Dieser Artikel richtet sich an: Admins, Finanzteams, HR-Teams, Genehmigende und Mitarbeitende.
Mit Ausgaben in Factorial durchläuft jede Ausgabe den gesamten Weg vom Moment der Zahlung bis zur Buchhaltung an einem einzigen Ort. So gibt es weniger verlorene Belege, Tabellen und Genehmigungen, denen Sie hinterherlaufen müssen, und weniger Abgleich am Monatsende.
Vom Beleg bis zur Buchhaltung, an einem Ort
Überblick
Jede Ausgabe durchläuft dieselben sechs Schritte. One, unser KI-Assistent, unterstützt Sie bei jedem davon.
| Schritt | Was passiert | Was Sie dadurch sparen |
|---|---|---|
| 1. Einreichen | Mitarbeitende fotografieren den Beleg mit dem Smartphone oder laden ihn im Web hoch; Factorial liest ihn aus und füllt die Ausgabe zur Kontrolle aus. Kilometergeld und Verpflegungspauschalen nutzen die Sätze Ihres Unternehmens. Zahlungen mit der Factorial-Karte werden automatisch zu Ausgaben. | Kein Papier, kein Abtippen, keine Tabellen. |
| 2. Prüfen | Ausgabenprüfungen kontrollieren jede Ausgabe anhand Ihrer Ausgabenrichtlinie, sobald die nötigen Angaben vorliegen, und lesen den Beleg auf Auffälligkeiten wie fehlende Umsatzsteuer oder Summen, die nicht stimmen. Mitarbeitende sehen vor dem Absenden, was sie korrigieren müssen. | Weniger manuelle Belegprüfung. |
| 3. Genehmigen | Ihr Genehmigungsablauf leitet jede Ausgabe an die richtige Person weiter, nach Betrag, Team, Kategorie oder einer beliebigen Regel. Richtlinienkonforme Ausgaben können automatisch genehmigt werden. Genehmigende erhalten die Anfrage in ihrem Posteingang und entscheiden im Web oder in der mobilen App. | Weniger Nachfragen. Ausgaben, die nichts erfordern, müssen nicht warten. |
| 4. Erstatten | Über die Gehaltsabrechnung, eine SEPA-Zahlungsdatei oder manuell als bezahlt markiert (je nach Tarif). Bei Erstattung über die Gehaltsabrechnung werden genehmigte Ausgaben der Abrechnung hinzugefügt, jeweils unter der Lohnart, die Sie mit der Kategorie verknüpft haben. | Mit der Gehaltsabrechnung entfällt eine separate Banküberweisung pro Person. |
| 5. Auswerten | Ausgaben nach Person, Team, Kategorie, Projekt oder Budget, bereit zum Export. Budgets zeigen, was noch übrig ist, sobald Ausgaben eingehen. | Sie wissen, was Sie ausgegeben haben, solange es aktuell ist. |
| 6. Synchronisieren | Genehmigte Ausgaben gelangen mit Kategorie, Buchungskonto, Steuern und Beleg in Ihre Buchhaltung und können an Ihre Buchhaltungssoftware übertragen werden. | Weniger Abstimmung am Monatsende. |
One bei jedem Schritt: Mitarbeitende können One bitten, aus einem Beleg oder einer Fahrt eine Ausgabe zu erstellen, Prüfende können One bitten, Ausgaben zu genehmigen, und Admins richten den Genehmigungsablauf und die Ausgabenprüfungen ein, indem sie diese mit eigenen Worten beschreiben.
Erste Schritte (Admins)
- Fügen Sie die Personen hinzu, die Ausgaben nutzen werden. Siehe Wie füge ich Personen zu Ausgaben hinzu?
- Legen Sie fest, welche Ausgabentypen Sie erstatten. Siehe Wie lege ich fest, welche Arten von Ausgaben Mitarbeitende erstellen können?
- Richten Sie Kilometergeld- und Verpflegungspauschalen ein, falls Sie diese nutzen. Siehe Wie richte ich Kilometergeld- und Verpflegungspauschalen ein?
- Richten Sie Ihren Genehmigungsablauf mit One ein. Siehe Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?
- Sehen Sie sich die vorgefertigten Ausgabenprüfungen an und fügen Sie eigene Regeln hinzu. Siehe Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie?
- Verknüpfen Sie Kategorien mit Ihren Buchungskonten. Siehe Wie richte ich Ausgabenkategorien und Unterkategorien ein?
- Wenn Sie über die Gehaltsabrechnung erstatten, verknüpfen Sie jede Kategorie mit einer Lohnart. Siehe Wie richte ich ein, wie Ausgaben auf der Gehaltsabrechnung erscheinen?
