Was ist das Job-Katalog?

Der Job-Katalog ist die Struktur, in der du alle Rollen in deinem Unternehmen definierst.

Die Hierarchie funktioniert folgendermaßen:

1. Familie – Die breiteste Kategorie (z.B. Marketing, Technik, Personalwesen)
2. Funktion – Ein spezifischer Bereich innerhalb einer Familie (Personalwesen → Talent Operations, Rekrutierung…)
3. Rolle – Die Position selbst (z.B. Software-Ingenieur/in)
4. Ebene – Die Seniorität oder Progression innerhalb einer Rolle (z.B. Junior, Senior)

Diese Struktur hilft, deine Organisation klar, skalierbar und konsistent zu halten.

Über die Strukturierung von Rollen hinaus ermöglicht der Job-Katalog dir:

• Definiere Gehaltsbandbreiten pro Rolle und Ebene
• Konfiguriere Arbeitsbedingungen
• Weise Kompetenzen und Erwartungen zu
• Strukturiere Karrierefortschritte

Diese Informationen werden in Factorial wiederverwendet und sind besonders wichtig, wenn:

• Ein Stellenangebot erstellt wird
• Ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird
• Die Beförderungen verwaltet werden
• Mitarbeiter nach Rolle, Ebene oder Abteilung gefiltert werden

Der Job-Katalog hilft dir, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Konsistenz sicherzustellen, während dein Unternehmen wächst.

Navigation im Job-Baum

Der Job-Katalog-Baum hilft dir, Rollen, Funktionen und Ebenen in deiner Organisation zu erkunden und zu verwalten. Er ist so gestaltet, dass es einfach ist, spezifische Knoten zu finden und schnell zu handeln, selbst innerhalb großer und komplexer Strukturen.

• Einfach navigieren: Der Baum unterstützt sowohl Maus- als auch Tastaturinteraktionen, sodass du effizient durch Knoten navigieren kannst. Verbesserte Reaktionsfähigkeit und intuitive Steuerungen erleichtern das Erkunden und Verwalten selbst großer organisatorischer Hierarchien.
• Finde, was du schneller brauchst: Verwende das Suchfeld innerhalb des Baums, um schnell spezifische Rollen, Funktionen oder Ebenen zu finden. Während du tippst, erscheinen übereinstimmende Knoten mit klaren Bezeichnungen, was es einfacher macht, zwischen Elementen mit ähnlichen oder identischen Namen zu unterscheiden.
• Verstehe die Ergebnisse auf einen Blick: Suchergebnisse bieten zusätzlichen Kontext, um dir zu helfen, den richtigen Knoten zu identifizieren, ohne den gesamten Baum manuell durchsuchen zu müssen. Dies reduziert Verwirrung und hilft, Navigationsfehler beim Arbeiten mit wiederholten Namen zu vermeiden.
• Handel direkt aus dem Baum: Sobald du den richtigen Knoten gefunden hast, kannst du sofort Aktionen wie Verschieben oder Löschen durchführen oder weiter in die Struktur navigieren. Steuerungen und Aktionsschaltflächen sind so platziert, dass sie einen reibungslosen Übergang vom Finden zum Handeln unterstützen.

Wo finde ich den Job-Katalog?

1. In deiner Seitenleiste klicke auf Organisation
2. Klicke auf Rollen

Du kannst den Katalog auf zwei Arten erkunden:

• Baumansicht
  Zeigt die gesamte Hierarchie (Familie → Funktion → Rolle → Ebene)
   
• Detaillierte Ansicht
  Klicke auf ein beliebiges Element, um seine Informationen zu sehen und zu bearbeiten.
  Verwende den Baum, um die Struktur zu verstehen.
  Verwende die detaillierte Ansicht, um spezifische Elemente zu konfigurieren.

Wie importiere ich meinen bestehenden Job-Katalog?

Wenn du bereits deine Rollen in Excel definiert hast, kannst du sie mit dem Job-Katalog-Importer in Factorial importieren. Um die Rollen des Job-Katalogs aus einer Tabelle importieren zu können, dürfen keine Rollen mit Verträgen im System verknüpft sein.

Die Struktur verstehen

Der Job-Katalog hat 4 Ebenen:

1. Familie (z.B. Marketing, Technik, Personalwesen)
2. Funktion
3. Rolle
4. Ebene

Das System liest deine Datei von oben nach unten, daher muss jede Ebene vor der darunter liegenden erstellt werden.

