Was ist eine rechtliche Einheit?
Eine rechtliche Einheit ist ein eigenständiges Unternehmen oder eine Organisation mit eigener rechtlicher Persönlichkeit. Es kann Vermögenswerte besitzen, Verträge abschließen und für sein Handeln zur Verantwortung gezogen werden. In Factorial helfen Ihnen rechtliche Einheiten dabei, mehrere Unternehmen oder Niederlassungen innerhalb eines einzigen Kontos zu verwalten.
Warum sind rechtliche Einheiten bei Factorial wichtig?
- Getrennte Geschäftsbereiche : Verschiedene Unternehmen oder Niederlassungen sollten übersichtlich organisiert bleiben.
- Individuelle Einstellungen: Passen Sie Einstellungen wie Währung, Adresse und Steuerdetails für jede Einheit individuell an.
- Mitarbeiterverwaltung: Ordnen Sie die Mitarbeiter der richtigen rechtlichen Einheit zu, um eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die korrekte Berücksichtigung der Sozialleistungen zu gewährleisten.
Gründung und Verwaltung von rechtlichen Einheiten
Sie können so viele rechtliche Einheiten erstellen, wie nötig sind, um die tatsächliche Struktur Ihres Unternehmens abzubilden.
- Es wird immer eine Haupt-(primäre) rechtliche Einheit geben, die die offiziellen Abrechnungs- und Abonnementdaten Ihres Unternehmens repräsentiert.
- Alle zusätzlich erstellten Einheiten werden als sekundäre rechtliche Einheiten betrachtet, die unabhängig konfiguriert werden können (z. B. mit unterschiedlichen Gehaltsabrechnungszyklen, Währungen oder Steuerinformationen).
Die Hauptrechtliche Einheit kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Die Hauptrechtliche Einheit Ihres Kontos ist direkt mit Ihren Rechnungs- und Abonnementdaten verknüpft. Aufgrund dieser Verbindung kann sie nicht auf der Plattform geändert oder gelöscht werden.
Wenn Sie Ihre Hauptgesellschaft ändern oder aktualisieren müssen (z. B. aufgrund einer Unternehmensfusion, Umstrukturierung oder Namensänderung), wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager bei Factorial . Diese werden Sie durch den korrekten Prozess führen, um alle erforderlichen Änderungen zu prüfen und sicher anzuwenden.
So fügen Sie eine neue rechtliche Einheit hinzu
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Allgemeinen auf „Unternehmensdetails“ .
- Klicken Sie auf „+ neue rechtliche Einheit“ – oben links
- Geben Sie einen Namen für die rechtliche Einheit ein
- Wählen Sie Land und Währung aus
- Klicken Sie auf „speichern“ .
So bearbeiten Sie die Informationen einer rechtlichen Einheit
- In der Seitenleiste finden Sie die Einstellungen unter „Unternehmensdetails“.
- Wählen Sie die gewünschte rechtliche Einheit aus.
- Auf dieser Seite können Sie wichtige Angaben zur rechtichen Einheit hinzufügen oder bearbeiten, darunter:
- Rechtliche Angaben: der offizielle Firmenname und die Steueridentifikationsnummer.
- Währungsinformationen: die für die rechtliche Einheit verwendete Währung.
- Adresse: die offizielle Adresse des Unternehmens.
Der Name der rechtlichen Einheit kann geändert werden, solange es sich nicht um die Hauptrechtliche Einheit handelt.
Wie man eine rechtliche Einheit löscht
Wenn Sie eine Ihrer sekundären rechtlichen Einheiten aus Factorial entfernen müssen, befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen .
- Klicken Sie auf „Unternehmensdetails“.
- Suchen Sie die rechtliche Einheit, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (⚙️) daneben und wählen Sie „Rechtliche Einheit entfernen“.
Wichtige Hinweise:
- Die Hauptrechtseinheit kann nicht gelöscht oder bearbeitet werden, da sie mit Ihren Rechnungs- und Abonnementdaten verknüpft ist.
- Nur Administratoren mit den entsprechenden Berechtigungen können die hauptrechtliche Einheit entfernen.