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Beginnen Sie mit den Standardeinstellungen und passen Sie diese nach dem ersten Monat an: Die vorgefertigten Ausgabenprüfungen und ein einfacher Genehmigungsablauf decken die Anforderungen der meisten Unternehmen ab.
- Bitten Sie Mitarbeitende, die mobile App zu installieren, damit sie einen Beleg im Moment der Zahlung einreichen können.
- Siehe auch: Glossar zu Ausgaben · Wie erstelle ich eine Ausgabe? · FAQ zu Ausgaben für HR und Gehaltsabrechnung
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ich sehe Ausgaben nicht in der Seitenleiste.
Möglicherweise ist Ausgaben nicht in Ihrem Tarif enthalten, oder Sie haben noch keinen Zugriff. Wenden Sie sich an Ihren Admin.
Ich sehe Meine Ausgaben, aber keine Schaltfläche Neue Ausgabe.
Sie wurden noch nicht zu Ausgaben hinzugefügt. Bitten Sie Ihren Admin, Sie hinzuzufügen. Siehe Wie füge ich Personen zu Ausgaben hinzu?
FAQ
1. Brauche ich Factorial-Karten, um Ausgaben zu nutzen?
Nein. Ausgaben funktioniert mit privat ausgelegten Ausgaben, Kilometergeld und Verpflegungspauschalen. Factorial-Karten sind physische und virtuelle Firmenkarten, deren Zahlungen automatisch zu Ausgaben werden. So müssen Mitarbeitende nichts aus eigener Tasche vorstrecken, und Sie sehen die Ausgaben sofort. Siehe Was sind Factorial-Karten und warum sollte ich sie für Unternehmensausgaben nutzen?
2. Können Mitarbeitende Ausgaben über das Smartphone einreichen?
Ja, über die mobile Factorial-App.
3. Wie werden Mitarbeitende erstattet?
Über die Gehaltsabrechnung, mit einer SEPA-Zahlungsdatei oder mit Als bezahlt markieren, sobald Sie auf anderem Weg gezahlt haben (je nach Tarif).
4. Muss ich One nutzen?
Mitarbeitende und Genehmigende können in Ausgaben alles ohne One erledigen. Admins richten den Genehmigungsablauf und die Ausgabenprüfungen im Chat mit One ein; die übrigen Einstellungen werden manuell geändert.
5. Wem hilft Ausgaben?
Mitarbeitende reichen eine Ausgabe mit wenigen Fingertipps ein, sehen jederzeit ihren Status und werden erstattet, ohne jemandem hinterherlaufen zu müssen. Genehmigende erhalten nur die Ausgaben, die sie betreffen, mit Beleg, Richtlinienergebnis und Kommentaren an einem Ort, im Web oder auf dem Smartphone. Finanzteams erhalten einen zentralen Ort für alle Ausgaben, Kartenzahlungen und Belege, mit automatisch angewendeten Regeln sowie Exporten und Buchhaltung, die zum Monatsende bereit sind. HR- und Gehaltsabrechnungsteams erstatten genehmigte Ausgaben über die Gehaltsabrechnung, jeweils unter der passenden Lohnart, und rechnen die Ausgaben ausscheidender Mitarbeitender vor deren letztem Arbeitstag ab. Siehe FAQ zu Ausgaben für HR und Gehaltsabrechnung und Was passiert mit Ausgaben, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt?
6. Wo finde ich Ausgaben?
Das hängt von Ihrer Rolle und Ihren Berechtigungen ab. Mitarbeitende gehen zu Meine Ausgaben > Meine Ausgaben, um Ausgaben zu erstellen und zu verfolgen, und zu Meine Ausgaben > Meine Karten für eine Factorial-Karte; in der mobilen App öffnen sie Ausgaben. Finanzteams und Admins gehen zu Ausgaben > Mitarbeiterausgaben, um die Ausgaben aller Personen, Gruppen, Berichte und Budgets zu sehen und zu verwalten. Admins richten Ausgaben unter Einstellungen > Ausgaben ein.
7. Kann ich Ausgaben aus einem anderen Tool importieren?
Nein. Ausgaben bietet keinen Import für frühere Ausgaben aus einem anderen Tool oder einer Tabelle. Ab dem Tag, an dem Sie beginnen, erstellen Mitarbeitende ihre Ausgaben in Factorial aus einem Beleg, im Web oder in der mobilen App, oder indem sie Belege an One senden. Siehe Wie erstelle ich eine Ausgabe?.