Zeitgenehmigungen

Erfahren Sie, was jede Genehmigung für Freizeit erlaubt und wie Sie diese einrichten können, um Mitarbeitenden beispielsweise zu ermöglichen, Freizeit zu beantragen, ohne genehmigte Abwesenheiten zu ändern.

Urlaubsberechtigungen in Factorial entscheiden, wer Abwesenheiten anfordern, bearbeiten, löschen und Dokumente anhängen kann. In diesem Artikel erfährst du, was jede Urlaubsberechtigung erlaubt, wie die Berechtigungen zusammenarbeiten und wie du sie einrichtest, damit Mitarbeitende Urlaub anfordern können, ohne genehmigte Abwesenheiten zu ändern.

Mitarbeitende müssen der entsprechenden Berechtigungsgruppe zugewiesen sein, damit die Urlaubsberechtigungen gelten.

So richtest du deine Urlaubsberechtigungen ein

Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
Klicke auf Berechtigungen
Wähle die Berechtigungsgruppe aus und öffne sie
Wähle den Abschnitt Urlaub
Aktiviere oder deaktiviere die Berechtigungen
Klicke auf Änderungen speichern

Einige Berechtigungen erlauben es dir, den spezifischen Umfang einer Berechtigung in Factorial auszuwählen: zu entscheiden, wer eine bestimmte Aktion ausführen darf.

Für sich selbst: Nur für das eigene Profil/Daten.
Für direkte und indirekte Mitarbeitende: Für Mitarbeitende, die direkt oder über eine Hierarchie an sie berichten.
Für Personen in Teams, die sie leiten: Nur für Mitglieder der Teams, die sie verwalten.
Für Personen in ihrer juristischen Einheit: Jeder in ihrer Abteilung, Niederlassung oder Unternehmensstruktur.
Für das gesamte Unternehmen: Für alle Mitarbeitenden in der Organisation.

Urlaubsberechtigungen

Urlaube anfordern
Ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre eigenen Abwesenheiten anzufordern und diese zu bearbeiten oder zurückzuziehen, solange sie noch ausstehen.

Diese Berechtigung funktioniert nur Für sich selbst.
Urlaube bearbeiten und für andere erstellen
Ermöglicht es Mitarbeitenden, Abwesenheiten zu bearbeiten, einschließlich genehmigter, und Abwesenheiten für andere Personen zu erstellen. Diese Berechtigung wurde zuvor Urlaube erstellen und bearbeiten genannt. Das Anfordern eigener Abwesenheiten ist jetzt Teil von Urlaube anfordern.

Du kannst den Umfang dieser Berechtigung wählen.
Urlaube löschen
Ermöglicht es Mitarbeitenden, Abwesenheiten zu löschen, die noch nicht begonnen haben.

Du kannst den Umfang dieser Berechtigung wählen.
Urlaube löschen, die bereits begonnen haben
Ermöglicht es Mitarbeitenden, Abwesenheiten zu löschen, die in Bearbeitung sind oder bereits beendet sind. Es funktioniert zusammen mit Urlaube löschen, sodass Mitarbeitende beide Berechtigungen benötigen.

Du kannst den Umfang dieser Berechtigung wählen, außer Für sich selbst.
Dokumente eigener Urlaube verwalten
Ermöglicht es Mitarbeitenden, die Dokumente, die ihren eigenen Abwesenheiten angehängt sind, hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen, wie z. B. ein ärztliches Attest. Es erfordert Urlaube anfordern.

Diese Berechtigung funktioniert nur Für sich selbst.
Urlaubsdokumente verwalten
Ermöglicht es Mitarbeitenden, die Dokumente, die anderen Abwesenheiten angehängt sind, zu verwalten.

Du kannst den Umfang dieser Berechtigung wählen.
Urlaube genehmigen und ablehnen
Ermöglicht es Mitarbeitenden, Abwesenheitsanfragen zu genehmigen oder abzulehnen. Erfahre mehr in Über den Urlaubsgenehmiger.

Für deine Berechtigungsgruppen hat sich nichts geändert, als diese Berechtigungen eingeführt wurden. Die bestehenden Einstellungen jeder Gruppe wurden in die neuen Berechtigungen kopiert, sodass jede Gruppe genau das tun kann, was sie zuvor konnte. Ändere sie nur, wenn du eine andere Konfiguration wünschst.

