Dieser Artikel richtet sich an: Administratoren.
Legen Sie fest, welche Arten von Ausgaben Ihr Unternehmen erstattet: reguläre Ausgaben mit Beleg, Kilometerpauschale, Tagespauschalen oder eine beliebige Kombination. Mitarbeitende sehen dann nur die Optionen, die für sie gelten, und rechnen keine Ausgabenarten ab, die Ihr Unternehmen nicht erstattet.
Arten von Ausgaben
Übersicht
Es gibt drei Ausgabenarten:
- Reguläre Ausgaben: übliche, selbst vorgestreckte Ausgaben mit Beleg.
- Kilometerpauschale: Erstattung für mit dem Fahrzeug zurückgelegte Strecken.
- Tagespauschalen: tägliche Pauschalen für Dienstreisen und Fahrten.
Wenn Sie eine Art deaktivieren:
- Mitarbeitende können sie nicht mehr erstellen – weder im Web, in der mobilen App noch über One.
- Bereits eingereichte Ausgaben sind nicht betroffen.
- Entwürfe dieser Art können erst wieder eingereicht werden, wenn Sie die Art erneut aktivieren. Der Mitarbeitende sieht „Um diese Ausgabe zur Genehmigung zu senden, bitten Sie einen Administrator, diese Art zu reaktivieren."
- Mindestens eine Art muss aktiviert bleiben.
- Kartenausgaben kommen weiterhin an. Das Deaktivieren von Reguläre Ausgaben verhindert nur, dass sie manuell erstellt werden. Aus Factorial-Kartenzahlungen erzeugte Ausgaben erscheinen weiterhin und können eingereicht werden.
Sie benötigen die Berechtigung Kann auf Ausgaben-Einstellungen zugreifen.
So geht's
- Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben.
- Klicken Sie im Menü links unter Konfiguration auf Arten von Ausgaben.
- Verwenden Sie den Schalter neben Reguläre Ausgaben, Tagespauschalen oder Kilometerpauschale.
Die Änderung wird sofort gespeichert: Sie sehen „Erfolgreich gespeichert".
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Wenn Ihr Unternehmen alles mit Factorial-Karten bezahlt und nie selbst vorgestreckte Kosten erstattet, können Sie Reguläre Ausgaben deaktivieren: Kartenausgaben kommen weiter an, und niemand kann versehentlich selbst gezahlte Kosten abrechnen.
- Informieren Sie Mitarbeitende, bevor Sie eine Art deaktivieren, damit sie vorhandene Entwürfe zuvor einreichen.
- Wenn Sie eine Art deaktivieren, bleiben die Einstellungen für Formular und Sätze erhalten. Sie gelten wieder, sobald Sie die Art erneut aktivieren.
- Siehe auch: Wie lege ich fest, was das Ausgabenformular abfragt? · Wie richte ich Kilometer- und Tagespauschalsätze ein? · Kartenausgaben und manuelle Ausgaben
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ein Mitarbeitender sieht weiterhin eine Art, die ich deaktiviert habe.
Bitten Sie die Person, die Seite zu aktualisieren oder die mobile App neu zu öffnen.
Ich kann die letzte Art nicht deaktivieren.
Das ist so vorgesehen: Mindestens eine Ausgabenart muss aktiviert bleiben.
Kartenausgaben erscheinen weiterhin, nachdem ich Reguläre Ausgaben deaktiviert habe.
Das ist so vorgesehen. Factorial erstellt Kartenausgaben selbst, daher sind nur manuell erstellte Ausgaben betroffen.
Ein Mitarbeitender kann einen Entwurf nicht einreichen.
Wenn die Person „Um diese Ausgabe zur Genehmigung zu senden, bitten Sie einen Administrator, diese Art zu reaktivieren." sieht, wurde die Ausgabenart deaktiviert. Aktivieren Sie sie wieder oder bitten Sie die Person, den Entwurf zu löschen.
Die mobile App meldet, dass die Ausgabenart deaktiviert ist.
In der mobilen App zeigt ein Entwurf einer deaktivierten Art „Diese Ausgabenart ist deaktiviert, daher kann diese Ausgabe erst eingereicht werden, wenn ein Administrator sie wieder aktiviert." Aktivieren Sie die Art wieder oder bitten Sie den Mitarbeitenden, den Entwurf zu löschen.
FAQ
1. Was passiert mit bestehenden Ausgaben, wenn ich eine Art deaktiviere?
Eingereichte Ausgaben behalten ihren Status und können weiterhin genehmigt und erstattet werden. Nur Entwürfe dieser Art sind gesperrt.
2. Wirkt sich das Deaktivieren einer Art auf Factorial-Kartenausgaben aus?
Nein. Kartenausgaben werden weiterhin wie gewohnt erstellt, auch wenn Reguläre Ausgaben deaktiviert ist, und können weiterhin eingereicht werden.
3. Können Mitarbeitende eine deaktivierte Art in der mobilen App oder mit One erstellen?
Nein. Deaktivierte Arten werden in der mobilen App ausgeblendet und überall abgelehnt, wo die Ausgabe erstellt wird.
4. Kann ich eine Art nur für einige Mitarbeitende deaktivieren?
Nein. Ausgabenarten sind für das gesamte Unternehmen gleich. Um sicherzustellen, dass Abrechnungen für jede Personengruppe Ihren Regeln folgen, verwenden Sie Ausgabenprüfungen. Lesen Sie Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie?
5. Kann ich eine Art später wieder aktivieren?
Ja, jederzeit. Die Einstellungen für Formular und Sätze sind wieder so, wie sie waren.