Eine Ausgabe hat zwei Beträge: was der Beleg sagt und was Ihnen erstattet wird. Wenn beide stimmen, vermeiden Sie zurückgesendete Ausgaben, falsche Umsatzsteuer in der Buchhaltung und falsch ausgezahlte Beträge.

Belegbetrag und erstattungsfähiger Betrag

Übersicht

• Gesamtbetrag des Belegs (mobil: Belegbetrag): die Summe auf dem Beleg oder der Rechnung, inklusive Steuern, in der Währung des Belegs. Er muss mit dem Beleg übereinstimmen.
• Erstattungsfähiger Betrag: was das Unternehmen Ihnen zurückzahlt. Er kann niedriger als der Beleg sein, aber nicht höher. (Bei einem Beleg in einer anderen Währung gibt es einen kleinen Spielraum: siehe unten.)

Beispiele:

• Ein Geschäftsessen über 120,00 £, davon 30,00 £ für Ihren Gast: Beleg 120,00 £, erstattungsfähig 90,00 £.
• Eine Hotelrechnung über 300,00 £ mit 50,00 £ Minibar, die Sie selbst zahlen: Beleg 300,00 £, erstattungsfähig 250,00 £.

So geht's

1. Öffnen Sie den Entwurf und prüfen Sie den Gesamtbetrag des Belegs anhand des Belegs.
2. Wenn Sie weniger beantragen, ändern Sie den Erstattungsfähigen Betrag und erklären Sie in der Beschreibung, warum.
3. Wenn Ihnen nichts geschuldet wird (zum Beispiel, weil Sie mit einer Firmenkarte bezahlt haben), schalten Sie Diese Ausgabe ist erstattungsfähig aus.
4. Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden.

Belege in einer anderen Währung

Geben Sie den Gesamtbetrag des Belegs und die Belegwährung genau so ein, wie sie auf dem Beleg stehen. Factorial rechnet ihn zum Wechselkurs des Belegdatums in die Erstattungswährung um und zeigt den verwendeten Kurs an. Sie können den erstattungsfähigen Betrag auf das erhöhen, was Ihre Bank berechnet hat, bis zu 5 % über dem umgerechneten Betrag. Alle Details: Ausgaben in einer anderen Währung.

Steuern

Die Steueraufschlüsselung (Bemessungsgrundlage + Steuerbetrag, für jeden Umsatzsteuersatz) sollte in der Summe den Gesamtbetrag des Belegs ergeben.

• Ist das nicht der Fall, sehen Sie je nach Einrichtung Ihres Unternehmens „Die Steueraufschlüsselung liegt [Betrag] über dem Gesamtbetrag des Belegs“ (oder darunter). Korrigieren Sie die Zeilen passend zum Beleg.
• Wenn Sie die Summe ändern, nachdem die Steuern ausgefüllt wurden, klicken Sie auf Steuern neu berechnen, um sie mit denselben Sätzen neu zu berechnen, oder schließen Sie den Hinweis, um sie beizubehalten (zum Beispiel nach dem Hinzufügen eines Trinkgelds ohne Steuer).
• Brauchen Sie mehr als einen Umsatzsteuersatz? Klicken Sie auf Steueraufschlüsselung hinzufügen.
• Eine Steuerzeile, die nicht stimmen kann, verhindert das Senden: zum Beispiel eine Bemessungsgrundlage über dem Gesamtbetrag des Belegs, ein Steuerbetrag über seiner Bemessungsgrundlage oder ein Prozentsatz über 100 %. Korrigieren Sie die Zeile.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

„Der erstattungsfähige Betrag darf den Belegbetrag nicht überschreiten“.
Sie beantragen mehr als der Beleg (der Belegbetrag ist der Gesamtbetrag des Belegs). In derselben Währung darf der erstattungsfähige Betrag höchstens dem Gesamtbetrag des Belegs entsprechen. In einer anderen Währung höchstens 5 % über dem umgerechneten Betrag. Prüfen Sie beide Beträge und die Währungen.