Mitarbeitenden erlauben, Urlaub zu beantragen, ohne genehmigte Abwesenheiten zu ändern

Wenn dein Unternehmen genehmigte Abwesenheiten festhalten muss (zum Beispiel, weil der jährliche Urlaubsplan veröffentlicht werden muss), kannst du Mitarbeitenden erlauben, Urlaub zu beantragen, ohne dass sie ihn ändern können, sobald er genehmigt ist.

Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
Klicke auf Berechtigungen
Wähle die Berechtigungsgruppe deiner Mitarbeitenden (zum Beispiel Standard Mitarbeitende) und öffne sie
Gehe zum Abschnitt Urlaub
Stelle sicher, dass Urlaube anfordern aktiviert ist
In Urlaube bearbeiten und für andere erstellen, entferne Für sich selbst. Behalte alle anderen Bereiche, die die Gruppe benötigt
(Optional) Aktiviere Dokumente eigener Urlaube verwalten, damit Mitarbeitende Dokumente, wie ärztliche Atteste, an ihre eigenen Abwesenheiten anhängen können
Klicke auf Änderungen speichern

Mitarbeitende in dieser Gruppe können Urlaub anfordern und eine Anfrage bearbeiten oder zurückziehen, solange sie aussteht. Sobald eine Anfrage genehmigt ist, müssen sie jemanden mit Urlaube bearbeiten und für andere erstellen (zum Beispiel HR oder ihren Vorgesetzten) um eine Änderung bitten.

Steuere, wer Abwesenheiten löschen kann, die bereits begonnen haben

Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
Klicke auf Berechtigungen
Wähle die Berechtigungsgruppe (zum Beispiel, Vorgesetzte oder HR) und öffne sie
Gehe zum Abschnitt Urlaub
Überprüfe Urlaube löschen und dessen Umfang. Nutzer mit dieser Berechtigung können Abwesenheiten löschen, die noch nicht begonnen haben
Aktiviere Urlaube löschen, die bereits begonnen haben nur für die Gruppen, die in der Lage sein sollten, Abwesenheiten zu löschen, die in Bearbeitung sind oder bereits beendet sind, und wähle deren Umfang
Klicke auf Änderungen speichern

Abwesenheiten, die bereits begonnen haben, können bereits in der Gehaltsabrechnung enthalten sein. Gib diese Berechtigung nur den Personen, die sie benötigen.

Wie One diese Berechtigungen befolgt

One kann nur das tun, was deine Berechtigungen erlauben. Wenn es keine Änderung für dich vornehmen kann, sagt es dir, warum und wer es tun kann:

Deine eigene genehmigte Abwesenheit: Wenn du One bittest, sie zu ändern (zum Beispiel: "Ich möchte meinen Urlaub ändern") und du nicht Urlaube bearbeiten und für andere erstellen hast, sagt One, dass dein Vorgesetzter oder HR es ändern kann und bietet an, sie zu fragen, um die Abwesenheit zu stornieren oder zusätzliche Tage zu beantragen.
Die Abwesenheit einer anderen Person, die bereits begonnen hat: Wenn du One bittest, sie zu stornieren, sagt One, dass die Abwesenheit begonnen hat und dass du die Berechtigung Urlaube löschen, die bereits begonnen haben benötigst.
Jemanden bitten, die Änderung vorzunehmen: One bietet an, deine Anfrage als Chatnachricht an die Person zu senden, die du auswählst. Wenn es keine Nachrichten senden kann, sagt es dir, wen du fragen sollst, und hilft dir, die Anfrage zu formulieren.

One ändert oder gewährt niemals Berechtigungen. Nur Administratoren können sie in Einstellungen → Berechtigungen ändern.

