Dieser Artikel behandelt Erstattungen auf Factorial-Karten, die in Ausgaben genutzt werden. Wenn ein Händler der Karte Geld zurückgibt, ändert sich die ursprüngliche Ausgabe nicht. Die Erstattung erscheint als eigene Zeile auf der Karte (Erstattet) und auf dem Kartenkonto (Kartenerstattung), und der Betrag geht zurück in das Budget der Karte. Sie müssen sie nicht erfassen: Das erledigt Factorial. Hier sehen Sie, wo Sie eine Erstattung finden und wie Sie Ihre Ausgaben und Buchhaltung korrekt halten.

Eine Erstattung finden

Überblick

Factorial erfasst eine Erstattung als separate Zeile mit dem Status Erstattet. Die ursprüngliche Ausgabe behält ihren vollen Betrag, und für die Erstattung wird keine neue Ausgabe erstellt. Der erstattete Betrag steht innerhalb des aktuellen Limitzeitraums der Karte wieder zum Ausgeben zur Verfügung.

So gehen Sie vor

1. Auf der Karte: Öffnen Sie die Karte (Meine Ausgaben > Meine Karten oder Treasury > Karten > Details ansehen), gehen Sie zu Kartenzahlungen und filtern Sie Status nach Erstattet.
2. Auf dem Kartenkonto: Gehen Sie zu Treasury > Konten, öffnen Sie das Kartenkonto und prüfen Sie seine Transaktionen. Erstattungen erscheinen als Kartenerstattung.
3. Die ursprüngliche Ausgabe: Finden Sie sie unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden. Sie zeigt weiterhin den zuerst abgebuchten Betrag.

Ausgabe und Buchhaltung korrekt halten

Überblick

Da die ursprüngliche Ausgabe ihren vollen Betrag behält, vereinbaren Sie mit Ihrem Team, wie Erstattungen vermerkt werden, damit nichts doppelt gemeldet wird. Kartenausgaben werden nie an die mitarbeitende Person zurückgezahlt, eine Erstattung betrifft also nur Ihr Reporting und Ihre Buchhaltung.

So gehen Sie vor

1. Finden Sie die ursprüngliche Ausgabe und die Erstattungszeile (gleicher Händler, nahe beieinanderliegende Daten).
2. Fügen Sie der Beschreibung der Ausgabe eine Notiz hinzu, zum Beispiel „£30 am 12. Nov. erstattet“, damit Prüfende Bescheid wissen.
3. Die Finanzabteilung kann die Transaktion Kartenerstattung auf dem Kartenkonto für die entsprechende Buchung in Ihrer Buchhaltung nutzen. Zum Herunterladen klicken Sie auf dem Konto auf Transaktionen exportieren.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• Die Erstattung ist noch nicht auf der Karte. Die Erstattung erscheint, wenn der Händler sie sendet, was einige Tage dauern kann. Prüfen Sie später erneut.
• Die Zahlung zeigt Rückgebucht statt Erstattet. Der Händler hat die Zahlung storniert. Der Status der Ausgabe wechselt zu Zahlung rückgebucht, und es ist nichts weiter zu tun.
• Ich kann den Betrag der Ausgabe nicht verringern. Der Betrag einer Kartenausgabe stammt aus der Kartenzahlung und kann nicht bearbeitet werden.

FAQ

1. Warum verringert die Erstattung die ursprüngliche Ausgabe nicht?

Factorial erfasst eine Erstattung als eigene Zeile und verknüpft sie nicht mit der ursprünglichen Ausgabe, sodass die ursprüngliche ihren vollen Betrag behält.

2. Fehlt die Erstattung oder wurde sie falsch importiert?

Nein. Eine Erstattung erscheint als eigene Zeile mit dem Status Erstattet, und für sie wird keine Ausgabe erstellt.

3. Gibt eine Erstattung Geld an das Limit der Karte zurück?

Ja. Die Ausgaben der Karte im aktuellen Limitzeitraum sind ihre Zahlungen abzüglich ihrer Erstattungen, eine Erstattung gibt also Budget frei.

4. Wie unterscheidet sich eine Reklamation (Chargeback) von einer Erstattung?

Eine Erstattung ist Geld, das der Händler zurücksendet. Eine Reklamation ist ein Anspruch gegen eine Kartenzahlung und mit der ursprünglichen Zahlung verknüpft. Erkennen Sie eine Zahlung nicht, deaktivieren Sie die Karte und kontaktieren Sie unser Support-Team: In Factorial gibt es keinen Bildschirm, um selbst eine Reklamation zu eröffnen.