- Nach der Löschung sind alle mit dieser rechtlichen Einheit verknüpften Daten nicht mehr zugänglich.
So fügen Sie Mitarbeiter hinzu
Um Mitarbeiter zu einer rechtlichen Einheit hinzuzufügen, besteht der erste Schritt darin, Mitarbeitergruppen zu erstellen:
- Öffnen Sie die Registerkarte „Mitarbeiter“.
- Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) in der oberen rechten Ecke.
- Geben Sie den Namen der Mitarbeitergruppe ein.
- Klicken Sie auf „Mitarbeitergruppe hinzufügen“ .
Nun können Sie Mitarbeiter zur zuvor erstellten Mitarbeitergruppe hinzufügen:
- Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“ .
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus
- Klicken Sie auf „Speichern“ .
So löschen Sie Mitarbeitergruppen
Wenn Sie eine Mitarbeitergruppe löschen möchten, müssen Sie die Mitarbeiter dieser Gruppe zunächst einer anderen Mitarbeitergruppe zuweisen. Sobald die Zuweisung erfolgreich war, können Sie die ursprüngliche Mitarbeitergruppe löschen.
Bitte beachten Sie, dass jeder Mitarbeiter nur einer rechtlichen Einheit zugeordnet werden kann. Falls Ihre Mitarbeiter in mehreren Märkten oder für verschiedene Unternehmen innerhalb Ihrer Organisation tätig sind, empfehlen wir, sie der Hauptgesellschaft oder derjenigen zuzuordnen, in der sie den Großteil ihrer Arbeitszeit leisten. Berücksichtigen Sie außerdem die Währung der jeweiligen rechtlichen Einheit, da die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter in dieser Währung erstellt werden.
Verträge
In diesem Abschnitt können Sie die Einstellungen für die Verträge Ihrer Mitarbeiter anpassen.
Informationsaustausch zwischen rechtlichen Einheiten innerhalb desselben Kontos
In Factorial können Informationen innerhalb verschiedener rechtlicher Einheiten, die zum selben Konto gehören, geteilt werden , sofern die Sichtbarkeits- und Aktionsberechtigungen dies gemäß der Konfiguration jedes Benutzers oder jeder Berechtigungsgruppe zulassen.
Dies bedeutet, dass auch dann, wenn Mitarbeiter verschiedenen rechtlichen Einheiten angehören, bestimmte Daten und Aktionen eingesehen oder verwaltet werden können, sofern die entsprechenden unternehmensübergreifenden Berechtigungen erteilt wurden.
Zum Beispiel:
- Ein Mitarbeiter kann zum Vorgesetzten eines anderen Mitarbeiters einer anderen rechtlichen Einheit ernannt werden , vorausgesetzt, der Benutzer, der diese Aktion ausführt, hat die Berechtigung, Mitarbeiterinformationen über juristische Personen hinweg zu bearbeiten. Dieses Verhalten wurde auch in der Plattformdemo bestätigt.
- Die Sichtbarkeit von Mitarbeiterdaten und administrative Aktionen (wie das Anzeigen oder Bearbeiten von Mitarbeiterinformationen oder das Zuweisen von Rollen) können sich über rechtliche Einheiten erstrecken, je nachdem, wie die Sichtbarkeitseinstellungen der Berechtigungsgruppe konfiguriert sind.
Wichtige Einschränkungen, die zu beachten sind:
Standardmäßig beschränken viele Berechtigungen, wie beispielsweise „Personen innerhalb ihrer rechtlichen Einheit“, die Sichtbarkeit und Aktionen auf Mitarbeiter innerhalb derselben juristischen Person.
Um Benutzern die Möglichkeit zu geben, Mitarbeiter anderer rechtlichen Einheiten einzusehen oder über sie zu handeln, müssen weitergehende Berechtigungen konfiguriert werden (z. B. „Gesamtes Unternehmen“ oder andere benutzerdefinierte Einstellungen).
Eine sorgfältige Konfiguration der Berechtigungen ist unerlässlich, um Datensicherheit und interne Compliance zu gewährleisten.