I permessi di assenza in Factorial decidono chi può richiedere, modificare, eliminare e allegare documenti alle assenze. In questo articolo, imparerai cosa consente ciascun permesso di assenza, come funzionano insieme e come configurarli affinché i dipendenti possano richiedere tempo libero senza modificare le assenze già approvate.

Come impostare i permessi di assenza

1. Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
2. Clicca su Permessi
3. Seleziona il gruppo di permessi e aprilo
4. Seleziona la sezione Assenza
5. Abilita o disabilita i permessi
6. Clicca su Salva modifiche

Permessi di assenza

• Richiedere assenze
  Consente ai dipendenti di richiedere le proprie assenze e di modificarle o ritirarle mentre sono ancora in attesa.

  Questo permesso funziona solo Per se stesso/a.

   
• Modificare assenze e creare per altri
  Consente ai dipendenti di modificare le assenze, comprese quelle approvate, e di creare assenze per altre persone. Questo permesso era precedentemente chiamato Crea e modifica assenze. Richiedere le proprie assenze è ora parte di Richiedere assenze.

  Puoi scegliere il campo di applicazione di questo permesso.

   
• Eliminare assenze
  Consente ai dipendenti di eliminare assenze che non sono ancora iniziate.

  Puoi scegliere il campo di applicazione di questo permesso.

   
• Eliminare assenze già iniziate
  Consente ai dipendenti di eliminare assenze che sono in corso o già terminate. Funziona insieme a Eliminare assenze, quindi i dipendenti hanno bisogno di entrambi i permessi.

  Puoi scegliere il campo di applicazione di questo permesso, eccetto Per se stesso/a.

   
• Gestire documenti delle proprie assenze
  Consente ai dipendenti di aggiungere, modificare o eliminare i documenti allegati alle proprie assenze, come un certificato medico. Richiede Richiedere assenze.

  Questo permesso funziona solo Per se stesso/a.

   
• Gestire documenti di assenza
  Consente ai dipendenti di gestire i documenti allegati alle assenze di altre persone.

  Puoi scegliere il campo di applicazione di questo permesso.

   
• Approvare e rifiutare assenze
  Consente ai dipendenti di approvare o rifiutare le richieste di assenza. Scopri di più in Informazioni sull'approvatore di assenze.

Consenti ai dipendenti di richiedere tempo libero senza modificare le assenze approvate

Se la tua azienda ha bisogno che le assenze approvate rimangano fisse (ad esempio, perché il piano di ferie annuale deve essere pubblicato), puoi consentire ai dipendenti di richiedere tempo libero senza permettere loro di modificarlo una volta approvato.

1. Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
2. Clicca su Permessi
3. Seleziona il gruppo di permessi dei tuoi dipendenti (ad esempio, Dipendenti predefiniti) e aprilo
4. Vai alla sezione Assenza
5. Assicurati che Richiedere assenze sia abilitato
6. In Modificare assenze e creare per altri, rimuovi Per se stesso/a. Mantieni qualsiasi altro campo di applicazione di cui il gruppo ha bisogno
7. (Facoltativo) Abilita Gestire documenti delle proprie assenze affinché i dipendenti possano allegare documenti, come certificati medici, alle proprie assenze
8. Clicca su Salva modifiche

I dipendenti in questo gruppo possono richiedere tempo libero e modificare o ritirare una richiesta mentre è in attesa. Una volta che una richiesta è approvata, devono chiedere a qualcuno con Modificare assenze e creare per altri (ad esempio, HR o il loro manager) di modificarla.

Controlla chi può eliminare assenze già iniziate

1. Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
2. Clicca su Permessi
3. Seleziona il gruppo di permessi (ad esempio, manager o HR) e aprilo
4. Vai alla sezione Assenza
5. Controlla Eliminare assenze e il suo campo di applicazione. Gli utenti con questo permesso possono eliminare assenze che non sono ancora iniziate
6. Abilita Eliminare assenze già iniziate solo per i gruppi che dovrebbero poter eliminare assenze in corso o già terminate, e scegli il suo campo di applicazione
7. Clicca su Salva modifiche

Come One segue questi permessi

One può fare solo ciò che i tuoi permessi consentono. Quando non può apportare una modifica per te, ti dice perché e chi può farlo:

• La tua assenza approvata: se chiedi a One di modificarla (ad esempio, "Voglio cambiare le mie ferie") e non hai Modificare assenze e creare per altri, One ti dice che il tuo manager o HR possono cambiarla e offre di chiedere loro, di annullare l'assenza o di richiedere giorni extra.
• L'assenza di qualcun altro già iniziata: se chiedi a One di annullarla, One ti dice che l'assenza è iniziata e che hai bisogno del permesso Eliminare assenze già iniziate.
• Chiedere a qualcun altro di apportare la modifica: One offre di inviare la tua richiesta come messaggio chat alla persona che scegli. Se non può inviare messaggi, ti dice a chi chiedere e ti aiuta a scrivere la richiesta.

