e di diaria?

Usa Chilometraggio o Diaria nello stesso menu Nuova spesa (da mobile, Aggiungi > Chilometraggio o Diaria). Non richiedono la scansione di una ricevuta. Consulta Come richiedo il rimborso chilometrico? e Come richiedo le diarie?.

5. Cosa succede dopo che ho inviato una spesa per approvazione?

La spesa arriva ai tuoi approvatori e il suo stato passa da Bozza a In sospeso. Seguila in Le mie spese > Le mie spese. Consulta Stati e avvisi delle spese.

6. Ho commesso un errore dopo l'invio. Posso ritirare la spesa?

Sì, finché la spesa è In sospeso: fai clic su Riporta in bozza per ritirarla, correggila e inviala di nuovo. Consulta Come modifico o ritiro una spesa?.

7. I controlli delle spese mi impediscono di inviare una spesa?

No. Se la tua azienda usa i controlli delle spese, Factorial verifica la bozza rispetto alla policy mentre la guardi e mostra un breve messaggio, come "Da controllare prima dell'invio" o "Pronta per l'invio". Il messaggio non ti impedisce mai di inviare.

8. Quando posso usare Carica ricevute con One?

Nuova spesa > Carica ricevute compare quando One è attivo per te e puoi creare spese. Puoi caricare fino a 10 ricevute alla volta, oppure una foto con più ricevute, e One crea una spesa per ciascuna.

9. Quali sono le schede nella pagina di una spesa?

Sul web, una spesa si apre in una pagina intera con schede, tra cui Dettagli, Allocazione dei costi, Commenti e Documenti collegati. Allocazione dei costi mostra il budget, il progetto, il sottoprogetto e i centri di costo a cui è imputata la spesa, con la percentuale di ciascun centro di costo. In Commenti dipendenti, approvatori e finanza discutono della spesa, e Documenti collegati elenca i file allegati. Consulta Come vedo a quali progetti o centri di costo è imputata una spesa? e Come lascio un commento su una spesa?.

10. Chi vede la mia ricevuta?

Resta allegata alla spesa per il tuo approvatore e il team finanza.