Dieser Artikel richtet sich an: Finanzteams und Admins.
Erstatten Sie viele Mitarbeitende auf einmal mit einer einzigen Bankdatei: Factorial erstellt eine SEPA-Überweisungsdatei mit allen genehmigten Ausgaben, die Sie auswählen, und Sie laden sie bei Ihrer Bank hoch. Keine von Hand getippten IBANs und Beträge, und Mitarbeitende können jede Ausgabe von Genehmigt über Zur Zahlung gesendet bis Bezahlt verfolgen.
Genehmigte Ausgaben zur Zahlung senden
Überblick
Nutzen Sie es, um selbst ausgelegte Ausgaben in Euro außerhalb der Lohnabrechnung zu erstatten.
Bevor Sie beginnen
- Ihr Tarif enthält die Erstattung von Ausgaben per SEPA und Sie haben die Berechtigung, Ausgaben zu erstatten.
- Die Ausgaben sind Genehmigt, wurden von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter bezahlt (selbst ausgelegt) und sind in Euro (EUR) zu erstatten.
- Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat im Profil unter Bankinformationen eine IBAN.
- Ihr Unternehmen hat in Treasury ein Bankkonto hinzugefügt, von dem gezahlt wird.
So geht's
- Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden und klicken Sie auf den Tab Genehmigt.
- Wählen Sie die Ausgaben aus, die Sie erstatten möchten.
- Klicken Sie auf Erstatten > Per SEPA erstatten.
- Prüfen Sie unter Erstattung per SEPA die Anzahl der Ausgaben und die Summe und legen Sie das Voraussichtliche Erstattungsdatum fest (standardmäßig heute): das Datum, an dem die Mitarbeitenden voraussichtlich bezahlt werden.
- Klicken Sie auf Absenden. Die Ausgaben wechseln zu Zur Zahlung gesendet (im Tab Bezahlt), und für jede wird in Treasury eine Zahlungsanforderung erstellt.
Die SEPA-Datei erstellen und bezahlen
So geht's
- Gehen Sie zu Treasury > Zahlungen > Zahlungsanforderungen.
- Wählen Sie die Zahlungsanforderungen der Ausgaben aus und klicken Sie auf Zur Zahlung senden.
- Wählen Sie unter Zahlungsanforderungen zur Zahlung senden die Option Neue Sammelzahlung erstellen (oder Zu bestehender Sammelzahlung hinzufügen) und klicken Sie auf Weiter.
- Prüfen Sie den Namen, wählen Sie SEPA-Datei als Zahlungsmethode und das Konto, von dem gezahlt wird, und klicken Sie dann auf Weiter. Wenn Ihr Unternehmen ein Factorial-Bankkonto hat, können Sie stattdessen Mit Factorial bezahlen wählen.
- Die Sammelzahlung öffnet sich, mit IBAN und Betrag jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters. Klicken Sie auf SEPA-Datei herunterladen und laden Sie sie in Ihr Online-Banking hoch.
- Sobald Ihre Bank die Überweisungen ausgeführt hat, öffnen Sie die Sammelzahlung in Factorial und klicken Sie auf Als bezahlt markieren. Die Ausgaben werden Bezahlt (bei Mit Factorial bezahlen, sobald die Zahlung abgeschlossen ist).
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Beheben Sie fehlende IBANs vor Monatsende. Bitten Sie Mitarbeitende, ihre IBAN im Profil unter Bankinformationen hinzuzufügen, damit niemand übersehen wird.
- Mehrere Ausgaben mit derselben IBAN werden in der Datei zu einer Überweisung zusammengefasst, sodass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter eine Zahlung erhält, nicht zehn.
- Ausgaben in einer anderen Währung? Erstatten Sie sie über die Lohnabrechnung, wenn die Währung dem Gehalt der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters entspricht, oder zahlen Sie sie außerhalb von Factorial und markieren Sie sie als bezahlt (siehe Wie markiere ich eine Ausgabe als bezahlt oder mache es rückgängig? und Ausgaben in einer anderen Währung).
Verwandte Artikel: Wie erstatte ich Ausgaben über die Lohnabrechnung? · Wie markiere ich eine Ausgabe als bezahlt oder mache es rückgängig?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
„IBAN fehlt“: Ich kann die Ausgaben nicht zur Zahlung senden.
