La creazione manuale dei turni è spesso dispendiosa in termini di tempo, soggetta a errori e stressante. I manager devono bilanciare le esigenze aziendali con la conformità alle leggi sul lavoro, i limiti contrattuali e la disponibilità dei dipendenti, spesso senza gli strumenti giusti. La pianificazione automatica dei turni, disponibile esclusivamente per i piani Enterprise , semplifica questo processo generando turni settimanali ottimizzati in pochi clic.
Come configurarlo
La pianificazione automatica dei turni funziona in tre semplici passaggi:
1. Definire le regole di pianificazione
Queste impostazioni contribuiscono a garantire la conformità legale quando i turni vengono generati automaticamente. Inizia impostando le regole nel contratto di ciascun dipendente:
- Nella barra laterale, vai su Organizzazione
- Scegli un profilo dipendente
- Vai alla sezione Contratto e clicca su Correggi condizioni o Crea nuove condizioni
- Nella sezione Orario di lavoro , impostare i seguenti valori:
- Ore contrattuali
- Ore massime giornaliere
- Ore minime di riposo tra i giorni lavorativi (ad esempio, 12 ore in Spagna)
2. Definire le esigenze di copertura
In questa fase si definisce quante persone sono necessarie per ogni ruolo durante la settimana.
- Nella barra laterale, vai su Turni
- Fare clic sul pulsante Copertura
- Seleziona il luogo di lavoro pertinente (ad esempio, il tuo negozio di Barcellona)
- Fare clic sull'icona più per definire la copertura
- Seleziona l' intervallo di date (ad esempio, l'intera settimana).
- Indicare il numero di persone necessarie per ruolo (ad esempio, 3 addetti alle vendite al mattino e 3 alla sera)
- Seleziona uno o più turni salvati che corrispondono ai ruoli
- Seleziona un metodo di generazione:
- Genera automaticamente dai turni
- Copia la copertura precedente
- Fare clic su Salva
Ora vedrai i turni pianificati in base alle esigenze della tua azienda, anche se non sono ancora assegnati a dipendenti specifici.
3. Eseguire lo scheduler automatico
In questa fase vengono assegnati i turni in base alle regole e alla copertura definite.
- Nella barra laterale, vai su Turni
- Nella sezione Copertura, fare clic sul pulsante Pianificazione automatica
- Apparirà una finestra pop-up in cui potrai:
- Seleziona il posto di lavoro
- Seleziona le regole da applicare
- Scegli i dipendenti da includere (se utilizzi il filtro posizione, per impostazione predefinita verranno selezionati tutti i dipendenti in questa posizione)
- Fare clic su Esegui per avviare lo scheduler
Pubblica i turni quando sei pronto
Rivedi il programma
Tornando alla vista Copertura , vedrai quali turni sono completamente assegnati e quali necessitano ancora di personale. Se ci sono turni non assegnati, di solito è perché:
- Non ci sono abbastanza dipendenti disponibili
- Alcuni vincoli (regole o orari contrattuali) impediscono l'assegnazione
Apportare le modifiche manuali necessarie per riempire eventuali spazi vuoti rimanenti.
Suggerimenti e buone pratiche
- Assicurarsi che tutti i contratti dei dipendenti siano aggiornati con orari di lavoro e tempi di riposo concordati con precisione.
- Controllare regolarmente la copertura per adattarla ai periodi di punta o alle festività.
Domande frequenti
- Perché i turni non vengono assegnati a nessun dipendente?
Ciò può accadere se non ci sono abbastanza dipendenti disponibili che corrispondano alle regole e ai ruoli definiti.
- Perché le modifiche non sono visibili dopo la pianificazione?
Prova ad aggiornare la pagina se i nuovi turni non vengono visualizzati immediatamente.
- Cosa succede se nessun dipendente è disponibile per un turno?
Il sistema lascerà il turno non assegnato e questo sarà visibile nella sezione Copertura.
- Posso modificare i turni dopo averli creati?
Sì, i turni possono essere modificati manualmente dopo il completamento della pianificazione automatica (prima di pubblicarla).