Denke daran, wie das Bauen eines Baumes:

• Zuerst der Stamm (Familie)
• Dann die Äste (Funktion)
• Dann kleinere Äste (Rolle)
• Schließlich die Blätter (Ebenen)

Wenn eine höhere Ebene noch nicht existiert, schlägt der Import fehl.

Wie formatiere ich meine Excel-Datei?

Deine Datei muss eine Spalte pro Ebene enthalten:

Beim Hinzufügen einer neuen Struktur musst du jede Ebene Schritt für Schritt definieren.

Beachte, wie:

• Die erste Zeile definiert nur Ebene 1
• Die nächste Zeile definiert Ebene 1 + Ebene 2
• Dann Ebene 1 + Ebene 2 + Ebene 3
• Schließlich die Rolle (Ebene 4)

Dies stellt sicher, dass das System die Hierarchie korrekt aufbaut.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

• Ebene überspringen
• Selbst wenn du nur eine Rolle benötigst, musst du dennoch alle vorherigen Ebenen in separaten Zeilen definieren.
• Falsche Reihenfolge
• Höhere Ebenen müssen immer über niedrigeren Ebenen erscheinen.
• Fehlende Währung für Gehälter
• Wenn du Gehaltsinformationen angibst, musst du eine Währung definieren.
• Ändern der Spaltennamen
• Ändere die Vorlage-Header nicht.

Wie importiere ich die Datei?

1. Gehe zu Organisation > Jobs
2. Klicke auf Importieren
3. Lade deine ausgefüllte Excel-Datei hoch
4. Überprüfe die Vorschau
5. Bestätige den Import

Wie erstelle ich eine neue Rolle?

Um eine neue Rolle zu erstellen:

1. Gehe zu Organisation > Rollen
2. Navigiere zur richtigen Funktion
3. Klicke auf die Kategorie, in der du eine neue Rolle hinzufügen möchtest
4. Gehe zu den Details
5. Klicke auf eine Funktion
6. + neue Rolle 
7. Fülle die Informationen zur Rolle aus
8. Speichern

Eine Rolle muss immer zu einer Funktion gehören.

Wie verschiebe ich Elemente in der Struktur?

Du kannst deinen Katalog jederzeit reorganisieren.

Rollen in eine andere Funktion verschieben

1. Öffne die Rolle
2. Ändere ihre übergeordnete Funktion
3. Speichern

Die Baumansicht aktualisiert sich automatisch.

Job-Katalog mit One einrichten und bearbeiten

Du kannst One, den KI-Agenten von Factorial, bitten, deinen Job-Katalog in großen Mengen zu erstellen und zu bearbeiten. Beschreibe, was du benötigst, in deinen eigenen Worten, mit oder ohne Datei.

1. Gehe zu Organisation > Rollen
2. Öffne One
3. Beschreibe die Änderung, die du vornehmen möchtest. Wenn du möchtest, hänge eine Datei an, z.B. die Tabelle mit deinen Mitarbeitenden
4. Überprüfe die Änderungen, die One vorschlägt
5. Bestätige, um sie anzuwenden

Die Tabelle aktualisiert sich mit dem Ergebnis.

Was du One fragen kannst

• Baue den Katalog aus deiner eigenen Tabelle auf: Teile deine Personendatei und bitte One, den Katalog zu erstellen. One liest die Jobtitel, selbst wenn der gleiche Job auf unterschiedliche Weise geschrieben ist (zum Beispiel „CRA II“ und „Sr. Clinical Research Associate“) und schlägt Familien, Funktionen, Rollen und Ebenen vor, die du bestätigen kannst.
• Erstelle ein ganzes Gebiet auf einmal: zum Beispiel „Erstelle eine Familie für Kundenerfahrungen mit einer Funktion für Kundenerfolg und drei Rollen, jede mit Junior-, Mid- und Senior-Ebenen“. One erstellt die Familie, die Funktion, die 3 Rollen und ihre 9 Ebenen auf einmal.
• Füge Gehaltsbandbreiten in großen Mengen hinzu: zum Beispiel „Füge Gehaltsbandbreiten zu jeder Ebene im Bereich Klinische Operationen hinzu: Junior 35.000–45.000 €, Mid 45.000–60.000 €, Senior 60.000–80.000 €“. Alle Bandbreiten werden mit einer Bestätigung gespeichert.
• Verschiebe in großen Mengen: verschiebe eine oder mehrere Funktionen oder Rollen in eine andere Familie. Ihre Ebenen, Gehaltsbandbreiten und zugewiesenen Mitarbeitenden werden mit ihnen verschoben.
• Lösche in großen Mengen: entferne mehrere Rollen oder Funktionen mit einer Genehmigung. Vor dem Löschen listet One alles auf, was damit entfernt wird.

