Dieser Artikel richtet sich an: Mitarbeitende, Genehmigende, Finanzteams, Admins und HR-Teams.
Bitten Sie One, unseren KI-Assistenten, in einfachen Worten, und er erledigt die Arbeit in Ausgaben für Sie: Aus Belegen werden Ausgaben, Genehmigungswarteschlangen leeren sich, Fragen zu Ausgaben werden beantwortet. One arbeitet im Rahmen Ihrer Berechtigungen: Er sieht und tut nur, was Sie selbst sehen und tun könnten.
Was One für Sie tun kann
Überblick
Ihr Unternehmen benötigt das Modul Ausgaben, und One muss Ihnen zur Verfügung stehen. Öffnen Sie One und sagen Sie, was Sie brauchen.
| Sie sind… | One kann… | Fragen Sie zum Beispiel |
|---|---|---|
| Mitarbeitende | Ausgaben aus Belegen erstellen, sie Kartenzahlungen zuordnen, Kilometergeld erfassen, Entwürfe bearbeiten und beheben, was das Senden blockiert (Budget, Projekt, Kostenstelle, fehlendes Feld), eine ausstehende Ausgabe zurückziehen, gruppieren, löschen oder kommentieren, sagen, wer als Nächstes genehmigt, eine virtuelle Karte oder Einmalkarte beantragen, sie sperren oder entsperren (blockiert neue Zahlungen, rückgängig zu machen), Kartenlimits anzeigen | „Hier sind meine Belege von der Reise nach Leeds, erstelle sie“ · „Wer muss meine Taxi-Ausgabe als Nächstes genehmigen?“ |
| Genehmigende | Ihre Warteschlange auflisten, mit Ihren Regeln gesammelt genehmigen oder ablehnen, Änderungen anfordern, anzeigen, wer als Nächstes dran ist, Fragen zu den Ausgaben Ihres Teams beantworten, eine geplante Zusammenfassung senden oder nach Zeitplan genehmigen (Routine) | „Genehmige die richtlinienkonformen unter 20 €“ · „Wie viel hat mein Team im letzten Quartal für Reisen ausgegeben?“ · „Sende mir jeden Montag die ausstehenden Ausgaben meines Teams“ |
| Finanzteam | Ausgaben in Tabellen, Diagrammen und Dashboards analysieren, Excel-, PDF-, PowerPoint- oder Word-Dateien erstellen, als bezahlt markieren oder rückgängig machen, Budgets und Warnmeldungen prüfen | „Ausgaben nach Kostenstelle, letzte 6 Monate“ · „Exportiere die Ausgaben meines Teams aus Q3 nach Excel“ · „Welche Budgets sind überschritten?“ |
| Admin | Genehmigungsablauf und Ausgabenprüfungen per Chat einrichten, Sätze und Kategorien auslesen, Karten ausgeben, jede Karte sperren, das Kartenkonto für Ausgaben eröffnen, Ausgaben für andere Personen erstellen | „Genehmige Ausgaben unter 20 € automatisch“ · „Wie hoch ist die offizielle Verpflegungspauschale für Deutschland?“ · „Gib eine virtuelle Karte mit einem Monatslimit von 500 € für unseren neuen Vertriebsmitarbeiter aus“ |
| HR-Team | Genehmigte Ausgaben der aktuellen oder nächsten Gehaltsabrechnung hinzufügen oder wieder entfernen (abhängig von Ihren Berechtigungen und Ihrem Tarif) | „Füge die genehmigten Ausgaben von Ana der nächsten Gehaltsabrechnung hinzu“ · „Nimm die Hotelausgabe aus der Gehaltsabrechnung von Ana heraus“ |
Lesen und handeln
- Fragen beziehen sich nur auf Ausgaben, die Sie sehen dürfen. Wenn One nichts findet, kann das daran liegen, dass Sie keinen Zugriff haben.
- Aktionen werden als Sie ausgeführt: Wenn Factorial es Ihnen nicht erlauben würde, kann One es auch nicht. Die meisten Aktionen passieren, sobald Sie darum bitten; beim Löschen fragt One immer nach Ihrer Bestätigung.
Wo One arbeitet
| Wo | Was anders ist |
|---|---|
| Web | Alles, einschließlich Dashboards und Einrichtung der Einstellungen. |
| Mobile App | Nur Text: keine Dashboards, Diagramme oder Einrichtung der Einstellungen. Bestätigungsfenster werden weiterhin angezeigt. |
| Andere Assistenten, die mit One verbunden sind | Nur Text, keine Einrichtung der Einstellungen; Aktionen bestätigen Sie, indem Sie ja eingeben. |
| Routinen (geplant) | Laufen nach Zeitplan ohne Ihr Zutun, als Sie, und senden Ihnen das Ergebnis per E-Mail. Sie können auch handeln, zum Beispiel Ausgaben genehmigen, die Ihren Anweisungen entsprechen. |
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Sagen Sie es in einer Nachricht, wenn Sie sicher sind, zum Beispiel „erstelle diese und sende sie zur Genehmigung“. Andernfalls erstellt One Entwürfe und fragt zuerst nach.
