Questo articolo è per: team finanziari e amministratori.
La finanza può registrare un pagamento con carta solo una volta che ha la ricevuta, la categoria, il progetto, il centro di costo e l'IVA, e abbinarli manualmente alla fine del mese è lento. Con le carte Factorial, ogni pagamento diventa una spesa a sé stante e One, il nostro assistente AI, abbina la ricevuta e completa il resto. La finanza ottiene registrazioni complete, pronte per la contabilità, senza abbinare nulla manualmente.
Cosa significa riconciliazione delle carte
Panoramica
Riconciliare un pagamento con carta significa collegarlo al suo contesto di spesa. Un pagamento con carta è completo quando la sua spesa ha la ricevuta (prova dell'acquisto), la categoria, il progetto, il centro di costo e l'IVA. Una volta completato e approvato, lo esporti o lo invii al tuo software di contabilità come qualsiasi altra spesa. Vedi Come faccio a esportare le spese?.
Come funziona con le carte Factorial
Panoramica
- Il pagamento diventa una spesa. Quando un pagamento con una carta Factorial emessa per le spese viene accettato, Factorial crea una bozza di spesa per il titolare della carta con l'importo, la valuta, la data, il commerciante, una categoria dal tipo di commerciante e il loro centro di costo.
- Il titolare della carta invia la ricevuta. Una notifica di Nuovo pagamento con carta arriva sul suo telefono. Con One, si apre Aggiungi la tua ricevuta. Senza One, si apre la bozza da compilare manualmente.
- One abbina e completa. One abbina la ricevuta al pagamento (stesso importo al centesimo, vicino nella data), compila l'IVA, la descrizione, la categoria, il progetto, il centro di costo e il budget, chiede solo i campi obbligatori che non può determinare e invia la spesa per la revisione.
- La finanza la rivede attraverso il tuo flusso di approvazione e controlli delle spese, come qualsiasi altra spesa.
Esempio: Anna paga £42.50 per un pranzo con un cliente. La bozza appare con £42.50, la data, il ristorante e Pasti. Fa una foto della ricevuta dalla notifica; One aggiunge l'IVA, chiede a quale progetto addebitare e la invia per la revisione.
Regole di abbinamento: Come vengono abbinati i pagamenti con carta alle spese e alle ricevute?.
Carte di altre banche
Panoramica
Solo le carte Factorial creano spese automaticamente. Per un pagamento con un'altra carta aziendale, il/la dipendente crea la spesa con la ricevuta e sceglie un Metodo di pagamento aziendale come Carta di debito aziendale, così nessuno viene rimborsato per essa. Segue quindi il tuo flusso di approvazione e esportazione come qualsiasi altra spesa. Vedi Spese con carta e spese manuali.
Consigli e Best Practices
- Esegui il filtro Factorial Card + Bozza settimanale, non solo a fine mese.
- Rendi progetto e centro di costo obbligatori nel modulo di spesa, e One li chiede quando abbina una ricevuta. Vedi Come faccio a scegliere cosa chiede il modulo di spesa?.
- Chiedi ai titolari di carta di aggiungere la ricevuta direttamente dalla notifica di pagamento: ci vogliono secondi.
- Articoli correlati: Come faccio a inviare spese inviando ricevute a One? · Spese con carta e spese manuali · Come chiudo il mese nelle Spese? Una lista di controllo per la finanza
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
- Il titolare della carta ha inviato la ricevuta, ma la spesa con carta è ancora in Bozza. One non è riuscito ad abbinare la ricevuta al pagamento con carta, quindi ha creato una spesa manuale separata. Elimina la bozza manuale e aggiungi la ricevuta alla spesa con carta, così l'acquisto non viene riportato due volte.
- Un pagamento con carta non ha spesa. I rimborsi, i pagamenti rifiutati e le carte emesse per Software, Approvvigionamento o Benefici non creano mai una spesa. Vedi Un pagamento con carta è mancante in Factorial. Dov'è?.
- L'importo di una spesa con carta approvata è cambiato. Una spesa con carta prende l'importo finale addebitato dal commerciante, anche dopo l'approvazione, e il suo stato non cambia.
FAQ
1. Quali pagamenti con carta vengono riconciliati automaticamente?
I pagamenti con le carte Factorial emesse per le Spese. Factorial crea la spesa per ciascuno, e One la completa quando il titolare della carta invia la ricevuta.
2. Può One abbinare una ricevuta a un pagamento effettuato con una carta di un'altra banca?
No. One abbina le ricevute solo alle spese con carta che Factorial ha creato dai pagamenti con carta Factorial. Una ricevuta per un'altra carta diventa una nuova spesa: controlla che il suo Metodo di pagamento sia aziendale, come Carta di debito aziendale, così non viene rimborsata.
3. Quando viene creata la spesa con carta?
Quando il pagamento con carta Factorial è autorizzato, prima che il commerciante lo regoli.
4. La riconciliazione delle carte è la stessa della riconciliazione bancaria in Tesoreria?
No. La riconciliazione bancaria in Tesoreria (Riconcilia, Riconciliato) abbina fatture a transazioni bancarie e richiede Contabilità fornitori. La riconciliazione delle carte nelle Spese collega ogni pagamento con carta alla sua ricevuta, categoria, progetto, centro di costo e IVA.
5. Factorial invia alla finanza un elenco delle spese con carta mancanti di ricevuta?
No. Il promemoria Spese in bozza va a ciascuna persona riguardo le proprie bozze, ogni lunedì alle 08:00 nel proprio fuso orario. La finanza le trova con il filtro Factorial Card + Bozza.