Dieser Artikel richtet sich an: Admins und Finanzteams.
Mit der richtigen Genehmigungseinrichtung gehen die meisten Ausgaben schnell durch, und die Zeit von Personen wird nur dort gebunden, wo sie gebraucht wird. Unten finden Sie anpassbare Beispiele für ein Startup, ein KMU und ein multinationales Unternehmen, mit den genauen Formulierungen für One, unseren KI-Assistenten. One macht daraus Ausgabenprüfungen (Ist die Ausgabe richtlinienkonform?) und einen Genehmigungsablauf (Wer prüft sie?).
Wie die beiden Bausteine zusammenarbeiten
Überblick
- Ausgabenprüfungen lesen jede Ausgabe und geben ihr ein Ergebnis: Richtlinienkonform, Warnung, Nicht richtlinienkonform oder Konnte nicht geprüft werden.
- Der Genehmigungsablauf entscheidet, was als Nächstes passiert: automatisch genehmigen, eine Person fragen oder ablehnen, abhängig von den Angaben der Ausgabe und ihrem Ergebnis bei den Ausgabenprüfungen. Regeln verweisen auf Rollen wie „die Führungskraft der Person“, sodass der Ablauf auch dann funktioniert, wenn Personen das Team wechseln. Alle Optionen finden Sie unter Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?
Was Sie brauchen: die Berechtigung Kann auf Ausgabeneinstellungen zugreifen und One, das in Ihrem Unternehmen aktiviert ist.
So gehen Sie vor
- Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben, klicken Sie unter Automatisierungen auf Ausgabenprüfungen, dann auf Prüfungen bearbeiten, und beschreiben Sie Ihre Richtlinie. Siehe Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie?
- Klicken Sie unter Einstellungen > Ausgaben auf Genehmigungsablauf unter Konfiguration, dann auf Bearbeiten, und beschreiben Sie, wer was genehmigt. Siehe Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?
- Prüfen Sie auf der Seite, was One vorbereitet hat, und klicken Sie auf Speichern. Bis Sie speichern, ändert sich nichts.
Startup (bis etwa 50 Personen)
Ziel: Tempo. Gründerinnen und Gründer wollen keinen Kaffee genehmigen, und es gibt noch kein Finanzteam.
Bitten Sie One um Ihren Ablauf:
„Genehmige Ausgaben automatisch, die die Ausgabenprüfungen bestehen und unter 100 € liegen. Sende alles andere an die Führungskraft der Person. Wenn die Person keine Führungskraft hat, sende es an die Geschäftsführung.“
KMU (etwa 50 bis 500 Personen)
Ziel: eine Finanzprüfung dort, wo es darauf ankommt, ohne den Rest zu bremsen.
Bitten Sie One um Ihren Ablauf:
„Genehmige Ausgaben automatisch, die die Ausgabenprüfungen bestehen und unter 200 € liegen. Sende Warnungen und alles über 200 € an die Führungskraft der Person. Sende nach der Führungskraft Ausgaben über 1.000 € und alles, was nicht richtlinienkonform ist, an das Finanzteam.“
Prüfen Sie die Zusammenfassung von One, bevor Sie speichern (siehe FAQ 5). Weitere Prüfungen, die Sie hinzufügen können: siehe FAQ 7.
Multinationales Unternehmen (mehrere Rechtseinheiten oder Länder)
Ziel: überall dieselbe Kontrolle, wobei die lokalen Finanzteams für ihre Einheit verantwortlich sind.
Bitten Sie One um Ihren Ablauf:
„Genehmige Ausgaben automatisch, die die Ausgabenprüfungen bestehen und unter 150 € liegen. Sende alles andere an die Führungskraft der Person. Sende dann Ausgaben der spanischen Rechtseinheit an das Finanzteam Spanien und Ausgaben der deutschen Rechtseinheit an das Finanzteam Deutschland. Sende Ausgaben über 5.000 € als letzten Schritt an die Finanzleitung.“
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Fangen Sie einfach an. Ein oder zwei Schritte genügen den meisten Unternehmen. Fügen Sie Schritte erst hinzu, wenn Sie einen echten Bedarf sehen.
- Legen Sie fest, was mit Ausgaben passiert, die nicht geprüft werden konnten, damit nichts genehmigt wird, ohne dass jemand es angesehen hat.