Wie weise ich Jobs Mitarbeitenden zu?

Rollen und Ebenen werden über den Vertrag des/der Mitarbeitenden zugewiesen.

1. Öffne das Mitarbeiterprofil
2. Gehe zu Vereinbarungen
3. Wähle Neue Bedingungen oder Bedingungen bearbeiten
4. Wähle die Rolle
5. Wähle die Ebene
6. Speichern

Kompetenzen

Was sind Kompetenzen?

Kompetenzen definieren die Fähigkeiten, Kenntnisse und Verhaltensweisen, die für einen Job erwartet werden (wie Führung oder Projektmanagement)

Sie helfen, die Erwartungen über ähnliche Rollen hinweg zu standardisieren.

Wenn du das Leistungsmodul nicht hast, siehst du eine Upsell-Nachricht, in der du mehr Informationen über die Funktion erhalten kannst.

 

Wie Kompetenzen in der Hierarchie funktionieren

Kompetenzen werden von oben nach unten vererbt:

Unternehmen → Familie → Funktion → Rolle → Ebene

Das bedeutet:

• Wenn eine Kompetenz auf der Familieebene zugewiesen wird, erbt alles darunter sie.
• Wenn sie auf der Rollebene zugewiesen wird, erben nur diese Rolle und ihre Ebenen sie.
• Du kannst auf niedrigeren Ebenen spezifischer sein, wenn nötig.

Die Vererbung sorgt für Konsistenz und ermöglicht gleichzeitig Flexibilität.

Wie weise ich Kompetenzen zu?

1. Gehe zu Organisation > Jobs
2. Öffne die Ebene, in der du sie zuweisen möchtest (Familie, Funktion, Rolle oder Ebene)
3. Navigiere zum Abschnitt Kompetenzen
4. Füge die relevanten Kompetenzen hinzu
5. Speichern

Wenn du eine Kompetenz auf einer höheren Ebene (z.B. Familie) zuweist, wird sie automatisch auf alles darunter angewendet.

Wie weise ich Kompetenzebenen zu?

Sobald Kompetenzen zugewiesen sind, kannst du das erwartete Fähigkeitsniveau definieren.

1. Öffne die relevante Rolle oder Ebene
2. Gehe zum Abschnitt Kompetenzen
3. Wähle das erwartete Niveau für jede Kompetenz (z.B. Grundlegend, Mittel, Fortgeschritten)
4. Speichern

Die Definition von Kompetenzebenen hilft, Erwartungen zu klären und macht Leistungsbewertungen konsistenter.

Arbeitsbedingungen

Was sind Arbeitsbedingungen?

Arbeitsbedingungen sind gemeinsame vertragliche Einstellungen, die für mehrere Jobs gelten.

Sie repräsentieren:

• Arbeitsvereinbarungen
• Unternehmensspezifische Richtlinien
• Standardvertragsbedingungen

Sie können je nach Arbeitsplatz variieren.

Anstatt diese Details jedes Mal manuell zu konfigurieren, definierst du sie einmal im Job-Katalog.

Sobald sie eingerichtet sind, werden sie automatisch angewendet, wenn:

• Ein Stellenangebot erstellt wird
• Ein neuer Vertrag generiert wird
• Die Beförderungen verwaltet werden

Dies sorgt für Konsistenz, reduziert manuelle Arbeit und hilft, Fehler zu vermeiden.

Wie Arbeitsbedingungen strukturiert sind

Arbeitsbedingungen können auf verschiedenen Ebenen der Hierarchie definiert werden.

Da Vererbung gilt:

• Wenn sie auf der Familieebene definiert sind, erben alle Funktionen, Rollen und Ebenen sie.
• Wenn sie auf der Rollebene definiert sind, erben nur ihre Ebenen sie.
• Du kannst sie auf einer niedrigeren Ebene überschreiben, wenn nötig.

Wie sie in Verträgen angewendet werden

Bei der Erstellung eines Vertrags:

1. Wähle die Rolle
2. Wähle die Ebene

Das System schlägt automatisch die Arbeitsbedingungen vor, die mit dieser Ebene verknüpft sind.

Du kannst sie überprüfen und anpassen, bevor du den Vertrag finalisierst.

Dies sorgt für Konsistenz und ermöglicht gleichzeitig Flexibilität, wenn nötig.