Le date di chiusura personalizzate consentono ai cicli di pagamento di bloccarsi automaticamente in un giorno specifico di ogni mese. Questo riduce il lavoro manuale, aiuta a prevenire modifiche dopo l'inizio della preparazione della busta paga e garantisce che i dati della busta paga rimangano coerenti durante tutto il processo.
Panoramica
Puoi configurare una data di chiusura per ogni ciclo di pagamento. Una volta raggiunto il giorno configurato, il ciclo di pagamento passa automaticamente da Aperto a Preparazione, bloccando le modifiche alla retribuzione per l'elaborazione di quel mese.
La data di chiusura è configurata una sola volta come predefinita per il ciclo di pagamento, ma puoi sovrascriverla per un'elaborazione individuale quando necessario.
Puoi anche configurare l'avviso di retribuzione mancante direttamente all'interno di ciascun ciclo di pagamento, consentendoti di gestire le notifiche e la data di chiusura dallo stesso luogo.
Come utilizzare
Imposta una data di chiusura predefinita per un ciclo di pagamento
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
- Apri la sezione Retribuzione
- Apri il ciclo di pagamento che desideri configurare
- Seleziona un giorno di chiusura tra 1 e 31
- Configura il giorno dell'avviso di retribuzione mancante
- Salva le tue modifiche.
La data di chiusura configurata diventa la predefinita per tutte le future elaborazioni di pagamento in quel ciclo.
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Sovrascrivi la data di chiusura per un'elaborazione di pagamento specifica
- In Retribuzione, apri l'elaborazione di pagamento
- Modifica la data di chiusura per l'elaborazione di quel mese
- Scegli una nuova data
- Salva le tue modifiche
La nuova data si applica solo a quell'elaborazione di pagamento.
Quando arriva la data di chiusura nel fuso orario del paese del ciclo di pagamento:
- L'elaborazione di pagamento passa automaticamente da Aperto a Preparazione
- Le modifiche alla retribuzione sono bloccate
- L'azione di blocco manuale non è più disponibile
Se l'elaborazione di pagamento non si è bloccata automaticamente, verifica che sia configurata una data di chiusura per il ciclo di pagamento. Le elaborazioni di pagamento si bloccano automaticamente solo quando è stata impostata una data di chiusura.
Se non puoi spostare la data di chiusura a un giorno precedente, è perché le date di chiusura possono essere spostate solo in avanti. Questo impedisce alle elaborazioni di pagamento di bloccarsi retroattivamente.
Come funzionano le date di chiusura
- Puoi configurare qualsiasi giorno tra 1 e 31
- Se un mese ha meno giorni rispetto alla data selezionata, la chiusura cade automaticamente sull'ultimo giorno di calendario di quel mese
- Le date di chiusura possono essere spostate solo a una data futura. Non possono essere spostate a una data passata
- Aggiornare una data di chiusura non riapre mai un'elaborazione di pagamento che è già stata bloccata.
Cicli di pagamento senza una data di chiusura
Se un ciclo di pagamento non ha una data di chiusura configurata, le elaborazioni di pagamento rimangono nella fase Aperto e non si spostano automaticamente in Preparazione.
Avvisi di retribuzione mancante
L'avviso di retribuzione mancante è configurato a livello di ciclo di pagamento.
- La data dell'avviso deve essere la stessa o precedente alla data di chiusura
- Le notifiche vengono inviate agli utenti con permesso di modificare la retribuzione
- Gli utenti esterni non ricevono queste notifiche
- Una volta inviate le notifiche, la data dell'avviso non può essere cambiata
- Se sposti la data di chiusura dopo che l'avviso è stato inviato, viene inviata immediatamente una nuova notifica
Fine settimana e festività
Se la data di chiusura configurata cade in un fine settimana o in una festività, puoi:
- Utilizzare il giorno lavorativo precedente
- Selezionare il giorno lavorativo successivo
- Mantenere la data originale
Prima che l'elaborazione di pagamento si blocchi, riceverai un'attività che ti ricorda di rivedere la data selezionata.
Consigli e migliori pratiche
- Imposta una data di chiusura per ogni ciclo di pagamento per ridurre i compiti manuali e evitare modifiche impreviste alla retribuzione
- Configura l'avviso di retribuzione mancante prima della data di chiusura in modo che i manager abbiano tempo per completare gli aggiornamenti in sospeso
- Sovrascrivi la data di chiusura solo quando c'è una motivazione aziendale, come una festività pubblica o un programma di pagamento eccezionale
FAQ
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Ogni elaborazione di pagamento può avere una data di chiusura diversa?
Sì. Puoi sovrascrivere la data di chiusura predefinita per un'elaborazione di pagamento individuale senza modificare la configurazione predefinita del ciclo di pagamento.
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Cosa succede se il giorno di chiusura selezionato non esiste in un mese?
La data di chiusura si sposta automaticamente all'ultimo giorno di calendario di quel mese.
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Chi riceve le notifiche di retribuzione mancante?
Le notifiche vengono inviate agli utenti che hanno il permesso di modificare la retribuzione. Gli utenti esterni sono esclusi.
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Cosa succede se non configuro una data di chiusura?
Le elaborazioni di pagamento non si sposteranno automaticamente nella fase di Preparazione e rimarranno aperte fino a quando non saranno gestite manualmente.
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Se l'elaborazione di pagamento è già bloccata, posso riaprirla cambiando la data di chiusura?
No. Aggiornare la data di chiusura non riapre le elaborazioni di pagamento che sono già passate alla fase di Preparazione.