- Prüfen Sie vor Sammelaktionen. Genehmigen oder als bezahlt markieren geschieht sofort, bitten Sie One daher zuerst, die Ausgaben aufzulisten.
-
Vollständige Anleitungen nach Rolle:
- Mitarbeitende: Wie reiche ich Ausgaben ein, indem ich Belege an One sende? · Wie beantrage ich Kilometergeld? · Wie bearbeite oder ziehe ich eine Ausgabe zurück? · Wie gruppiere ich Ausgaben einer Reise? · Wie lösche ich eine Ausgabe? · Wie hinterlasse ich einen Kommentar zu einer Ausgabe? · Status und Warnmeldungen bei Ausgaben · FAQ zu Ausgaben für Mitarbeitende · Wie erstelle oder beantrage ich eine virtuelle, physische oder Einmalkarte? · Wie bezahle ich mit meiner Factorial-Karte, füge den Beleg hinzu und deaktiviere sie bei Verlust?
- Genehmigende: Wie genehmige ich Ausgaben mit One? · Wie finde ich die Ausgaben, die ich genehmigen muss? · Warum hängt eine Ausgabe bei Ausstehend fest oder liegt bei der falschen Person? · Wie richte ich Benachrichtigungen und Warnmeldungen für Ausgaben ein?
- Finanzteams: Wie analysiere ich Ausgaben mit One? · Wie sehe ich, was mein Unternehmen ausgibt? · Wie markiere ich eine Ausgabe als bezahlt oder mache das rückgängig? · Wie erstatte ich Ausgaben mit einer SEPA-Datei?
- Admins: Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein? · Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie? · Wie erkennt Factorial Duplikate und andere Fehler automatisch? · Wie schreibe ich eine Ausgabenrichtlinie, die One prüfen kann? · Wie füge ich eine Ausgabe für eine andere Person hinzu?
- HR-Teams: Wie erstatte ich Ausgaben über die Gehaltsabrechnung? · Wie richte ich ein, wie Ausgaben auf der Gehaltsabrechnung erscheinen? · Was passiert mit Ausgaben, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
One sagt, er könne etwas, worum ich gebeten habe, nicht tun.
Sie haben dafür in Factorial nicht die Berechtigung, oder der Status der Ausgabe lässt es nicht zu (zum Beispiel ist sie bereits genehmigt). One tut nur, was Sie selbst tun könnten.
One sagt, er habe keine Ausgaben gefunden.
One liest nur die Ausgaben, die Sie sehen dürfen. Prüfen Sie den Zeitraum und die Filter in Ihrer Frage oder fragen Sie einen Admin nach Ihrem Zugriff.
Ich kann auf meinem Smartphone kein Dashboard sehen und den Genehmigungsablauf nicht einrichten.
Dashboards und die Einrichtung der Einstellungen funktionieren nur im Web. In der mobilen App antwortet One mit Text.
FAQ
1. Fragt One nach, bevor er handelt?
Beim Löschen immer. Wenn One Ausgaben aus Belegen erstellt, legt er Entwürfe an und fragt vor dem Senden nach, es sei denn, Sie haben in derselben Nachricht darum gebeten, sie zu senden. Genehmigen, Ablehnen und als bezahlt markieren geschehen, sobald Sie darum bitten.
2. Kann ich den Genehmigungsablauf mit One einrichten?
Ja, Admins können den Genehmigungsablauf oder die Ausgabenprüfungen im Chat mit One im Web einrichten.
3. Wo kann ich One nutzen?
Im Factorial-Web, in der mobilen App und in anderen Assistenten, die mit One verbunden sind.
4. Kann One die Ausgaben meiner Kolleginnen und Kollegen sehen?
Nur wenn Sie sie auch in Factorial sehen könnten, zum Beispiel weil Sie sie genehmigen oder die Berechtigung haben, sie einzusehen.
5. Was ist eine Routine?
Eine Aufgabe, die One nach Zeitplan ausführt, zum Beispiel „Sende mir jeden Montag die ausstehenden Ausgaben meines Teams“. Sie läuft als Sie und sendet Ihnen das Ergebnis per E-Mail. Eine Routine kann auch nach Zeitplan Ausgaben genehmigen, zum Beispiel „Genehmige jeden Freitag die richtlinienkonformen Ausgaben meines Teams unter 50 €“, aber nur diejenigen, die Sie selbst genehmigen könnten. Prüfen Sie die Anweisungen, die One Ihnen zeigt, bevor Sie sie speichern, denn sie läuft ohne Ihre Aufsicht. Wenn Sie stattdessen jetzt genehmigen möchten, siehe Wie genehmige ich Ausgaben mit One?