Was ist eine Abwesenheitsrichtlinie?
Eine Abwesenheitsrichtlinie ist eine Reihe von Regeln und Richtlinien, die festlegt, wie Mitarbeitende Zeit von der Arbeit nehmen können, einschließlich Urlaubszeit, Krankheitsurlaub und anderen Arten von Abwesenheiten. Sie enthält typischerweise Details wie:
- Die Menge an Freizeit, auf die Mitarbeitende Anspruch haben.
- Den Prozess zur Beantragung von Freizeit.
- Alle Einschränkungen oder Anforderungen, die mit der Inanspruchnahme von Freizeit verbunden sind.
Eine gut strukturierte Abwesenheitsrichtlinie stellt sicher, dass Mitarbeitende ihre Ansprüche verstehen, während Unternehmen Abwesenheiten effizient verwalten können.
Beispiel: Unterschiedliche Richtlinien für unterschiedliche Standorte
In einigen Fällen müssen Unternehmen möglicherweise unterschiedliche Abwesenheitsrichtlinien für Mitarbeitende basierend auf lokalen Arbeitsgesetzen oder Unternehmensvereinbarungen erstellen. Zum Beispiel:
- Mitarbeitende im Büro in Barcelona haben 23 Urlaubstage, plus einen zusätzlichen freien Tag für ihren Geburtstag.
- Mitarbeitende im Büro in Paris haben 30 Urlaubstage.
Um diese Richtlinien ordnungsgemäß zu konfigurieren, müssen verschiedene Abwesenheitszähler eingerichtet werden:
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Barcelona-Richtlinie:
- One Abwesenheitszähler mit 23 Tagen für Urlaub.
- Ein separater Abwesenheitszähler mit 1 Tag für den Geburtstagsurlaub.
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Paris-Richtlinie:
- Ein einzelner Abwesenheitszähler mit 30 Tagen für Urlaub.
Da die Anspruchsstrukturen zwischen den Standorten unterschiedlich sind, müssen separate Richtlinien erstellt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die richtige Menge an Freizeit erhalten. Alle Mitarbeitenden einer einzigen Richtlinie zuzuweisen, würde nicht funktionieren, da die Abwesenheitszähler nicht mit ihren spezifischen Leistungen übereinstimmen würden.
Durch die Einrichtung unterschiedlicher Richtlinien mit den entsprechenden Abwesenheitszählern können Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeitende die richtigen Ansprüche auf Freizeit erhalten und gleichzeitig die Einhaltung der lokalen Vorschriften gewährleisten.
Wie die Abwesenheitselemente zusammenarbeiten
Um sicherzustellen, dass eine Abwesenheitsrichtlinie korrekt funktioniert, müssen alle Elemente, die mit der Abwesenheit zu tun haben, ordnungsgemäß konfiguriert werden. Dazu gehört:
- Definition von Abwesenheitstypen – Einrichtung verschiedener Arten von Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheitsurlaub, persönliche Abwesenheit usw.).
- Integration der Abwesenheitstypen mit Zählern – Zuordnung jeder Art von Abwesenheit zum entsprechenden Abwesenheitszähler innerhalb der Abwesenheitsrichtlinie.
- Festlegung der Richtlinienregeln – Festlegung der Regeln, wie und wann Mitarbeitende Freizeit nehmen können, einschließlich Ansparregeln, Übertragungsgrenzen und Sperrfristen.
- Zuweisung von Mitarbeitenden – Sicherstellung, dass Mitarbeitende der richtigen Abwesenheitsrichtlinie basierend auf ihrem Standort, Vertrag oder anderen Kriterien zugewiesen werden.
Wo Sie die Abwesenheitsrichtlinien finden
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
- Gehen Sie zu Abwesenheit
- Klicken Sie auf Abwesenheit
Dort finden Sie die Standard-Abwesenheitsrichtlinie, die bereits von Factorial erstellt wurde. Alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen sind standardmäßig dieser Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen. Sie können diese Abwesenheitsrichtlinie direkt bearbeiten, indem Sie auf Richtlinie anzeigen klicken oder diesem Artikel folgen, um zu erfahren, wie Sie eine neue erstellen können.
Die Einstellungen der Abwesenheitsrichtlinie sind in 4 Registerkarten unterteilt:
- Abwesenheitsrichtlinien
- Abwesenheitstypen
- Genehmigungsgruppen
- Gesperrte Zeiträume
Denken Sie daran:
- Sie können die Standard-Abwesenheitsrichtlinie nicht löschen
- Sobald Sie mehr als eine Abwesenheitsrichtlinie erstellt haben, können Sie festlegen, welche Richtlinie die Standardrichtlinie sein soll, indem Sie auf die 3 Punkte
Eine Abwesenheitsrichtlinie erstellen
- Gehen Sie zur Abwesenheitsseite und drücken Sie die Schaltfläche Abwesenheit hinzufügen, die sich in der oberen rechten Ecke befindet
- Wählen Sie den Richtlinientitel
- Klicken Sie auf Abwesenheitsrichtlinie hinzufügen
- Im Tab Grundinformationen können Sie bearbeiten/hinzufügen
- Die Grundinformationen der Richtlinie (Name und Beschreibung)
- Die Abwesenheitsansprüche
Erfahren Sie mehr über Abwesenheitsansprüche
Eine vorhandene Abwesenheitsrichtlinie duplizieren
Beim Erstellen einer neuen Abwesenheitsrichtlinie können Sie von einer vorhandenen Richtlinie ausgehen, anstatt sie von Grund auf neu zu erstellen.
- Gehen Sie zu Neue Abwesenheitsrichtlinie hinzufügen
- In Von einer anderen Richtlinie starten, lassen Sie Von Grund auf neu starten ausgewählt oder wählen Sie eine Ihrer vorhandenen Richtlinien aus.
- Wenn Sie eine vorhandene Richtlinie auswählen, wird die neue Richtlinie mit allen Ansprüchen der ausgewählten Richtlinie erstellt, einschließlich der Dienstalterstufen und der Abwesenheitstypen, für die jeder Anspruch gilt.
- Die neue Richtlinie wird ohne Mitarbeitende erstellt, die ihr zugewiesen sind.
- Ändern Sie die neue Richtlinie nach Bedarf.
Die verfügbaren Richtlinien in Von einer anderen Richtlinie starten sind alphabetisch nach Namen aufgelistet.
Die duplizierte Richtlinie ist unabhängig von der ursprünglichen. Änderungen an einer Richtlinie wirken sich nicht auf die andere aus.
Wenn die Duplikation nicht abgeschlossen werden kann, wird die Richtlinie nicht gespeichert.
Mitarbeitende hinzufügen
- Gehen Sie zum Mitarbeitendenbereich innerhalb der Abwesenheitsrichtlinie
- Klicken Sie auf das + Mitarbeitende hinzufügen, das sich in der oberen rechten Ecke befindet
- Wählen Sie die Mitarbeitenden aus
- Klicken Sie auf Mitarbeitende hinzufügen
Ein Mitarbeitender kann nur einer Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen werden, aber Sie können die Zuweisung nach Bedarf ändern.
