Die Funktion „Dokumentvorlagen“ hilft Ihnen, Ihre Dokumentenverwaltungsarbeit zu rationalisieren, indem Sie die Erstellung und Verteilung von Dokumenten an Mitarbeiter in großem Umfang automatisieren und auch deren elektronische Signaturen anfordern können .
Dokumentvorlagen ermöglichen die Verwendung von Variablen und Formularfeldern und müssen mit Textbearbeitungstools wie Microsoft Word oder ausfüllbaren PDF-Erstellungstools wie Adobe Acrobat Pro erstellt werden.
Dokumentvorlagen mit Variablen
Eine Variable ist eine Zeichenfolge in doppelten geschweiften Klammern, die auf ein Informationsfeld im Factorial des Mitarbeiters oder der juristischen Person verweist.
💡 Beispiele für Variablen und die Informationsfelder, auf die sie verweisen, wären:
{{name}} – der Name des Mitarbeiters
- {{id_number}} – {{id_number}} die ID-Nummer
- {{contract_start}} – {{contract_start date}} das Startdatum des Vertrags
- {{salary_amount}} – das Jahresgehalt
- {{bank_number}} – die Bankkontonummer
Beim Versenden einer Vorlage, die Variablen verwendet, erhält der Mitarbeiter das Dokument mit seinen persönlichen Daten anstelle der Variablen.
Diese Funktionalität beschleunigt die Erstellung von Dokumenten, da nicht für jeden Mitarbeiter ein Dokument mit seinen Daten erstellt werden muss. Factorial löst die Aufgabe.
Es gibt Variablen für mehr als 60 Felder von Mitarbeiter- und Unternehmensinformationen . Darüber hinaus werden die von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Mitarbeiterprofile und Vertragsfelder automatisch in Variablen für Dokumentvorlagen umgewandelt .
❗Vorlagen mit Variablen müssen im Microsoft Office .DOCX- Format erstellt werden. Beispieldokument: Dokumentvorlage mit Variable
Dokumentvorlagen mit ausfüllbaren Feldern
Dokumentvorlagen mit Formularfeldern sind ausfüllbare PDF-Dateien.
Eine ausfüllbare PDF-Datei ist eine Art PDF-Dokument, das Textfelder, Kontrollkästchen oder Optionsfelder enthält, die Benutzer ausfüllen oder aktivieren können. Diese Felder können wie ein Formular Informationen von Benutzern sammeln.
Beispiele für ausfüllbare PDFs sind das Modelo 145 in Spanien oder das Formular W-4 in den USA. Dabei handelt es sich um von der Regierung bereitgestellte Dokumente, die Unternehmen an ihre Mitarbeiter weitergeben müssen, um personenbezogene Daten zu sammeln, um Steuerpflichten nachzukommen.
❗Vorlagen mit Formularfeldern müssen ausfüllbare PDF-Dokumente sein, die mit einem speziellen Tool für diese Funktion erstellt wurden, z. B. Adobe Acrobat Pro, Sedja oder Lumin .
Beispieldokument: Dokumentvorlage mit ausfüllbaren Feldern
Dokumentvorlagen mit Variablen und ausfüllbaren Feldern
Diese Vorlagen bieten die Möglichkeit, Variablen durch Mitarbeiterinformationen zu ersetzen und enthalten auch ausfüllbare Formularfelder.
❗Dieser Vorlagentyp muss mit einem ausfüllbaren PDF-Erstellungstool erstellt werden und die Variablen müssen sich in einem Textformularfeld befinden.
Beispieldokument: Dokumentvorlage mit ausfüllbaren Feldern und Variablen