- Verwenden Sie Rollen statt Namen, damit der Ablauf auch bei Ein- und Austritten funktioniert.
- Bitten Sie One, Ihren Ablauf zu erklären („Erkläre meinen Genehmigungsablauf“), und prüfen Sie ihn einmal im Quartal.
Weitere Artikel: Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein? · Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie? · Wie sorge ich dafür, dass mein Team Ausgaben gleich beim ersten Mal richtig einreicht?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Eine Ausgabe ist bei der falschen Person gelandet.
Die erste passende Regel gilt. Achten Sie darauf, dass spezifische Regeln vor allgemeinen stehen und dass die Person im Profil eine Führungskraft hinterlegt hat.
One antwortet auf der Seite Genehmigungsablauf nicht.
Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut. Wenn das Problem bestehen bleibt, wenden Sie sich an den Support.
Zu viele Ausgaben landen immer noch bei einer Person.
Prüfen Sie, welche Prüfungen am häufigsten Warnungen auslösen. Passen Sie die Regel an oder lassen Sie Warnungen unter einem kleinen Betrag automatisch genehmigen.
FAQ
1. Kann ich Genehmigende wie früher nach Ebenen auswählen?
Ja, mit Ihren eigenen Worten: „zuerst die Führungskraft, dann das Finanzteam“ ist ein zweistufiger Ablauf.
2. Brauche ich Ausgabenprüfungen, um Genehmigungen zu automatisieren?
Nein. Sie können allein nach Betrag automatisch genehmigen. Mit Ausgabenprüfungen ist es sicherer, weil nur Ausgaben durchgehen, die Ihrer Richtlinie entsprechen.
3. Verhindern die Prüfungen, dass Mitarbeitende eine Ausgabe einreichen?
Nein. Prüfungen blockieren weder das Einreichen noch das Genehmigen. Ihr Ablauf entscheidet, was mit dem Ergebnis passiert.
4. Was ist aus unseren alten Genehmigungsgruppen und Ausgabenrichtlinien geworden?
Genehmigungsgruppen wurden zu Ihrem Genehmigungsablauf und Ausgabenrichtlinien zu Ausgabenprüfungen, sodass Ihre Regeln erhalten geblieben sind.
5. One hat im KMU-Beispiel Ausgaben mit einer Warnung an das Finanzteam gesendet. Ist das zu erwarten?
Das kann passieren: One sendet möglicherweise auch Ausgaben mit einer Warnung an das Finanzteam, nicht nur nicht richtlinienkonforme. Prüfen Sie die Zusammenfassung von One, bevor Sie speichern, und sagen Sie One, falls das nicht Ihren Wünschen entspricht, zum Beispiel „sende nur nicht richtlinienkonforme Ausgaben an das Finanzteam, keine Warnungen“.
6. Wo finde ich Ausgabenprüfungen und den Genehmigungsablauf in den Einstellungen?
Beides finden Sie unter Einstellungen > Ausgaben: Ausgabenprüfungen unter Automatisierungen und Genehmigungsablauf unter Konfiguration.
7. Welche Ausgabenprüfungen sollte ich für meine Unternehmensgröße hinzufügen?
- Startup: das vorgefertigte Set, plus Ihre ein oder zwei echten Limits, zum Beispiel „Mahlzeiten höchstens 30 € pro Person“.
- KMU: wöchentliche oder monatliche Limits pro Kategorie, Fristen (zum Beispiel 30 Tage zum Einreichen) und detaillierte Rechnungen mit Umsatzsteuer ab einem bestimmten Betrag.
- Multinationales Unternehmen: Regeln nur für bestimmte Personen (zum Beispiel unterschiedliche Hotellimits je Land), Währungsprüfungen und Reisen in der Business oder First Class als Warnung markiert.
8. Was ist, wenn eine Ausgabe auf keine meiner Regeln passt?
Sagen Sie in Ihrer ersten Anfrage, was Sie möchten, zum Beispiel „sende alles andere an die Führungskraft der Person“, wie in den Beispielen oben, damit jede Ausgabe einen nächsten Schritt hat. Prüfen Sie dann die Zusammenfassung von One, bevor Sie speichern.