Dieser Artikel richtet sich an: genehmigende Personen.
Statt Ausgaben einzeln zu öffnen, bitten Sie One, unseren KI-Assistenten, Ihnen zu zeigen, was auf Sie wartet, und Ausgaben in einfachen Worten zu genehmigen, abzulehnen oder zurückzusenden, im Web oder in der mobilen App. So arbeiten Sie eine Warteschlange kleiner Ausgaben, die der Richtlinie entsprechen, am schnellsten ab. One handelt, sobald Sie es verlangen, ohne Bestätigungsschritt.
Sehen, was auf Sie wartet
Übersicht
One listet die Ausgaben auf, die auf Ihre Genehmigung warten, mit den Angaben, die Sie für die Entscheidung brauchen: wer sie gesendet hat, Betrag, Kategorie, Beschreibung, auf wen sie wartet sowie Warnungen oder Richtlinienergebnisse. Dafür müssen Ausgaben und One aktiviert sein. One arbeitet nur mit Ausgaben, die Sie sehen und über die Sie entscheiden dürfen.
So geht's
- Öffnen Sie One.
- Fragen Sie zum Beispiel „Welche Ausgaben warten auf meine Genehmigung?“ oder „Zeig mir die Ausgaben, die auf mich warten und Richtlinienwarnungen haben.“
- Stellen Sie Folgefragen zu jeder Ausgabe in der Liste.
Genehmigen, ablehnen oder Änderungen anfordern
Übersicht
Sagen Sie One, was es tun soll und mit welchen Ausgaben: einer oder vielen auf einmal, mit Regeln wie Betrag, Mitarbeiterin oder Mitarbeiter oder Richtlinienergebnis. Wenn Sie ablehnen oder Änderungen anfordern, ist ein Grund erforderlich: Wenn Sie keinen angeben, fragt One danach. Beim Genehmigen ist ein Grund optional.
Wichtig: One bittet Sie nicht, eine Genehmigung zu bestätigen. Geben Sie genau an, welche Ausgaben Sie meinen.
So geht's
- Genehmigen: „Genehmige die Ausgaben, die auf mich warten, der Richtlinie entsprechen und unter £20 liegen.“
- Ablehnen: „Lehne meine ausstehenden Genehmigungen mit Richtlinienwarnungen ab, mit dem Grund, dass sie nicht richtlinienkonform sind.“
- Änderungen anfordern (jeweils für eine Ausgabe): „Fordere Änderungen bei der Taxi-Ausgabe an: Bitte füge den detaillierten Beleg hinzu.“
Wenn One fertig ist, sagt es Ihnen, welche Ausgaben sich geändert haben. Das Ergebnis ist dasselbe wie bei einer Entscheidung auf der Seite der Ausgabe.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Kombinieren Sie One mit Ausgabenprüfungen. Bitten Sie One, zu genehmigen, was der Richtlinie entspricht, und widmen Sie Ihre Zeit den Ausgaben mit Hinweisen.
- Erst fragen, dann handeln. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Ausgaben eine Anfrage erfasst, bitten Sie One zuerst, sie aufzulisten, und dann, diese Liste zu genehmigen.
- Geben Sie einen Grund an, wenn Sie ablehnen oder Änderungen anfordern. One verlangt ihn; auf der Seite der Ausgabe ist er optional, aber hilfreich. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sieht ihn.
- Sie können One auch nach Dingen fragen, die Sie auf der Seite der Ausgabe tun würden, zum Beispiel „Auf wen wartet diese Ausgabe?“.
Verwandte Artikel: Wie finde ich die Ausgaben, die ich genehmigen muss? · Wie genehmige, lehne ich ab oder sende ich eine Ausgabe zurück? · Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
One sagt, einige Ausgaben konnten nicht genehmigt werden.
Sie warten nicht auf Sie: Zuerst muss eine andere genehmigende Person entscheiden, oder sie wurden bereits entschieden. One genehmigt nur Ihren Schritt des Genehmigungsablaufs.
One sagt, dass bei einer Ausgabe keine Änderungen angefordert werden können.
Änderungen können nur bei Ausstehenden Ausgaben mit Genehmigungsablauf angefordert werden. Ist die Ausgabe bereits genehmigt oder abgelehnt, wurde nichts geändert.
Ich habe mit One die falschen Ausgaben genehmigt. Kann ich das rückgängig machen?
Nicht über One. Bitten Sie jemanden mit der Berechtigung Genehmigungsablauf für Ausgaben zurücksetzen, diese Ausgaben zurückzusetzen (das funktioniert bei Ausstehenden, Genehmigten und Abgelehnten Ausgaben, nicht bei Ausgaben, die bereits in der Lohnabrechnung, zur Zahlung gesendet oder bezahlt sind). Siehe Warum hängt eine Ausgabe bei „Ausstehend“ fest oder bei der falschen genehmigenden Person?.
FAQ
1. Was passiert, nachdem One genehmigt, ablehnt oder Änderungen anfordert?
Genau dasselbe wie bei einer Entscheidung auf der Seite der Ausgabe: Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter wird benachrichtigt, die nächste genehmigende Person erhält die Anfrage oder die Ausgabe wird Genehmigt, Abgelehnt oder Änderungen angefordert. Ihre Entscheidung wird an der Ausgabe festgehalten.
2. Kann ich mehrere Ausgaben auf einmal genehmigen oder alles, was auf mich wartet?
Ja, zum Beispiel „Genehmige die Ausgaben, die auf mich warten.“ One genehmigt sie sofort, listen Sie sie also zuerst auf, wenn Sie nicht sicher sind, was enthalten ist.
3. Kann One Ausgaben genehmigen, die auf jemand anderen warten?
Nein. One entscheidet nur über Ausgaben, die auf Sie warten. Um außerhalb des Ablaufs zu genehmigen, nutzt jemand mit der Berechtigung Globale Genehmigung für Ausgaben die Funktion Global genehmigen auf der Seite der Ausgabe.
4. Bittet One mich vor dem Genehmigen um Bestätigung?
Nein. Es handelt, sobald Sie es verlangen. Bei Ablehnungen und Änderungsanfragen fragt es nach einem Grund, wenn Sie keinen angegeben haben.
5. Kann ich es mit dem Smartphone nutzen?
Ja, in der mobilen Factorial-App.
6. Kann One den Genehmigungsablauf einer Ausgabe zurücksetzen?
Nein. Wer die Berechtigung Genehmigungsablauf für Ausgaben zurücksetzen hat, macht das unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden.
7. Kann ich mit One eine ganze Ausgabengruppe genehmigen?
One entscheidet Ausgabe für Ausgabe. Um eine Gruppe als Ganzes zu genehmigen, nutzen Sie die Gruppenseite.
8. Wie lehne ich eine Ausgabe ab oder fordere Änderungen an, ohne One?
Öffnen Sie die Ausgabe oder nutzen Sie Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden und entscheiden Sie dort. Auf der Seite ist ein Grund optional. Siehe Wie genehmige, lehne ich ab oder sende ich eine Ausgabe zurück?