„Sie können Erstattungen ohne die IBAN der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters nicht verarbeiten.“ Einige Mitarbeitende haben keine IBAN im Profil. Sie können entweder:
- die fehlende IBAN im Profil der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters hinzufügen (Bankinformationen > IBAN) und es erneut versuchen, oder
- auf Überspringen und fortfahren klicken, um alle anderen jetzt zu bezahlen und die übrigen später.
„Die SEPA-Datei konnte nicht erstellt werden. Die IBAN von [Name] ist ungültig.“
Korrigieren Sie die IBAN dieser Mitarbeiterin oder dieses Mitarbeiters im Profil und erstellen Sie die Datei erneut.
Ich sehe „Per SEPA erstatten“ nicht.
Prüfen Sie, dass die Ausgaben Genehmigt, selbst ausgelegt und in Euro sind und dass Sie die Berechtigung haben, Ausgaben zu erstatten.
„Keine der ausgewählten Ausgaben kann per SEPA erstattet werden.“
Jede Ausgabe muss genehmigt und in Euro sein, und die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter braucht ein gültiges Bankkonto und eine juristische Einheit.
„Die juristische Einheit [Name] hat keine Steuernummer. Fügen Sie sie hinzu, bevor Sie die SEPA-Datei erstellen.“
Für Unternehmen in Spanien oder Portugal benötigen Banken die Steuernummer der juristischen Einheit in der Datei. Bitten Sie Ihren Admin, sie der juristischen Einheit hinzuzufügen, und erstellen Sie die Datei dann erneut.
Ich habe eine Ausgabe versehentlich zur Zahlung gesendet.
Löschen Sie ihre Zahlungsanforderung unter Treasury > Zahlungen > Zahlungsanforderungen, bevor die Zahlung ausgeführt wird. Die Ausgabe geht zurück auf Genehmigt.
FAQ
1. Folgt die SEPA-Datei ISO 20022?
Ja. Es ist eine XML-Datei im SEPA-Überweisungsformat ISO 20022 (pain.001.001.03), einem Standardformat der Banken im SEPA-Raum. Klären Sie mit Ihrer Bank, dass sie es akzeptiert.
2. Kann ich Ausgaben in anderen Währungen per SEPA erstatten?
Nein. SEPA-Zahlungen gibt es nur in Euro. Nutzen Sie die Lohnabrechnung oder zahlen Sie auf anderem Weg und markieren Sie sie als bezahlt.
3. Woher kommt das Bankkonto der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters?
Aus dem Mitarbeiterprofil unter Bankinformationen.
4. Muss ich meine Bank mit Factorial verbinden?
Nein. Sie laden die Datei herunter und bei Ihrer Bank selbst hoch. Wenn Sie ein Factorial-Bankkonto haben, können Sie auch Mit Factorial bezahlen wählen.
5. Wann sieht die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter die Ausgabe als bezahlt?
Wenn die Sammelzahlung in Factorial als bezahlt markiert wird oder wenn die Überweisung abgeschlossen ist, falls Sie mit Factorial bezahlt haben. Bis dahin sieht sie oder er Zur Zahlung gesendet. Sobald sie Bezahlt ist, sieht die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter Bezahlt an der Ausgabe, mit dem Datum, an dem sie als bezahlt markiert wurde.
6. Ich sehe „Per SEPA erstatten“. Heißt das, es funktioniert?
Die Option wird für genehmigte, selbst ausgelegte Ausgaben in Euro angeboten, wenn Ihr Tarif und Ihre Berechtigungen es zulassen. Beim Klicken prüft Factorial jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter: Ohne IBAN im Profil sehen Sie IBAN fehlt, und eine Ausgabe, die so nicht bezahlt werden kann, wird ausgelassen („Keine der ausgewählten Ausgaben kann per SEPA erstattet werden.“).
7. Wo erscheinen die Ausgaben, die ich zur Zahlung gesendet habe, in Treasury?
Unter Treasury > Zahlungen > Zahlungsanforderungen, eine Anforderung pro Ausgabe. Wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Zur Zahlung senden, um sie in eine Sammelzahlung zu legen. In Ausgaben erscheinen sie als Zur Zahlung gesendet, bis die Zahlung als bezahlt markiert wird.