Was ist Navision?
Microsoft Dynamics NAV (Navision) ist ein lokal installiertes ERP-System mit Schwerpunkt auf Finanz-, Buchhaltungs- und Betriebsmanagement, das vor allem von kleinen und mittelständischen Unternehmen eingesetzt wird.
Wichtigste Vorteile der Integration
- Vermeidung doppelter Mitarbeiterdateneingabe zwischen Personalabteilung und ERP-System
- Strukturierte Synchronisierung von Vertrags- und Organisationsdaten
- Reduzierung von Fehlern bei der Erstellung und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten
- Solide Grundlage für die Automatisierung von Lohn- und Buchhaltungsprozessen
Hauptfunktionen
- Mitarbeitererstellung von Factorial zu Navision.
- Synchronisierung persönlicher Daten.
- Kontrollierte Aktualisierungen von Mitarbeiteränderungen.
- Synchronisierung von Projekten und Zeiterfassungsdatensätzen.
- Synchronisierung der Mitarbeiterausgaben.
Factorial ↔ Navision — Feldzuordnung (Single Source of Truth)
| Factorial | Factorial | Navision / BC Field | Synchronisiert | Anmerkungen |
|---|---|---|---|---|
| Mitarbeiter | Mitarbeiter-ID | Mitarbeiternummer | ✅ Ja | Eindeutige Mitarbeiterkennung |
| Mitarbeiter | Vorname | Vorname | ✅ Ja | |
| Mitarbeiter | Nachname | Nachname | ✅ Ja | |
| Mitarbeiter | ✅ Ja | |||
| Mitarbeiter | Berufsbezeichnung | — | ❌ Nein | Kein entsprechendes Feld in der Standardversion von Navision. |
| Mitarbeiter | Manager-ID | — | ❌ Nein | Hierarchie wird nicht unterstützt |
| Mitarbeiter | Einstellungsdatum | — | ❌ Nein | Das Feld existiert nicht in Navision. |
| Mitarbeiter | Beendigungsdatum | — | ❌ Nein | Das Feld existiert nicht in Navision. |
| Mitarbeiter | Arbeitsplatz | Dimension | ⚠️ Optional | Kundenspezifisch über Dimensionen |
| Projekte | Projekt-ID | Auftragsnummer | ✅ Ja | Hauptprojektreferenz |
| Projekte | Projektname | Beschreibung | ✅ Ja | |
| Projekte | Projektbeschreibung | Beschreibung | ⚠️ Optional | Kann der Beschreibung hinzugefügt werden |
| Projekte | Projektstatus | Status | ⚠️ Optional | Kartierung: Offen / Abgeschlossen |
| Projekte | Projektmanager | — | ❌ Nein | Nicht unterstützt |
| Projekte | Startdatum | — | ❌ Nein | Feld nicht verfügbar |
| Projekte | Enddatum | — | ❌ Nein | Feld nicht verfügbar |
| Teilprojekte / Aufgaben | Unterprojekt-ID | Arbeitsaufgabe Nr. | ✅ Ja | Aufgabenbezogene Zuordnung |
| Teilprojekte / Aufgaben | Unterprojektname | Beschreibung | ✅ Ja | |
| Teilprojekte / Aufgaben | Teilprojektstatus | Status | ⚠️ Optional | Offen / Abgeschlossen |
| Teilprojekte / Aufgaben | Startdatum | — | ❌ Nein | Das Feld existiert nicht. |
| Teilprojekte / Aufgaben | Enddatum | — | ❌ Nein | Das Feld existiert nicht. |
| Zeiterfassung | Zeitdatensatz-ID | Dokumentennummer | ✅ Ja | Eindeutige Zeiteintragsreferenz |
| Zeiterfassung | Mitarbeiter-ID | Mitarbeiternummer | ✅ Ja | |
| Zeiterfassung | Projekt-ID | Auftragsnummer | ✅ Ja | |
| Zeiterfassung | Unterprojekt-ID | Arbeitsaufgabe Nr. | ✅ Ja | |
| Zeiterfassung | Datum | Veröffentlichungsdatum | ✅ Ja | Arbeitsdatum |
| Zeiterfassung | Std. | Menge | ✅ Ja | Dezimalformat |
| Zeiterfassung | Genehmigungsstatus | — | ⚠️ Nur Filter | Nur genehmigte Datensätze werden synchronisiert. |
| Zeiterfassung | Kommentare | Beschreibung | ⚠️ Optional | Kann angehängt werden |
| Zeiterfassung | task_id | — | ❌ Nein | Nicht über die API zugänglich. |
| Kosten | Kosten-ID | Dokumentennummer | ✅ Ja | Ausgabenreferenz |
| Kosten | Mitarbeiter-ID | Mitarbeiternummer | ✅ Ja | |
| Kosten | Ausgabendatum | Veröffentlichungsdatum | ✅ Ja | |
