Factorial behandelt das, was Sie mit einer Factorial-Karte bezahlt haben, anders als das, was Sie selbst bezahlt haben. Kartenausgaben werden für Sie erstellt, und Sie fügen nur den Beleg hinzu; manuelle Ausgaben erstellen Sie selbst und bekommen sie erstattet. Zu wissen, welche welche ist, verhindert, dass Sie dieselbe Zahlung zweimal erfassen.

Kartenausgaben

Übersicht

Wenn Sie mit einer Factorial-Karte bezahlen, hat das Unternehmen bereits bezahlt, also gibt es nichts an Sie zu erstatten. Factorial erstellt automatisch eine Entwurfs-Ausgabe für Sie mit Betrag, Lieferant und Währung der Zahlung. Sie fügen den Beleg hinzu und senden sie:

• In der mobilen App, mit One: Tippen Sie nach der Zahlung auf die Benachrichtigung, die den Beleg anfordert, und machen Sie ein Foto. One ordnet den Beleg der Zahlung zu und sendet die Ausgabe. Siehe Wie reiche ich Ausgaben ein, indem ich Belege an One sende?.
• In der mobilen App, ohne One: Die Benachrichtigung öffnet den Entwurf. Fügen Sie den Beleg hinzu, füllen Sie alle Pflichtfelder aus und tippen Sie auf Zur Genehmigung senden.
• Im Web: Öffnen Sie den Entwurf unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben, fügen Sie den Beleg hinzu und klicken Sie auf Zur Genehmigung senden.

Was bei einer Kartenausgabe anders ist:

• Betrag, Lieferantenname und Währung stammen aus der Kartenzahlung und können nicht geändert werden. Sie können die anderen Felder ergänzen, wie Kategorie, Beschreibung oder Projekt.
• Kartenausgaben können nicht gelöscht werden, weil sie eine echte Zahlung abbilden. Wenn Sie eine nicht abrechnen sollten, siehe Wie lösche ich eine Ausgabe?. Wenn der Händler die Zahlung storniert, wechselt die Ausgabe von selbst zu Zahlung storniert.

Manuelle Ausgaben

Übersicht

Eine manuelle Ausgabe erstellen Sie selbst, meist für etwas, das Sie mit eigenem Geld bezahlt haben: ein Taxi, eine Mahlzeit, ein Zugticket. Nach der Genehmigung erstattet Ihr Unternehmen sie Ihnen, mit Ihrer Gehaltsabrechnung oder per Banküberweisung. Erstellen Sie sie aus dem Beleg unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben > Neue Ausgabe > Reguläre Ausgabe: siehe Wie erstelle ich eine Ausgabe?.

So unterscheiden Sie sie

Übersicht

Jede Ausgabe zeigt, wie sie erstellt wurde:

• Filtern Sie in den Ausgabenlisten nach Ausgabenart: Factorial-Karte oder Manuell.
• Mobil zeigen die Ausgabendetails Erstellung: Karte oder Manuell erstellt.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

Ich habe eine manuelle Ausgabe erstellt, und die Kartenausgabe ist auch erschienen.
Sie haben jetzt zwei Ausgaben für eine Zahlung. Das passiert auch, wenn One Ihren Beleg nicht der Kartenzahlung zuordnen kann, zum Beispiel wegen Trinkgeld oder eines Belegs in anderer Währung: siehe Wie werden Kartenzahlungen Ausgaben und Belegen zugeordnet?. Löschen Sie Ihren manuellen Entwurf und fügen Sie den Beleg zur Kartenausgabe hinzu. Wenn Sie beide schon gesendet haben, ziehen Sie die manuelle mit Als Entwurf zurücksetzen zurück, solange sie noch Ausstehend ist (siehe Wie bearbeite oder ziehe ich eine Ausgabe zurück?), und löschen Sie sie dann. Wenn bereits entschieden wurde, informieren Sie Ihre Finanzabteilung.

„Automatisch erstelltes Feld kann nicht aktualisiert werden“.
Sie haben versucht, Betrag, Lieferantenname oder Währung einer Kartenausgabe zu ändern. Diese stammen aus der Zahlung und können sich nicht ändern.

FAQ

1. Brauche ich einen Beleg für Kartenausgaben?

Ja. Das Unternehmen hat bezahlt, aber ein Beleg ist normalerweise nötig, bevor Sie die Ausgabe zur Genehmigung senden können.

2. Kann ich eine Ausgabe von Karte auf manuell ändern?

Nein. Factorial legt es danach fest, wie die Zahlung erfolgte.

3. Folgen Kartenausgaben demselben Genehmigungsablauf?

Ja, beide durchlaufen den Genehmigungsablauf Ihres Unternehmens. Ihr Unternehmen kann auch Regeln festlegen, die nur für Kartenausgaben gelten.

4. Kann ich eine Kartenausgabe jemand anderem geben?

Nein. Eine Kartenausgabe bleibt bei der Karteninhaberin oder dem Karteninhaber.