Die Richtlinien zur Zeiterfassung umfassen einen Zeitstrahl, der einen klaren Überblick darüber gibt, welche Richtlinie auf jeden Zeitraum angewendet wurde. Das bedeutet, dass vergangene Stundenzettel nicht mehr geändert werden, wenn Sie einen Mitarbeitenden in eine andere Richtlinie verschieben oder eine bestehende Richtlinie bearbeiten.
Mit dem Zeitstrahl können Sie Richtlinienänderungen planen oder rückdatieren, während Sie Ihre Zeiterfassungshistorie konsistent und einfacher zu prüfen halten.
Überblick
Der Zeitstrahl zeichnet Änderungen an den Richtlinien zur Zeiterfassung basierend auf ihrem Wirksamkeitsdatum auf.
Sie können:
- Eine Richtlinienänderung für ein zukünftiges Datum planen.
- Eine Richtlinienänderung um bis zu 24 Monate rückdatieren.
- Sehen, welche Richtlinie während eines bestimmten Zeitraums galt.
- Ausstehende Richtlinienänderungen überprüfen, bevor sie wirksam werden.
- Vergangene Stundenzettel unverändert lassen, nachdem eine Richtlinie aktualisiert wurde oder ein Mitarbeitender in eine andere Richtlinie verschoben wurde.
- Richtlinienänderungen im Aktivitätsprotokoll verfolgen.
Dies gilt sowohl, wenn Sie Mitarbeitende zwischen Richtlinien verschieben als auch, wenn Sie eine bestehende Richtlinie bearbeiten.
Wann und warum es verwendet werden sollte
- Verwenden Sie den Zeitstrahl, wann immer Sie eine Richtlinie zur Zeiterfassung ändern müssen, ohne die Historie zu verlieren, wie frühere Zeiträume berechnet wurden.
- Wenn beispielsweise ein Mitarbeitender am 1. Oktober zu einer anderen Arbeitszeitregelung wechselt, können Sie den 1. Oktober als Wirksamkeitsdatum festlegen. Ihre vorherigen Zeiträume bleiben gemäß der Richtlinie berechnet, die zu diesem Zeitpunkt galt, während Zeiträume ab dem 1. Oktober die neue Richtlinie verwenden.
- Dies hilft, eine zuverlässige Prüfspur aufrechtzuerhalten und zu verhindern, dass zuvor genehmigte oder bezahlte Stunden unerwartet geändert werden.
Wie es funktioniert
Richtlinienänderung planen
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
- Gehen Sie zu Zeiterfassung
- Öffnen Sie die relevante Richtlinie
- Wählen Sie den Mitarbeitenden aus, den Sie ändern möchten
- Setzen Sie das Wirksamkeitsdatum der Änderung
- Standardmäßig ist das Wirksamkeitsdatum heute
- Wählen Sie ein zukünftiges Datum, um die Änderung zu planen
- Wählen Sie ein vergangenes Datum, um die Änderung rückwirkend anzuwenden
- Wenn Sie ein vergangenes Datum auswählen, überprüfen Sie die Warnung, die anzeigt, welche Zeiträume und Berechnungen betroffen sind
- Bestätigen Sie die Änderung
- Bis zum Wirksamkeitsdatum wird die ausstehende Änderung auf beiden Richtlinien angezeigt:
- Ein Uhren-Abzeichen erscheint auf der aktuellen Richtlinie
- Eine gedämpfte Zeile erscheint auf der Zielrichtlinie
- Wenn das Wirksamkeitsdatum erreicht ist, wird die neue Richtlinie automatisch ab diesem Datum angewendet
Richtlinienänderung rückdatieren
Sie können eine Richtlinienänderung um bis zu 24 Monate rückdatieren.
- Öffnen Sie die relevante Richtlinienzuweisung
- Wählen Sie das Datum aus, an dem die neue Richtlinie hätte beginnen sollen
- Überprüfen Sie die Warnung, die anzeigt, was neu berechnet wird
- Bestätigen Sie die Änderung erst, nachdem Sie die betroffenen Zeiträume überprüft haben
- Die Zeiträume vor dem Wirksamkeitsdatum bleiben der Richtlinie zugeordnet, die zu diesem Zeitpunkt galt
Stundenzettel anzeigen, die von mehreren Richtlinien betroffen sind
Wenn ein Stundenzettelzeitraum mehr als eine Richtlinie abdeckt:
- Öffnen Sie den relevanten Stundenzettelzeitraum
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü für Richtlinien, um die Richtlinie auszuwählen, die Sie anzeigen möchten
- Überprüfen Sie die Stundenzettelberechnungen für diese Richtlinie
- Überprüfen Sie das Banner, das im Stundenzettel angezeigt wird, um Zeiträume zu identifizieren, die aufgrund einer Richtlinienänderung anders berechnet wurden
Wenn ein vergangener Stundenzettel sich geändert hat, nachdem ich eine Richtlinie rückdatiert habe, überprüfen Sie das Wirksamkeitsdatum der Richtlinienänderung. Wenn eine Änderung rückdatiert wird, können Zeiträume ab diesem Datum neu berechnet werden. Überprüfen Sie die Warnung, die vor der Bestätigung der Änderung angezeigt wird, um zu verstehen, welche Zeiträume betroffen sind.
