Dieser Artikel richtet sich an: Mitarbeitende, genehmigende Personen und Finanzteams.
In einer anderen Währung bezahlt? Erfassen Sie den Beleg unverändert, und Factorial rechnet ihn für Sie zum Wechselkurs des Belegdatums um. Ihre Bank verwendet ihren eigenen Kurs und Gebühren, sodass die beiden Beträge selten auf den Cent übereinstimmen: Sie können den Betrag, der Ihnen erstattet wird, um bis zu 5 % über dem umgerechneten Betrag anpassen, damit Sie zurückbekommen, was Sie wirklich ausgegeben haben.
Wie Factorial eine Ausgabe umrechnet
Überblick
Jede Ausgabe hat zwei Beträge:
- Belegbetrag (mobile App: Dokumentbetrag) und Dokumentwährung: was der Beleg sagt, zum Beispiel US$180.00. Jede Währung wird akzeptiert. Das Währungsfeld kann als Belegwährung oder Rechnungswährung erscheinen.
- Erstattungsfähiger Betrag und Erstattungsfähige Währung: was Ihnen erstattet wird, meist in der Währung Ihrer juristischen Einheit, zum Beispiel €161.75 bei einem Beleg über US$180.00 (wie im Hinweis unten).
Wenn die beiden Währungen verschieden sind, füllt Factorial den erstattungsfähigen Betrag zum Wechselkurs des Belegdatums aus. Gibt es für diesen Tag keinen Kurs, nimmt es den letzten früheren. Unter dem Betrag zeigt das Formular die umgerechnete Summe, den Kurs, sein Datum und seine Quelle, zum Beispiel „Summe: €161.75. US$180.00 umgerechnet zu 1 USD = 0.8986 EUR am 27. Okt. 2026. Quelle: Open Exchange Rates“.
Erfassen Sie den Beleg immer in seiner Originalwährung und prüfen Sie, dass die Dokumentwährung zum Beleg passt. Rechnen Sie nicht selbst um.
Den Betrag an die Abbuchung Ihrer Bank anpassen
Überblick
Sie können den Erstattungsfähigen Betrag an Ihren Kontoauszug anpassen, bis zu 5 % über dem umgerechneten Betrag. Das deckt den üblichen Unterschied zwischen dem Tageskurs von Factorial und dem Kurs und den Gebühren Ihrer Bank ab. Darüber kann die Ausgabe nicht gesendet werden: Die Ausgabe zeigt „Prüfen Sie Ihre Ausgabendetails · Der erstattungsfähige Betrag darf den Belegbetrag nicht übersteigen“, und Zur Genehmigung senden führt Sie zurück zum Betrag. Diese Meldung ist für beide Grenzen dieselbe.
In derselben Währung (zum Beispiel ein Beleg in Pfund, erstattet in Pfund) darf der erstattungsfähige Betrag nie höher sein als der Beleg.
So geht's
- Öffnen Sie die Ausgabe, klicken Sie auf Bearbeiten und ändern Sie den Erstattungsfähigen Betrag auf den Betrag Ihres Kontoauszugs. Der Hinweis darunter wechselt zu „Manuell festgelegt“ und zeigt weiterhin den Kurs von Factorial.
- Hängen Sie neben dem Beleg einen Screenshot der Bankabbuchung an, damit Ihre genehmigende Person den Unterschied versteht.
- Senden Sie die Ausgabe.
Die Bank hat mehr als 5 % über dem umgerechneten Betrag abgebucht (zum Beispiel wegen hoher Kartengebühren im Ausland)? Senden Sie die Ausgabe mit dem umgerechneten Betrag oder bis zu 5 % darüber und fragen Sie Ihr Finanzteam, wie die Bankgebühren geltend gemacht werden sollen. Viele Unternehmen verlangen eine zweite Ausgabe für die Gebühren:
- Erstellen Sie eine zweite Ausgabe für die Gebühren der Bank, mit Ihrem Kontoauszug als Nachweis im Anhang.
- Geben Sie in der Beschreibung an, zu welcher Ausgabe sie gehört.
- Ihre genehmigende Person genehmigt beide wie gewohnt.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Erfassen Sie den Beleg immer in seiner Originalwährung. So bleibt die Aufzeichnung prüfbar und die Umrechnung einheitlich.
- Nutzen Sie im Ausland möglichst eine Firmenkarte. Kartenzahlungen kommen von selbst in Factorial an, es gibt also nichts umzurechnen oder vorzustrecken. Siehe Was sind Factorial-Karten und warum sollte man sie für Firmenausgaben nutzen?.
- Finanzabteilung: Legen Sie einen einheitlichen Weg fest, Differenzen zu buchen. Entweder buchen Sie den Betrag der Bank und verbuchen die kleine Differenz als Kursgewinn oder -verlust, oder Sie buchen den umgerechneten Betrag von Factorial. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, was für Sie richtig ist. Nutzen Sie die Spalten Wechselkurs, Dokumentbetrag und Erstattungsfähiger Betrag des erweiterten Exports zum Abgleich. Siehe Wie exportiere ich Ausgaben?.