Note importanti

• Le assenze approvate necessitano del permesso di modifica. Con solo Richiedere assenze, i dipendenti possono modificare o ritirare le proprie richieste mentre sono in attesa, ma non una volta approvate.
• Le assenze iniziate necessitano del proprio permesso di eliminazione. Eliminare assenze da solo consente solo di eliminare assenze che non sono iniziate. Per eliminare l'assenza di qualcun altro che è in corso o già terminata, gli utenti hanno bisogno anche di Eliminare assenze già iniziate.
• I dipendenti non possono eliminare le proprie assenze già iniziate. Eliminare assenze già iniziate non può essere dato Per se stesso/a, quindi l'assenza di un dipendente che è già iniziata deve essere eliminata da qualcun altro con il permesso giusto.
• Gestire documenti delle proprie assenze dipende da Richiedere assenze. Se disattivi Richiedere assenze per un gruppo, Gestire documenti delle proprie assenze viene disattivato anch'esso.
• Allegare documenti non dipende più dal permesso di modifica. Un dipendente che non può modificare assenze approvate può comunque aggiungere un certificato medico alla propria assenza se ha Gestire documenti delle proprie assenze.
• Alcuni campi di applicazione non sono disponibili. Richiedere assenze e Gestire documenti delle proprie assenze funzionano solo Per se stesso/a. Eliminare assenze già iniziate non funziona Per se stesso/a. Le impostazioni non ti consentono di salvare un campo di applicazione che un permesso non supporta.
• Il tipo di assenza deve consentire il caricamento di documenti affinché qualsiasi documento possa essere allegato. Scopri di più in Come configurare un'assenza per consentire il caricamento di documenti.

FAQ

1. Cosa è successo a "Crea e modifica assenze"?
   È stato rinominato in Modifica assenze e crea per altri. Consente ancora agli utenti di modificare le assenze, comprese quelle approvate, e di creare assenze per altre persone. Richiedere il proprio tempo libero è ora il permesso separato Richiedere assenze.
    
2. Devo cambiare qualcosa dopo questo aggiornamento?
   No. I tuoi gruppi funzionano come prima, perché le loro impostazioni sono state copiate nei nuovi permessi. Modificale solo se desideri una configurazione diversa, ad esempio, consentire ai dipendenti di richiedere tempo libero senza modificare assenze approvate.
    
3. Un dipendente non può cambiare una ferie approvata. È un bug?
   No. Il loro gruppo ha Richiedere assenze ma non Modificare assenze e creare per altri per le proprie assenze. Le assenze approvate possono essere modificate solo da qualcuno con Modificare assenze e creare per altri, quindi possono chiedere a HR o al loro manager.
    
4. I dipendenti possono ancora ritirare una richiesta?
   Sì. I dipendenti possono ritirare le proprie richieste in attesa con Richiedere assenze (o con Eliminare assenze per se stessi).
5. Un manager non può più eliminare un'assenza iniziata la settimana scorsa. Perché?
   Eliminare un'assenza già iniziata richiede Eliminare assenze già iniziate oltre a Eliminare assenze. Aggiungilo al gruppo del manager se devono poterlo fare.
    
6. Perché "Gestire documenti delle proprie assenze" si è disattivato da solo?
   Perché Richiedere assenze è stato disattivato per quel gruppo. Gestire i documenti delle proprie assenze richiede Richiedere assenze.
    
7. Può One cambiare un'assenza approvata per me?
   Solo se hai Modificare assenze e creare per altri per le tue assenze. Altrimenti, One ti dice chi può cambiarla e offre di inviare loro la tua richiesta.
    
8. Chi può allegare documenti alle assenze di altre persone?
   Utenti con Gestire documenti di assenza per quei dipendenti.