Hängen Sie Ihren Beleg, Ihr Ticket oder Ihre Rechnung an: Damit kann Ihre genehmigende Person die Ausgabe genehmigen und Ihre Finanzabteilung sie verbuchen. Fügen Sie ihn beim Erstellen der Ausgabe hinzu oder später, ohne zu verlieren, was Sie schon eingegeben haben.

Einen Beleg zu einer bereits erstellten Ausgabe hinzufügen

Übersicht

Nutzen Sie dies, wenn Sie die Ausgabe von Hand erstellt haben oder wenn Sie mit einer Factorial-Karte bezahlt haben und die Ausgabe auf ihren Beleg wartet. Erstellen Sie eine neue Ausgabe? Beginnen Sie stattdessen mit dem Beleg, und Factorial füllt die Ausgabe aus: siehe Wie erstelle ich eine Ausgabe?.

So geht's

In der mobilen App

1. Öffnen Sie die Ausgabe unter Ausgaben.
2. Fügen Sie unter Angehängtes Dokument ein Foto oder eine Datei hinzu.
3. Speichern Sie und tippen Sie dann auf Zur Genehmigung senden.

Mit einer Factorial-Karte bezahlt? Tippen Sie auf die Beleg-Benachrichtigung auf Ihrem Handy und machen Sie ein Foto: One, unser KI-Assistent, hängt es an und sendet die Ausgabe. Siehe Wie reiche ich Ausgaben ein, indem ich Belege an One sende?.

Im Web

1. Öffnen Sie die Ausgabe unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben. Ohne Beleg sehen Sie „Prüfen Sie die Ausgabendetails: Pflichtfeld fehlt: Dateien“.
2. Klicken Sie rechts auf Dokument hochladen (oder ziehen Sie die Datei in diesen Bereich).
3. In the Upload a file window, choose:
   • Hochladen: hängt die Datei an, ohne ein Feld zu ändern.
   • Scannen und automatisch ausfüllen: liest die Datei und füllt die Ausgabe aus, wobei Ihre Eingaben überschrieben werden.
4. Prüfen Sie die Belegvorschau und klicken Sie auf Speichern. Die Warnung über die fehlende Datei verschwindet.
5. Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden.

Digital zertifizierte Dokumente (Spanien, Frankreich, Italien)

Übersicht

In Spanien, Frankreich und Italien signiert Factorial den von Ihnen hochgeladenen Beleg digital (Spanien, Frankreich) oder archiviert ihn (Italien), sofern Ihr Unternehmen dies aktiviert hat, sodass es eine geschützte digitale Kopie gibt. Ob Sie den Papierbeleg trotzdem aufbewahren müssen, hängt von den örtlichen Vorschriften ab: Fragen Sie Ihre Steuerberatung. Das Fenster Dokument hochladen zeigt Ihnen, ob die Funktion aktiv ist. Wenn dort steht, dass das digitale Dokument das physische nicht ersetzt, bewahren Sie das Papier auf, wie Ihr Unternehmen es verlangt. Siehe Digital zertifizierte Belege: in welchen Ländern und was das bedeutet.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

Mein Betrag und mein Datum haben sich nach dem Hinzufügen einer Datei geändert.
Sie haben Scannen und automatisch ausfüllen gewählt, was die Ausgabe aus der Datei ausfüllt. Korrigieren Sie die Felder oder entfernen Sie die Datei und fügen Sie sie mit Hochladen erneut hinzu.

„Zur Genehmigung senden nicht möglich“ und Dateien wird als fehlend aufgeführt.
Ihr Unternehmen verlangt für diese Art von Ausgabe einen Beleg. Hängen Sie einen an und senden Sie erneut.

Die Datei wird nicht hochgeladen.
Siehe Warum wird mein Beleg nicht hochgeladen oder wurde falsch gelesen?.

FAQ

1. Welche Formate kann ich anhängen?

PDF, PNG, JPG oder JPEG. iPhone-Fotos (HEIC) werden für Sie umgewandelt. Große Fotos werden komprimiert; eine Datei, die weiterhin über 10 MB liegt, kann nicht hochgeladen werden.

2. Kann ich einer Ausgabe mehr als eine Datei anhängen?

Ja. Hängen Sie jede als separate Datei an.

3. Muss ich den Papierbeleg aufbewahren?

Das kann Factorial nicht für Sie entscheiden: Es hängt von den Vorschriften Ihres Landes und der Richtlinie Ihres Unternehmens ab. Wo Ihr Unternehmen digital zertifizierte Dokumente aktiviert hat (Spanien, Frankreich, Italien), signiert oder archiviert Factorial die digitale Kopie, aber fragen Sie Ihre Steuerberatung oder die Finanzabteilung, bevor Sie etwas wegwerfen. Wenn die Funktion nicht aktiv ist, bewahren Sie das Papier auf, wie Ihr Unternehmen es verlangt.

4. Kann ich einen Beleg hinzufügen oder ändern, nachdem ich die Ausgabe gesendet habe?

Nicht, solange sie auf Genehmigung wartet, und auch nicht, nachdem sie genehmigt oder abgelehnt wurde. Solange sie Ausstehend ist, ziehen Sie sie zuerst mit Als Entwurf zurücksetzen zurück. Siehe Wie bearbeite oder ziehe ich eine Ausgabe zurück?.

5. Kann ich eine reguläre Ausgabe ohne Beleg senden?

In der Regel nicht: Die meisten Unternehmen verlangen für reguläre Ausgaben einen Beleg, daher sendet Factorial keine ohne. Siehe Ausgaben ohne Beleg.

6. Wie hänge ich am schnellsten einen Beleg an eine neue Ausgabe an?

Beginnen Sie mit dem Beleg: Gehen Sie zu Meine Ausgaben > Meine Ausgaben, klicken Sie auf Neue Ausgabe > Reguläre Ausgabe, legen Sie den Beleg in Dokument hochladen ab, prüfen Sie die von Factorial ausgefüllten Angaben und klicken Sie auf Zur Genehmigung senden. Alle Schritte: Wie erstelle ich eine Ausgabe?.

7. Fragt Factorial bei Kilometerpauschalen und Tagespauschalen nach Hochladen oder Scannen und automatisch ausfüllen?

Nein. Bei Kilometerpauschalen und Tagespauschalen wird die Datei ohne diese Frage angehängt.

8. Was passiert, nachdem ich einen Beleg an einer Ausgabe gespeichert habe?

Die Warnung über die fehlende Datei verschwindet. Wenn Ihr Unternehmen Ausgabenprüfungen nutzt, prüft Factorial die Ausgabe außerdem anhand Ihrer Richtlinie.

9. Wie aktiviert mein Unternehmen digital zertifizierte Dokumente?

Ein Administrator mit der Berechtigung Kann auf Ausgaben-Einstellungen zugreifen geht zu Einstellungen > Ausgaben, unter Konfiguration > Digital zertifizierte Dokumente, und akzeptiert die Bedingungen. Die Option erscheint nur für Unternehmen mit einer Rechtseinheit in Spanien, Frankreich oder Italien und hängt von Ihrem Tarif ab: Ihr Account Manager kann das bestätigen. Belege, die vor der Annahme der Bedingungen hochgeladen wurden, werden nicht signiert.