- Prüfen Sie, wie Sie erstatten werden. Erstattungen über die Lohnabrechnung setzen voraus, dass die erstattungsfähige Währung der Gehaltswährung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters entspricht, und SEPA-Zahlungen müssen in Euro sein.
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Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
„Der erstattungsfähige Betrag darf den Belegbetrag nicht übersteigen“.
Der erstattungsfähige Betrag liegt mehr als 5 % über dem umgerechneten Beleg (oder über dem Beleg, wenn es dieselbe Währung ist). Senken Sie ihn und fragen Sie Ihr Finanzteam, wie die zusätzlichen Bankgebühren geltend gemacht werden. Wenn Sie den Beleg in der falschen Währung erfasst haben, korrigieren Sie zuerst die Dokumentwährung.
„Der erstattungsfähige Betrag konnte nicht berechnet werden“ („Wir konnten keinen Wechselkurs für die Umrechnung in … abrufen.“).
Factorial hat keinen Wechselkurs für diese Währung und dieses Datum. Tragen Sie den Erstattungsfähigen Betrag vor dem Speichern selbst von Ihrem Kontoauszug ein.
Der erstattungsfähige Betrag wirkt bei vielen Ausgaben am selben Datum falsch.
Wenden Sie sich mit einem Beispiel an unser Support-Team: dem Link zur Ausgabe, der Belegwährung und dem Belegbetrag sowie dem umgerechneten Betrag.
Die Berichtsseite enthält einige Ausgaben nicht.
Der Bericht zeigt jeweils eine Währung. Ändern Sie oben den Währungsfilter, um die anderen zu sehen.
„Sie können nur Ausgaben in derselben Währung wie das Gehalt der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters erstatten.“
Die erstattungsfähige Währung der Ausgabe weicht von der Gehaltswährung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters ab, sie kann also nicht über die Lohnabrechnung erstattet werden. Erstatten Sie sie anders und nutzen Sie dann Als bezahlt markieren an der Ausgabe.
FAQ
1. Welchen Wechselkurs verwendet Factorial?
Den des Belegdatums, aus der Quelle, die unter der umgerechneten Summe angezeigt wird. Gibt es für diesen Tag keinen Kurs, nutzt Factorial den letzten früheren.
2. Warum verwendet Factorial nicht den Kurs meiner Bank?
Jede Bank verwendet zum Zeitpunkt der Zahlung ihren eigenen Kurs und ihre eigenen Gebühren, was Factorial nicht wissen kann. Deshalb können Sie den erstattungsfähigen Betrag um bis zu 5 % über dem umgerechneten Betrag anpassen.
3. Kann eine genehmigende Person den erstattungsfähigen Betrag ändern?
Ja. Personen mit der Berechtigung, die Ausgabe zu bearbeiten, können ihn ändern, zum Beispiel eine genehmigende Person, die ausstehende Ausgaben bearbeiten darf, solange die Ausgabe aussteht. Es gelten dieselben Grenzen: bis zu 5 % über dem umgerechneten Betrag und nie über dem Beleg in derselben Währung.
4. In welcher Währung wird eine Ausgabe erstattet?
Standardmäßig in der Währung der juristischen Einheit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, die Admins pro juristischer Einheit festlegen (siehe Währungen und Steuern in Ausgaben). Ausgaben in einer Ausgabengruppe verwenden die Währung der Gruppe. Kilometer- und Tagespauschalen-Ausgaben verwenden die Währung ihres Satzes.
5. Kann eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Währung wählen, in der erstattet wird, zum Beispiel in Pesos zahlen und in Dollar erstattet werden?
Ja, wenn das Feld Erstattungsfähige Währung im Ausgabenformular Ihres Unternehmens angezeigt wird, außer bei Ausgaben in einer Gruppe, Kilometern und Tagespauschalen.
6. Gelten dieselben Grenzen für Kilometer und Tagespauschalen?
Nein. Kilometer und Tagespauschalen werden in der Währung ihres Satzes gezahlt.
7. Werden Kartenausgaben in einer anderen Währung umgerechnet?
Nein. Kartenausgaben verwenden den Betrag, der tatsächlich von der Karte abgebucht wurde, und es wird keine zusätzliche Umrechnung angewendet.
8. Wie erstatte ich eine Ausgabe in einer anderen Währung?
Über die Lohnabrechnung nur, wenn die erstattungsfähige Währung dieselbe ist wie die Gehaltswährung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Per SEPA nur, wenn sie in Euro ist. Als bezahlt markieren funktioniert in jeder Währung, sobald Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter anders bezahlt haben. Siehe Wie erstatte ich Ausgaben über die Lohnabrechnung?, Wie erstatte ich Ausgaben per SEPA-Datei? und Wie markiere ich eine Ausgabe als bezahlt oder mache es rückgängig?.
9. Warum werden Summen in verschiedenen Währungen nicht addiert?
Factorial zeigt die Summen von Ausgaben in verschiedenen Währungen pro Währung, nie addiert. Die Berichtsseite zeigt jeweils eine Währung.