Arten von Abwesenheitsbenachrichtigungen
Nachfolgend finden Sie eine vollständige Liste der in Factorial verfügbaren Abwesenheitsbenachrichtigungen mit klaren Beschreibungen und Beispielen, damit Sie immer wissen, was jede einzelne bedeutet.
| Name der Benachrichtigung | Beschreibung & Beispiel |
|---|---|
| Neuer Urlaubsantrag eingereicht | Wird versendet, wenn ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag stellt. Beispiel: Alice beantragt 5 Tage Urlaub – der Manager erhält diese Benachrichtigung, damit er weiß, dass ein Antrag vorliegt. |
| Urlaubsantrag genehmigt | Wird gesendet, wenn ein Manager oder Genehmiger einen Urlaubsantrag genehmigt. Beispiel: Bobs Antrag auf Krankheitsurlaub wird genehmigt – Bob erhält diese Benachrichtigung, die die Genehmigung bestätigt. |
| Urlaubsantrag abgelehnt | Wird gesendet, wenn eine Anfrage abgelehnt wird. Beispiel: Carol bittet während einer Sperrzeit um einen freien Tag, der Manager lehnt ihn ab – Carol erhält eine Benachrichtigung über die Ablehnung. |
| Urlaub vom Mitarbeiter storniert | Wird gesendet, wenn ein Mitarbeiter seine eigene Anfrage storniert. Beispiel: Dave storniert seinen zuvor eingereichten Urlaubsantrag – die Personalabteilung und sein Vorgesetzter werden benachrichtigt. |
| Urlaub vom Genehmiger storniert | Wird versendet, wenn ein Manager oder Administrator einen genehmigten oder noch ausstehenden Urlaub storniert. Beispiel: Eves genehmigter Urlaub wird aus betrieblichen Gründen storniert – Eve wird über die Änderung informiert. |
| Urlaubszeit aktualisiert | Wird gesendet, wenn ein bestehender Urlaubsantrag bearbeitet wird (Datum oder Art geändert). Beispiel: Frank ändert seinen Urlaubsantrag von 3 auf 4 Tage – der Genehmigende erhält eine Benachrichtigung über die Änderung. |
| Urlaubsguthaben aktualisiert | Wird versendet, wenn sich der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters ändert (z. B. wenn zusätzliche Tage hinzugefügt oder abgezogen werden). Beispiel: Grace erhält zusätzliche Urlaubstage in ihrem Urlaubskonto; sie wird über ihren neuen Kontostand informiert. |
| Zeitexport bereit | Wird gesendet, wenn ein Bericht oder Export im Zusammenhang mit Abwesenheiten (z. B. für die Lohnabrechnung) zum Download bereitsteht. Beispiel: Die Personalabteilung exportiert eine Urlaubsübersicht für den Monat – sobald diese fertig ist, werden die Mitarbeiter benachrichtigt. |
Benachrichtigungen können je nach den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen des jeweiligen Nutzers per E-Mail oder mobiler Push-Benachrichtigung versendet werden.
Wie die Empfänger ermittelt werden
Benachrichtigungen werden basierend auf Rollen, Berechtigungen und Bereichseinstellungen versendet:
- Mitarbeiter: erhält in der Regel Aktualisierungen zu seinen eigenen Anfragen.
- Manager/Genehmiger: erhält Benachrichtigungen über Anfragen von seinem Team.
- Personalabteilung oder Urlaubsverwaltung: Art und Empfänger können je nach Einstellungen variieren.
Beispielsweise wird ein neuer Urlaubsantrag an den dem Mitarbeiter zugewiesenen Genehmiger gesendet, während eine Benachrichtigung über einen aktualisierten Kontostand in der Regel nur an den betroffenen Mitarbeiter gesendet wird.
Wichtige Hinweise
- Einstellungen für den Benachrichtigungsbereich: Einige Benachrichtigungen können vom Administrator so angepasst werden, dass sie mehrere Empfänger umfassen (z. B. Teamleiter oder Personalabteilung).
- Mobil vs. E-Mail: Nutzer müssen Push-Benachrichtigungen in der mobilen App aktivieren, um Benachrichtigungen auf ihrem Smartphone zu erhalten. Andernfalls werden Benachrichtigungen ausschließlich per E-Mail zugestellt.
Beispiele zur Verdeutlichung ähnlicher Konzepte
Um die Unterschiede deutlich zu machen:
-
Genehmigter Urlaubsantrag ≠ Urlaubsguthaben aktualisiert
- Genehmigt bedeutet, dass ein bestimmter Antrag autorisiert wurde.
- Saldo aktualisiert bedeutet, dass sich die interne Zählung der verfügbaren Tage geändert hat (z. B. durch Abgrenzung oder Anpassung).
-
Vom Mitarbeiter storniert vs. Vom Genehmiger storniert :
- Vom Mitarbeiter storniert : vom Mitarbeiter selbst vor oder nach der Genehmigung eingeleitet.
- Vom Genehmiger storniert : initiiert von einer Person mit Genehmigungsrechten (Manager oder Personalabteilung).
Eine Erklärung und ein Beispiel aus der Praxis helfen, Verwirrung zu vermeiden, wenn Begriffe ähnlich erscheinen.