Wichtige Hinweise

Genehmigte Abwesenheiten benötigen die Bearbeitungsberechtigung. Mit nur Urlaube anfordern können Mitarbeitende ihre eigenen Anfragen bearbeiten oder zurückziehen, solange sie ausstehen, aber nicht, sobald sie genehmigt sind.
Begonnene Abwesenheiten benötigen ihre eigene Löschberechtigung. Urlaube löschen allein erlaubt nur das Löschen von Abwesenheiten, die noch nicht begonnen haben. Um die Abwesenheit einer anderen Person, die in Bearbeitung ist oder bereits beendet ist, zu löschen, benötigen die Nutzer auch Urlaube löschen, die bereits begonnen haben.
Mitarbeitende können ihre eigenen begonnenen Abwesenheiten nicht löschen. Urlaube löschen, die bereits begonnen haben kann nicht Für sich selbst vergeben werden, sodass die eigene Abwesenheit eines Mitarbeitenden, die bereits begonnen hat, von jemand anderem mit der entsprechenden Berechtigung gelöscht werden muss.
Dokumente eigener Urlaube verwalten hängt von Urlaubsanfrage ab. Wenn du Urlaube anfordern für eine Gruppe deaktivierst, wird auch Dokumente eigener Urlaube verwalten deaktiviert.
Das Anhängen von Dokumenten hängt nicht mehr von der Bearbeitungsberechtigung ab. Ein Mitarbeitender, der genehmigte Abwesenheiten nicht bearbeiten kann, kann dennoch ein ärztliches Attest an seine eigene Abwesenheit anhängen, wenn er Dokumente eigener Urlaube verwalten hat.
Einige Bereiche sind nicht verfügbar. Urlaube anfordern und Dokumente eigener Urlaube verwalten funktionieren nur Für sich selbst. Urlaube löschen, die bereits begonnen haben funktioniert nicht Für sich selbst. Die Einstellungen lassen nicht zu, dass du einen Umfang speicherst, den eine Berechtigung nicht unterstützt.
Der Abwesenheitstyp muss das Hochladen von Dokumenten zulassen, damit Dokumente angehängt werden können. Erfahren Sie mehr in Wie man eine Abwesenheit konfiguriert, um Dokumenten-Uploads zuzulassen.

FAQ

Was ist mit "Urlaube erstellen und bearbeiten" passiert?
Es wurde in Urlaube bearbeiten und für andere erstellen umbenannt. Es erlaubt den Nutzern weiterhin, Abwesenheiten zu bearbeiten, einschließlich genehmigter, und Abwesenheiten für andere Personen zu erstellen. Das Anfordern eigener Urlaubszeiten ist jetzt die separate Berechtigung Urlaube anfordern.
Muss ich nach diesem Update etwas ändern?
Nein. Deine Gruppen funktionieren wie zuvor, da ihre Einstellungen in die neuen Berechtigungen kopiert wurden. Ändere sie nur, wenn du eine andere Konfiguration wünschst, zum Beispiel, um Mitarbeitenden zu erlauben, Urlaub zu beantragen, ohne genehmigte Abwesenheiten zu bearbeiten.
Ein Mitarbeitender kann einen genehmigten Urlaub nicht ändern. Ist das ein Fehler?
Nein. Ihre Gruppe hat Urlaube anfordern, aber nicht Urlaube bearbeiten und für andere erstellen für ihre eigenen Abwesenheiten. Genehmigte Abwesenheiten können nur von jemandem mit Urlaube bearbeiten und für andere erstellen geändert werden, sodass sie HR oder ihren Vorgesetzten fragen können.
Können Mitarbeitende eine Anfrage weiterhin zurückziehen?
Ja. Mitarbeitende können ihre eigenen ausstehenden Anfragen mit Urlaube anfordern (oder mit Urlaube löschen für sich selbst) zurückziehen.
Ein Vorgesetzter kann eine Abwesenheit, die letzte Woche begonnen hat, nicht mehr löschen. Warum?
Das Löschen einer Abwesenheit, die bereits begonnen hat, benötigt Urlaube löschen, die bereits begonnen haben zusätzlich zu Urlaube löschen. Füge es der Gruppe des Vorgesetzten hinzu, wenn sie dies tun können sollen.
Warum hat sich "Dokumente eigener Urlaube verwalten" von selbst deaktiviert?
Weil Urlaube anfordern für diese Gruppe deaktiviert wurde. Die Verwaltung von Dokumenten deiner eigenen Abwesenheiten erfordert Urlaube anfordern.
Kann One eine genehmigte Abwesenheit für mich ändern?
Nur wenn du Urlaube bearbeiten und für andere erstellen für deine eigenen Abwesenheiten hast. Andernfalls sagt One, wer es ändern kann und bietet an, ihnen deine Anfrage zu senden.
Wer kann Dokumente an Abwesenheiten anderer Personen anhängen?
Nutzer mit Urlaubsdokumente verwalten für diese Mitarbeitenden.