Wenn Sie die Richtlinie, die auf einen historischen Zeitraum angewendet werden sollte, nicht finden können, überprüfen Sie das Dropdown-Menü für Richtlinien im betroffenen Stundenzettelzeitraum. Wenn der Zeitraum mehrere Richtlinien umfasst, können Sie die relevante Richtlinie auswählen, um ihre Berechnungen anzuzeigen.
Wenn eine Richtlinienänderung als ausstehend angezeigt wird, überprüfen Sie das Uhren-Abzeichen auf der aktuellen Richtlinie und die gedämpfte Zeile auf der Zielrichtlinie, um die geplante Änderung zu bestätigen. Eine ausstehende Änderung hat ein zukünftiges Wirksamkeitsdatum.
Der Zeitstrahl schützt die Historie ab dem Datum, an dem Ihr Unternehmen für diese Funktion aktiviert ist. Er stellt keine historischen Daten wieder her, die vor der Aktivierung überschrieben wurden. Wenn Sie glauben, dass historische Daten vor der Aktivierung betroffen waren, kontaktieren Sie Factorial Support für Unterstützung.
Tipps und bewährte Praktiken
- Verwenden Sie das tatsächliche Wirksamkeitsdatum. Dies hält die Richtlinienhistorie im Einklang mit dem Zeitpunkt, an dem die Änderung tatsächlich wirksam wurde.
- Überprüfen Sie Warnungen vor dem Rückdatieren. Eine rückblickende Änderung kann Zeiträume ab dem ausgewählten Datum neu berechnen.
- Planen Sie Änderungen im Voraus. Verwenden Sie ein zukünftiges Wirksamkeitsdatum, wenn Sie bereits wissen, wann sich die Richtlinie eines Mitarbeitenden ändern sollte.
- Überprüfen Sie den Zeitstrahl bei der Überprüfung historischer Stunden. Er zeigt an, welche Richtlinie während jedes Zeitraums galt.
- Verwenden Sie das Aktivitätsprotokoll zur Prüfung. Richtlinienänderungen werden aufgezeichnet, sodass Sie überprüfen können, wann Änderungen vorgenommen wurden.
- Denken Sie daran, dass das Bearbeiten einer Richtlinie auch ihren Zeitstrahl beeinflusst. Änderungen an einer bestehenden Richtlinie werden auf die gleiche Weise aufgezeichnet wie das Verschieben von Mitarbeitenden zwischen Richtlinien.
FAQ
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Schützt der Zeitstrahl Stundenzettel davor, sich nach einer Richtlinienänderung zu ändern?
Ja. Ab dem Datum, an dem Ihr Unternehmen für den Zeitstrahl aktiviert wird, wird jede Richtlinienänderung aufgezeichnet und vergangene Zeiträume bleiben gemäß der Richtlinie berechnet, die auf sie angewendet wurde.
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Kann ich eine Richtlinienänderung für die Zukunft planen?
Ja. Setzen Sie ein zukünftiges Wirksamkeitsdatum, um die Änderung zu planen. Die neue Richtlinie wird ab diesem Datum angewendet.
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Kann ich eine Richtlinienänderung rückdatieren?
Ja. Sie können eine Änderung um bis zu 24 Monate rückdatieren. Factorial zeigt eine Warnung an, bevor Sie die Änderung bestätigen, sodass Sie überprüfen können, was neu berechnet wird.
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Gilt der Zeitstrahl nur beim Verschieben von Mitarbeitenden zwischen Richtlinien?
Nein. Änderungen, die durch das Bearbeiten einer bestehenden Richtlinie zur Zeiterfassung vorgenommen werden, werden ebenfalls im Zeitstrahl aufgezeichnet.
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Kann ich sehen, welche Richtlinie auf einen bestimmten Zeitraum angewendet wurde?
Ja. Wenn ein Stundenzettelzeitraum mehrere Richtlinien umfasst, verwenden Sie das Dropdown-Menü für Richtlinien, um die Berechnungen für jede Richtlinie anzuzeigen. Ein Banner zeigt auch an, wann Tage im Zeitraum anders berechnet wurden.
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Werden Richtlinienänderungen im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet?
Ja. Richtlinienänderungen werden im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet, was einen Nachweis über Änderungen zu Prüfungszwecken bietet.
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Stellt der Zeitstrahl die Historie wieder her, die vor der Aktivierung geändert wurde?
Nein. Der Zeitstrahl schützt die Historie ab dem Datum, an dem Ihr Unternehmen aktiviert wird. Er stellt keine historischen Daten wieder her, die bereits vor der Aktivierung überschrieben wurden.
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Muss ich den Zeitstrahl manuell aktivieren?
Nein. Die Funktionalität wird automatisch in Chargen an Kunden der Zeiterfassung ausgerollt. Es gibt nichts, was Sie tun müssen.