L'approvazione dei fogli presenze in Factorial contribuisce a bloccare le registrazioni di entrata e uscita, indicando che le voci sono state esaminate e validate. Una volta approvato, un foglio presenze non può più essere modificato dal collaboratore o dal responsabile, garantendo l'accuratezza e l'integrità dei dati relativi al tempo impiegato, aspetto particolarmente utile ai fini dell'elaborazione delle buste paga e della conformità normativa.

Tuttavia, questa azione è reversibile. Se viene riscontrato un errore o è necessaria una correzione, i responsabili o gli amministratori possono sempre rifiutare una scheda presenze. In questo modo le voci vengono sbloccate e si possono apportare le modifiche necessarie.

Autorizzazioni

È necessario attivare l'autorizzazione per consentire a manager, team leader o utenti specifici di rivedere e approvare i fogli presenze.

1. Nella barra laterale, vai su Impostazioni
2. In generale, fai clic su Autorizzazioni.
3. Seleziona il gruppo di autorizzazioni
4. Presenze libere
5. Abilita la revisione e l'approvazione dei fogli presenze
6. Fai clic su Salva modifiche

Rivedere e approvare i fogli presenze

Pagina di monitoraggio del tempo

1. Nella barra laterale, vai a Monitoraggio del tempo
2. Seleziona il periodo che desideri approvare utilizzando il navigatore di date (mese, settimana, giorno)
3. Filtra i dipendenti in base allo stato In sospeso
4. Apri il pannello laterale Dettagli del dipendente di cui desideri approvare la scheda presenze
5. Conferma i dati e fai clic su Approva.

Approvazione in blocco

1. Filtra i dipendenti in base allo stato In sospeso
2. Seleziona in blocco i dipendenti che desideri approvare
3. Fai clic sul pulsante Approva

Importante

Approvare un periodo di rilevazione presenze anche se alcuni dipendenti hanno ancora turni liberi all'interno dell'intervallo selezionato rende il flusso di approvazione meno affidabile . Le approvazioni singole e di gruppo verificano se il periodo selezionato contiene turni liberi. In presenza di turni liberi, l'approvazione viene bloccata e il sistema restituisce un errore dettagliato con il numero di dipendenti e turni interessati.

Pagina del foglio presenze del dipendente

La convalida e l'approvazione del foglio presenze sono disponibili anche tramite il foglio presenze del dipendente.

1. Accedi al foglio presenze del dipendente cliccando sul dipendente nella pagina di rilevamento delle presenze oppure cliccando sul pulsante Apri foglio presenze nel pannello laterale Dettagli .
2. Esamina il foglio presenze mensile o settimanale
3. Convalida il foglio presenze del dipendente e fai clic su Approva

Né gli amministratori né i responsabili possono modificare i fogli presenze:

Una volta approvata la timbratura per una data specifica , non è più possibile modificarla . Prima di tutto, è necessario rifiutare l'approvazione della timbratura; successivamente, i dipendenti potranno modificarla manualmente.

Procedura: Foglio presenze > filtra per dipendente > filtra il giorno o la settimana in cui si verifica un conflitto > controlla il foglio di approvazione

Rifiutare una scheda presenze approvata

Dalla pagina di monitoraggio del tempo

1. Vai alla scheda Approvati
2. Seleziona il periodo che desideri rifiutare utilizzando il navigatore di date (mese, settimana, giorno)
3. Filtra i dipendenti in base allo stato di approvazione
4. Apri il pannello laterale Dettagli del dipendente di cui desideri rifiutare la scheda presenze

Disapprovare in blocco

1. Filtra i dipendenti in base allo stato di approvazione
2. Seleziona i dipendenti che desideri disapprovare
3. Seleziona l'opzione "Non approvare" dalla barra delle azioni in basso.

Notifiche

Notifiche via e-mail

Gli amministratori e i responsabili riceveranno:

• Riceverai un'e-mail all'inizio del mese se ci sono fogli presenze dei mesi precedenti in attesa di approvazione.

I dipendenti riceveranno:

• Riceverete un'e-mail entro la fine del mese se ci sono schede attività da compilare per quel mese.
• Riceverete un'e-mail quando i vostri fogli presenze saranno stati approvati.

Attività in sospeso nella dashboard

I dipendenti riceveranno:

• Riceverete un avviso ogni volta che ci sono turni da completare.