Factorial unterscheidet zwischen bereits von der Firma bezahlten Ausgaben mit einer Factorial-Karte und denen, die du aus eigener Tasche bezahlt hast. Dies gewährleistet Transparenz im Genehmigungs- und Erstattungsprozess.
Kartenausgaben
- Bereits von der Firma bezahlt: Diese Ausgaben werden mit einer Factorial-Karte getätigt, sodass du nicht im Voraus bezahlen oder eine Erstattung beantragen musst.
- Automatisch erstellt: Jedes Mal, wenn du mit deiner Factorial-Karte eine Zahlung vornimmst, wird automatisch eine Entwurfsausgabe für dich im System erstellt.
- Dokument einfach hinzufügen: Alles, was du tun musst, ist, den Beleg oder die Rechnung hochzuladen, die die Transaktion nachweist. Factorial sendet dir eine Push-Benachrichtigung auf dein Mobilgerät, um dich daran zu erinnern.
Das bedeutet weniger manuelle Arbeit für dich und kein Warten auf die Erstattung – die Firma hat die Zahlung bereits übernommen.
Wenn du Zugang zu One hast: Durch Tippen auf die Push-Benachrichtigung auf deinem Telefon öffnet sich One mit dem bereits geöffneten Beleg hinzufügen-Formular. Mache ein Foto des Belegs oder wähle eine Datei aus und sende sie. One verknüpft dies mit dem Entwurf der Kartenausgabe, der auf dich wartet, und reicht ihn zur Überprüfung ein. Wenn du keinen Zugang zu One hast, öffnet die Benachrichtigung den Ausgabenentwurf wie gewohnt. Erfahre mehr
Manuelle Ausgaben
- Von dir bezahlt: Dies sind Ausgaben, die du mit deinem eigenen Geld bezahlt hast (zum Beispiel für Mahlzeiten, Transport oder Materialien).
- Erstattung erforderlich: Sobald sie eingereicht und genehmigt sind, erstattet dir die Firma im konfigurierten Erstattungszyklus den Betrag.
- Manuell erstellt: Du musst diese Ausgaben selbst erstellen, indem du den Beleg hochlädst und die erforderlichen Details ausfüllst.
Wie man den Unterschied erkennt
Jede Ausgabe in Factorial hat ein „Ausgabentyp“-Feld:
- Factorial-Karte → Ausgabe, die mit einer Firmenkarte getätigt wurde.
- Manuell → Ausgabe, die du selbst bezahlt hast und für die du eine Erstattung benötigst.
Dieses Feld wird automatisch vom System ausgefüllt, sodass du immer auf einen Blick den Ausgabentyp kennst.
Tipps und bewährte Praktiken
- Lade Belege immer so schnell wie möglich hoch – sowohl für Karten- als auch für manuelle Ausgaben.
- Überprüfe den Ausgabentyp vor dem Einreichen, um Verwirrung zu vermeiden.
- Für manuelle Ausgaben stelle sicher, dass deine Bankdaten in Factorial aktualisiert sind, um eine reibungslose Erstattung zu erhalten.
FAQ
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Musste ich Belege für Factorial-Karten-Ausgaben einreichen?
Ja, auch wenn die Firma bereits bezahlt hat, sind Belege für die Einhaltung und Buchhaltung erforderlich.
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Kann ich einen Ausgabentyp von Karte auf Manuell ändern?
Nein, das System weist dies automatisch basierend darauf zu, wie die Zahlung erfolgt ist.
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Folgen manuelle Ausgaben dem gleichen Genehmigungsfluss wie Kartenausgaben?
Ja, beide Ausgabentypen folgen dem konfigurierten Genehmigungsfluss deiner Firma.