| Kosten | Menge | Menge | ✅ Ja | Eingesendet in Cent (konfigurierbar) |
| Kosten | Währung | Währungscode | ⚠️ Optional | Hängt von der BC-Konfiguration ab. |
| Kosten | Kategorie | Sachkonto | ⚠️ Optional | Kundendefinierte Zuordnung |
| Kosten | Beschreibung | Beschreibung | ⚠️ Optional | |
| Kosten | Projekt-ID | Auftragsnummer | ⚠️ Optional | Nur wenn Projektausgaben aktiviert sind |
| Kosten | Quittung | — | ❌ Nein | Anhänge nicht synchronisiert |
| Kosten | Genehmigungsstatus | — | ⚠️ Nur Filter | Nur genehmigte Ausgaben werden synchronisiert. |
Wichtige Überlegungen
Mastersystem
Navision gilt als das Mastersystem für:
- Buchhaltungsstrukturen.
- Kostenstellen.
- Finanzielle Dimensionen.
Factorial ist das Mastersystem für:
- Personalprofildaten.
- Interne Organisationsstruktur.
Webdienste
Die Integration nutzt SOAP/ODATA-Webdienste. Wenn diese Dienste nicht aktiv oder korrekt veröffentlicht sind, funktioniert die Synchronisierung nicht.
Tabellenberechtigungen
Der technische Benutzer muss über CRUD-Berechtigungen (Erstellen, Lesen, Aktualisieren, Löschen) für folgende Systeme verfügen:
- Mitarbeiter (Tabelle 5200)
- Vertrag / Beschäftigung
- Abmessungen
- Kostenstellen
Wertnormalisierung
Viele Felder verwenden Dropdown-Listen (Abmessungen, Vertragsarten, Abteilungen) . Die Werte müssen in Navision bereits vorhanden sein, um Synchronisierungsfehler zu vermeiden.
Technische Voraussetzungen
Zur Konfiguration der Integration ist Folgendes erforderlich:
- Mindestens unterstützte Version: Navision 2015 oder höher.
- Zugriff auf Navision-Webdienste.
-
Technischer Benutzer mit Berechtigungen für die erforderlichen Tabellen :
- Datensätze erstellen
- Datensätze bearbeiten
- Datensätze löschen
Diese Berechtigungen müssen auf alle Tabellen angewendet werden, die an der Synchronisierung von Mitarbeitern, Verträgen und Organisationsstrukturen beteiligt sind.
Implementierungszeitplan
Erste Implementierung: ca. 3 Wochen
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
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Wer ist Illusion Studio?
Illusion Studio ist unser Partner, der für die Entwicklung des Navision– Factorial Konnektors verantwortlich ist.
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Entstehen durch die Integration Kosten?
Ja. Es beinhaltet eine einmalige Einrichtungsgebühr sowie eine monatliche Gebühr für Wartung und Service. Für weitere Informationen können Sie ein Angebot von Ihrem Factorial Kundenbetreuer anfordern.
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Ist die Integration bidirektional?
Ja, aber mit Systemhierarchie: Manche Felder fließen nur von Factorial zu Navision, andere umgekehrt.
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Was passiert, wenn ein Wert in Navision nicht existiert?
Die Synchronisierung schlägt fehl, und der Wert muss zuvor in den Stammdatentabellen angelegt werden (z. B. Kostenstelle oder Vertragsart).
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Ist Navision 2015 verpflichtend?
Ja. Es handelt sich um die minimal unterstützte Version, um die Unterstützung von Standard-Webdiensten zu gewährleisten.
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Wie lange dauert eine typische Implementierung?
Ungefähr 3 Wochen.
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Wo kann ich ein Problem mit der Integration melden?
Etwaige Probleme im Zusammenhang mit der Integration müssen zunächst per E-Mail an den Partner Illusion Studio gemeldet werden.
Jorgi Pons: jorgi.pons@illusionstudio.es oder Annelize Ferreira De Oliveira: annelize.ferreira@illusionstudio.es