Un budget stabilisce quanto può spendere un gruppo di persone in un periodo, per esempio i viaggi di un team nel trimestre o il budget per un evento. Le spese vengono imputate man mano che arrivano, così puoi vedere cosa resta e gli approvatori sanno quando una spesa lo supererebbe, prima di approvarla.

Crea un budget

Panoramica

Un budget ha un importo, un periodo di riferimento e delle date, e appartiene a un'entità legale, di cui usa la valuta. Scegli i suoi destinatari (i dipendenti che possono imputargli spese), chi può vederlo (Osservatori) e chi può modificarlo (Proprietari). Ti serve il permesso Creare budget finance o Gestire budget finance.

Come si usa

1. Nella barra laterale, vai su Spese > Spese dei dipendenti, poi apri la scheda Budget.
2. Fai clic su Aggiungi budget.
3. Informazioni di base:
   • Scegli l'Entità legale.
   • Inserisci il Nome del budget e, se vuoi, una Descrizione del budget.
   • Fai clic su Continua.
4. Accesso:
   • Scegli i Proprietari (sei aggiunto per impostazione predefinita) e gli Osservatori.
   • Fai clic su Continua.
5. Limiti:
   • Scegli la Data di inizio (e una Data di fine facoltativa).
   • Scegli il Periodo di riferimento: Nessun periodo, Giornaliero, Settimanale, Mensile o Annuale.
   • Inserisci il Limite e fai clic su Continua.
6. Assegnazione:
   • Scegli il Metodo di distribuzione: Assegnazione uguale per dipendente o Nessuna assegnazione per dipendente.
   • Fai clic su Seleziona destinatari, cerca o filtra, seleziona le persone e fai clic su Applica selezione.
7. Fai clic su Invia. Vedrai "Salvato correttamente" e si aprirà il nuovo budget.

Monitora le spese rispetto a un budget

1. Per permettere ai dipendenti di scegliere un budget, vai su Impostazioni > Spese > Modulo spese e attiva il campo Budget. Rendilo Obbligatorio se ogni spesa deve andare su un budget.
2. Per seguire un budget, aprilo dalla scheda Budget. Registrazioni mostra le spese imputate; Dipendenti mostra i destinatari.

Gli approvatori vedono se ogni spesa è Entro il budget, a Rischio budget o Oltre il budget. Essere oltre il budget non blocca mai l'invio né l'approvazione.

Suggerimenti e best practice

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

Un dipendente non trova il budget nella sua spesa.
Nel campo Budget, i dipendenti vedono solo i budget di cui sono destinatari e che sono attivi alla Data del documento della spesa. Controlla che sia destinatario, che la Data del documento sia compresa tra le date di inizio e fine del budget e che il campo Budget sia attivo in Modulo spese.

Non vedo un budget.
Con Creare budget finance, vedi i budget di cui sei proprietario, osservatore o destinatario. Con Gestire budget finance, li vedi e li gestisci tutti.

L'importo del budget è nella valuta sbagliata.
Un budget usa la valuta della sua entità legale. Crealo nell'entità legale di cui ti serve la valuta.

FAQ

1. Posso assegnare un budget a un team o a un centro di costo?

I budget sono assegnati alle persone. Per fare il budget di un team o di un centro di costo, seleziona i suoi membri come destinatari.

2. Un dipendente può far parte di più budget?

Sì. Sceglie quale usare su ogni spesa.

3. Cosa succede se una spesa supera il budget?

Gli approvatori vedono che è Oltre il budget e decidono se approvarla: essere oltre il budget è un'informazione per l'approvatore e non blocca mai l'invio né l'approvazione. La prima volta che un budget viene superato, i suoi proprietari vengono avvisati.

4. Se modifico un budget, cosa succede alle spese già imputate?

Restano imputate e il loro stato (Entro il budget, Rischio budget o Oltre il budget) viene ricalcolato rispetto al nuovo limite. Controlla le nuove cifre nella pagina di dettaglio del budget.

5. Cosa significa Rischio budget?

Rischio budget significa che è stato usato il 90% o più del budget, quindi resta meno del 10%. Gli approvatori vedono se una spesa è Entro il budget, a Rischio budget o Oltre il budget.

6. Come viene conteggiata una spesa in un'altra valuta rispetto a un budget?

Le spese in un'altra valuta vengono convertite nella valuta del budget con il tasso di cambio della data della ricevuta (documento).

7. Cosa possono fare i proprietari di un budget e come viene ripartito l'importo?

I Proprietari possono modificare i dettagli, l'accesso, i limiti e i dipendenti del budget; chi crea il budget viene aggiunto come proprietario per impostazione predefinita. Con Assegnazione uguale per dipendente, l'importo viene diviso in parti uguali tra i destinatari; con Nessuna assegnazione per dipendente, nessuno riceve un importo personale: tutti attingono dallo stesso totale.