„Wir konnten keinen Wechselkurs für die Umrechnung in [Währung] abrufen“.
Geben Sie den erstattungsfähigen Betrag vor dem Speichern von Hand ein, anhand Ihres Kontoauszugs.

„Der erstattungsfähige Betrag darf nicht null sein“.
Geben Sie den zu erstattenden Betrag ein oder schalten Sie Diese Ausgabe ist erstattungsfähig aus, wenn Ihnen nichts geschuldet wird.

„Ungültiger Steuerbetrag, Bemessungsgrundlage oder Prozentsatz“.
Eine der Steuerzeilen kann nicht stimmen: eine Bemessungsgrundlage über dem Gesamtbetrag des Belegs, ein Steuerbetrag über seiner Bemessungsgrundlage oder ein Prozentsatz über 100 %. Prüfen Sie die Zeile anhand des Belegs und korrigieren Sie sie.

„Das Belegdatum darf nicht mehr als 1 Tag in der Zukunft liegen“.
Das Belegdatum liegt mehr als einen Tag nach heute, meist wegen eines falsch gelesenen Datums oder eines Tippfehlers (zum Beispiel das falsche Jahr). Prüfen Sie den Beleg, korrigieren Sie das Belegdatum und senden Sie die Ausgabe erneut.

Die Steuern stimmen nach der Änderung der Summe nicht mehr.
Factorial zeigt einen Hinweis, wenn die Steueraufschlüsselung nicht mehr zum Gesamtbetrag des Belegs passt. Klicken Sie auf Steuern neu berechnen, um mit denselben Sätzen neu zu berechnen, oder schließen Sie den Hinweis, um die Steuern unverändert zu lassen.

FAQ

1. Meine Bank hat mir mehr als den umgerechneten Betrag berechnet. Warum steht dort „Der erstattungsfähige Betrag darf den Belegbetrag nicht überschreiten“?

Sie können bis zu 5 % über dem Betrag beantragen, der zum Wechselkurs des Belegdatums umgerechnet wurde. Hat Ihre Bank mehr berechnet, zum Beispiel durch eine Auslandseinsatzgebühr, können Sie die Differenz dieser Ausgabe nicht hinzufügen. Fragen Sie Ihr Finanzteam, wie es Bankgebühren erfasst haben möchte.

2. Welchen Wechselkurs verwendet Factorial?

Den des Belegdatums. Die Ausgabe zeigt den Kurs und sein Datum. Siehe Ausgaben in einer anderen Währung.

3. Kann meine genehmigende Person den Betrag ändern?

Personen mit der Berechtigung, ausstehende Ausgaben zu bearbeiten, können das, solange die Ausgabe aussteht. Es gelten dieselben Grenzen.

4. Wie stark kann ich einen Betrag in Fremdwährung anpassen?

Bis zu 5 % über dem von Factorial umgerechneten Betrag. Innerhalb dieser Grenze können Sie den Betrag von Ihrem Kontoauszug eintragen.

5. Sollte ich einen Beleg in Fremdwährung selbst umrechnen?

Nein. Geben Sie den Beleg so ein, wie er ist, mit Betrag und Währung des Belegs, und lassen Sie Factorial umrechnen.

6. Wie ändere ich den Betrag einer bereits gesendeten Ausgabe?

Solange sie Ausstehend ist, klicken Sie auf Als Entwurf zurücksetzen, ändern Sie die Beträge und senden Sie sie erneut: siehe Wie bearbeite oder ziehe ich eine Ausgabe zurück?. Sobald sie genehmigt ist, können Sie sie nicht mehr bearbeiten: Fragen Sie Ihre Admins oder das Finanzteam. Der Betrag einer Ausgabe mit der Factorial-Karte kann in keinem Status geändert werden.