Zugriffskaufanfragen
Um auf Kaufanfragen zuzugreifen:
- Gehen Sie in der Seitenleiste zum Menüpunkt „Ausgaben“ .
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Beschaffung“ .
- Sie sehen eine Liste aller Kaufanfragen. Klicken Sie auf eine Zeile, um deren Details anzuzeigen.
In den Anfragedetails finden Sie Folgendes:
- Antworten auf das Kaufanforderungsformular
- Anlagen (falls zusätzliche Informationen bereitgestellt wurden)
- Kommentarbereich
Eine Aufgabe lösen
Im Rahmen des Überprüfungsprozesses werden Sie möglicherweise gebeten, Aufgaben zu erledigen. Dies können Sie wie folgt tun:
- Sie erhalten eine Benachrichtigung in Ihrem Posteingang, in der die erforderlichen Angaben aufgeführt sind.
- Die Anfragedetails öffnen und die Aufgabe direkt erledigen
Mögliche Aufgabenarten:
- Aufgaben im Zusammenhang mit Dokumenten – Hochladen, Überprüfen oder Aktualisieren eines von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Dokuments
- Aktualisierung der übermittelten Informationen – Ändern Sie die Informationen, die Sie zuvor übermittelt haben
-
Genehmigungsaufgaben – die Anfrage prüfen und entscheiden:
- Genehmigen
- Ablehnen
- Änderungsanforderungen an den Antragsteller
Folgen der Genehmigung einer Bestellanforderung – Von der Bestellanforderung zur Bestellung
Sobald der Workflow ausgeführt und abgeschlossen ist, erstellt Factorial einen ENTWURF der Bestellung, den Sie prüfen und erstellen können.
Was ist eine Bestellung?
Eine Bestellung dient dazu, den Kauf von Waren oder Dienstleistungen zwischen einem Unternehmen und einem Lieferanten zu formalisieren und zu kontrollieren und wird in der Regel nach Annahme rechtsverbindlich.
Hauptfunktion
Gibt an, was gekauft wird, die Menge, den Preis und die Zahlungs-/Lieferbedingungen.
Welchen Nutzen hat das Unternehmen?
- Organisiert und kontrolliert Ausgaben über eindeutige Bestellnummern
- Verringert Fehler und Streitigkeiten durch die Dokumentation von Mengen, Preisen und Lieferterminen.
- Vereinfacht die Rechnungsprüfung anhand der Bestellung (3-Wege-Abgleich).
Bestelldetails prüfen
Bevor Sie die Bestellung erstellen, überprüfen Sie bitte die folgenden Informationen:
-
allgemeine Informationen
- Bestellnummer
- Bestellübersicht
-
Anbieter
- Aktualisieren Sie gegebenenfalls
-
Kostenzuordnung
- Zu zahlender Betrag (kann vom angeforderten/genehmigten Betrag abweichen)
- Weisen Sie die juristische Person zu, falls mehrere vorhanden sind.
-
Zahlungsmethode
- Einwegkarte (bei Verwendung von Factorial )
- Banküberweisung
- Manuelle Zahlung
- Entscheide später
Sobald diese Schritte überprüft wurden, können Sie die Bestellung erstellen .
Die Bestellung kann dann an den Lieferanten gesendet und in Ihrem Buchhaltungssystem verwendet werden.