Mit Sätzen kann Factorial Erstattungen für Kilometer- und Tagespauschalen für Sie berechnen. Mitarbeitende geben die Strecke oder die Tage ein, Factorial wendet den Satz Ihres Unternehmens an, und niemand muss den Betrag von Hand ausrechnen.

Kilometersätze

Übersicht

Ein Kilometersatz ist ein Betrag pro Kilometer oder pro Meile, zum Beispiel 0,30 € / km. Sie legen fest, wer welchen Satz nutzen kann: alle Personen einer oder mehrerer Rechtseinheiten oder bestimmte Personen. Sie benötigen die Berechtigung Kann auf Ausgaben-Einstellungen zugreifen.

So geht's

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben.
2. Klicken Sie im Menü links unter Konfiguration auf Sätze und dann auf Kilometersätze.
3. Klicken Sie auf Neuer Satz.
4. Füllen Sie den Namen, den Mitarbeitende sehen (zum Beispiel Auto oder Motorrad), den Satz und die Einheit (Kilometer (km) oder Meilen (mi)) sowie die Währung (eine der Währungen Ihrer Rechtseinheiten) aus.
5. Wählen Sie unter Personen entweder Rechtseinheiten (alle Personen darin oder Alle Rechtseinheiten auswählen) oder Manuelle Auswahl (bestimmte Mitarbeitende).
6. Klicken Sie auf Speichern. Sie sehen „Erfolgreich gespeichert", und der Satz erscheint unter Aktive Sätze.

Tagespauschalsätze

Ein Tagespauschalsatz ist eine feste tägliche Pauschale, zum Beispiel Inlandsreise: 50 € pro Tag. Erstellen Sie einen Satz für jede Pauschale in Ihrer Richtlinie:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Sätze > Tagespauschalsätze.
2. Klicken Sie auf Neuer Satz.
3. Füllen Sie den Namen, den täglichen Betrag, die Währung und die Personen (Rechtseinheiten oder Manuelle Auswahl) aus und speichern Sie.

Tagespauschale in Deutschland

Unternehmen mit Rechtseinheiten in Deutschland können die offiziellen deutschen Tagespauschalsätze (Bundesreisekostengesetz) verwenden und sie erhöhen, aber nie unter den offiziellen Betrag senken:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Sätze > Tagespauschale in Deutschland.
2. Wählen Sie ein oder mehrere Länder oder Regionen aus und klicken Sie auf Sätze bearbeiten.
3. Wählen Sie Betrag (EUR), Prozentsatz (%) oder Multiplikator (x), prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie. Die Änderung gilt für die Sätze für ganzen Tag, halben Tag und Übernachtung.
4. Um zu den offiziellen Beträgen zurückzukehren, wählen Sie die Zeilen aus und klicken Sie auf Sätze zurücksetzen.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

Ein Mitarbeitender sieht einen Satz nicht.
Prüfen Sie, ob der Satz der Person zugewiesen ist (per Rechtseinheit oder namentlich) und nicht archiviert ist. Prüfen Sie außerdem, ob die Ausgabenart unter Arten von Ausgaben aktiviert ist.

Ein Mitarbeitender gibt seinen Kilometersatz selbst ein.
Das passiert, wenn ihm kein Kilometersatz zugewiesen ist. Erstellen Sie einen Satz und weisen Sie ihn der Person zu.

„Rechtseinheiten müssen dieselbe Währung haben" oder eine Rechtseinheit fehlt in der Liste Personen.
Ein nach Rechtseinheit zugewiesener Satz kann nur Rechtseinheiten abdecken, die dieselbe Währung verwenden: In der Liste erscheinen nur Rechtseinheiten, die die Währung des Satzes nutzen. Erstellen Sie je Währung einen Satz.

Ein Mitarbeitender kann einer Tagespauschale nicht zwei Sätze hinzufügen.
Alle Sätze einer Tagespauschale müssen dieselbe Währung verwenden („Diese Sätze haben unterschiedliche Währungen"). Jeder Satz kann nur einmal hinzugefügt werden.

FAQ

1. Wie trenne ich Autos bei den Kilometersätzen?

Erstellen Sie je Fahrzeug einen Kilometersatz (zum Beispiel Auto und Motorrad) und weisen Sie sie denselben Personen zu. Mitarbeitende wählen bei jeder Fahrt den passenden.

2. Ich habe einen Satz geändert. Ändern sich alte Ausgaben?

Nein. Das Bearbeiten eines Satzes wirkt sich nur auf neue Ausgaben aus: Bereits erstellte Ausgaben behalten den Satz, mit dem sie erfasst wurden.

3. Wie bearbeite, prüfe oder archiviere ich einen Satz?

Klicken Sie unter Einstellungen > Ausgaben > Sätze im Menü der Zeile des Satzes auf Satz bearbeiten, um ihn zu ändern (nur neue Ausgaben verwenden den neuen Satz). Klicken Sie auf den Pfeil in der Zeile des Satzes, um zu sehen, wer ihn nutzen kann; bei Sätzen mit Manueller Auswahl können Sie dort Personen entfernen. Zum Archivieren klicken Sie im Zeilenmenü auf Archivieren und bestätigen: Der Satz wechselt in den Tab Archiviert und kann nicht mehr für neue Ausgaben verwendet werden.

4. Kann ich einen archivierten Satz wiederherstellen?

Nein. Ein archivierter Satz kann nicht wiederhergestellt werden; erstellen Sie daher einen neuen Satz mit denselben Angaben. Ausgaben, die den archivierten Satz bereits verwenden, behalten ihn.

5. Kann ein Mitarbeitender mehrere Sätze haben?

Ja. Bei der Kilometerpauschale wählt er bei jeder Fahrt einen aus der Liste Kilometersatz: So trennen Sie Autos, Motorräder oder andere Fahrzeuge. Bei Tagespauschalen kann er im Web mehrere Sätze derselben Tagespauschale hinzufügen (zum Beispiel zwei Tage zu einem Satz und einen Tag zu einem anderen), solange alle Sätze dieselbe Währung verwenden.

6. In welcher Währung wird eine Kilometer- oder Tagespauschale ausgezahlt?

In der Währung ihres Satzes.

7. Was sieht ein Mitarbeitender bei einem Kilometersatz, mehreren oder keinem?

Bei einem Kilometersatz ist er automatisch ausgewählt. Bei mehreren wählt die Person bei jeder Fahrt einen aus der Liste Kilometersatz. Bei keinem gibt sie den Satz selbst ein. Eine Kilometerausgabe kann nicht ohne Satzwert gespeichert werden, aber 0 ist erlaubt.

8. Warum gibt es Kilometersätze namens Auto und Sonstiges?

Wenn Sie eine Rechtseinheit in Deutschland hinzufügen, erstellt Factorial dafür zwei Kilometersätze, Auto und Sonstiges. Bearbeiten oder archivieren Sie sie wie jeden anderen Satz.

9. Wirken sich Änderungen an den deutschen Tagespauschalsätzen auf bereits eingereichte Tagespauschalen aus?

Nein. Änderungen an den Sätzen unter Tagespauschale in Deutschland wirken sich nie auf bereits eingereichte Tagespauschalen aus.