Die Terminologie im Bereich Vergütung kann mitunter komplex wirken, insbesondere bei Gehaltsüberprüfungen, Budgetierung, Personalplanung und Berichtswesen. Dieses Glossar fasst die gängigsten Konzepte der Vergütung und Personalplanung zusammen, die auf der Plattform verwendet werden, und hilft Ihnen, die wichtigsten Begriffe rund um Personalkosten, Gehälter, Boni, Budgetierung und Finanzberichterstattung besser zu verstehen.
Nutzen Sie diesen Artikel als Kurzübersicht, wenn Sie Erläuterungen zu einem Konzept, einer Kennzahl oder einer Berechnung im Zusammenhang mit Vergütungs- und Personaldaten benötigen.
Zyklen
| Zyklus |
Im Modul „Vergütung“ ist der monatliche Abrechnungszeitraum festgelegt. Hier können Sie die Lohnabrechnungsvariablen definieren, die zur Berechnung der Gehaltsabrechnungen an die Lohnabrechnungsagentur oder -software übermittelt werden. Dies entspricht einem „Abrechnungszeitraum“ im Kontext der Plattform. |
| Status: offen | Ausgangszustand des Zyklus. Administratoren und Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können die Gehaltsabrechnungsvariablen ihrer Mitarbeiter eingeben und bearbeiten. |
| Status: Berechnung | Der Zyklus wechselt automatisch in diesen Status, sobald der Export (Excel, CSV, A3NOM) generiert oder die Synchronisierung über die API ausgelöst wird. Dies signalisiert, dass die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder die Software über die für die Berechnung erforderlichen Daten verfügt. |
| Status: in Prüfung | Dies wird ausgelöst, wenn die Gehaltsabrechnungsübersicht/Kostenverteilung hochgeladen wird. Dadurch können Sie die im Zyklus eingegebenen Variablen mit den Daten in der empfangenen Übersicht vergleichen. |
| Status: abgeschlossen | Endgültiger Status. Dieser Status wird erreicht, indem nach der Validierung der Gehaltsabrechnungsübersicht auf „Zyklus abschließen“ geklickt wird. Der Zyklus ist damit abgeschlossen und gesperrt. |
| Vollständiger Zyklus | Eine Aktion, die den Zyklus abschließt und ihn als „Abgeschlossen“ markiert. Sie erscheint in der oberen rechten Ecke, sobald die Gehaltsabrechnung geprüft und genehmigt wurde. |
Gehaltsabrechnung
| Gehaltsabrechnung | Eine Kostenaufstellung (üblicherweise im Excel- oder CSV-Format), die alle Zahlungen an Mitarbeiter in einem bestimmten Monat auflistet: fixe und variable Posten, Beitragsbemessungsgrundlagen sowie Zahlungen an die britische Steuerbehörde (HM Revenue & Customs) und die Sozialversicherung. Sie wird auch als Kostenübersicht, Kostenverteilung oder einfach Kosten bezeichnet. |
| Kostenverteilung | Alternativer Name für die Gehaltsabrechnungsübersicht. Es ist der gebräuchlichste Begriff in arbeitsrechtlichen Anwaltskanzleien. |
| Gehaltsabrechnung hochladen | Dabei lädt die zuständige Person (oder die Agentur über Professionals) die Zusammenfassung auf die Plattform hoch. Dadurch wird der Status auf „In Prüfung“ gesetzt und die Daten werden an das Finanzanalysemodul übermittelt. |
| Vergleich der Variablen | Der Status „In Bearbeitung“ ermöglicht es Ihnen, die in der Gehaltsabrechnungstabelle eingegebenen Variablen mit den Daten in der erhaltenen Gehaltsabrechnungsübersicht zu vergleichen. |
| SEPA-Datei | Eine Datei mit Bankzahlungen, die die Lohnbuchhaltungsagentur mithilfe der Schaltfläche „Aktivität“ neben der Lohnabrechnungsübersicht und den einzelnen PDFs an den Lohnlauf anhängen kann. |
Aktualisierungsbereich (Vorfälle)
| Aktualisierungspanel | Eine Ansicht im Modul „Vergütung“, die automatisch alle in Factorial durchgeführten Aktionen anzeigt: Neueinstellungen, Abgänge, Vertragsänderungen, Aktualisierungen von Personaldaten und genehmigte Abwesenheiten. Jeder Eintrag wird als Vorfall bezeichnet. |
| Vorfall | Eine Zeile im Aktualisierungsbereich, die eine bestimmte Änderung eines Mitarbeiters erfasst. Sie enthält eine Zusammenfassung der Aktion, vorherige und neue Details, den Verlauf und (sofern Professionals verfügbar sind) eine Chat-Funktion mit dem Büro. |
| Automatischer Vorfall | Ein von Factorial generierter Vorfall, wenn ein Administrator oder Mitarbeiter Daten auf der Plattform ändert (neuer Vertrag, Vertragsende, Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, persönliche Daten, genehmigte Abwesenheit). |
| Manueller Vorfall | Ein Ticket, das vom HR-Team erstellt wird, um Ereignisse zu melden, die nicht automatisch erfasst werden (z. B. eine Lohnpfändungsmitteilung). Sie müssen den Mitarbeiter, den Betreff, die Beschreibung und das Gültigkeitsdatum auswählen. |
| Registerkarte „Informationen“ | Die Details des Vorfalls zeigen die vorherigen und neuen Informationen an. Sichtbar für Berater und Kunde. |
| Registerkarte Verlauf | Es werden Protokolle darüber geführt, wer das Ticket erstellt hat, wann und welche Änderungen vorgenommen wurden. Sichtbar für den Berater und den Kunden. |
| Registerkarte „Nachrichten“ | Ein interner Chat, der mit dem Ticket verknüpft ist, steht Kunden mit einem Professionals-Abonnement zur Verfügung. Er ermöglicht die Kommunikation zwischen Berater und Kunde mit vollständiger Protokollierung. |
| Registerkarte „Notizen“ | Privater Bereich für das HR-Team (ausgenommen Fachkräfte). Hier können interne Notizen zum Vorfall hinzugefügt werden, ohne dass die Geschäftsleitung diese einsehen kann. Anhänge werden nicht unterstützt. |
| Status: Einreichung ausstehend | Ein Vorfall wurde eröffnet, aber noch nicht der Dienststelle gemeldet. |
| Status: gesendet | Der Vorfall wurde zur Bearbeitung über Professionals an das Büro weitergeleitet. |
| Status: in Bearbeitung | Zwischenfall während der laufenden Behandlung. |
| Status: Abgeschlossen | Vorfall bearbeitet und abgeschlossen. |
| Status: Abgelehnt | Ein Problem, das keine Maßnahmen erfordert und als irrelevant gekennzeichnet ist. |
| Automatische Weiterleitung ans Büro | Eine Einstellung, die es ermöglicht, Vorfälle direkt an Fachkräfte weiterzuleiten, sobald sie auftreten, ohne dass ein manuelles Eingreifen des HR-Teams erforderlich ist. Erfordert die Aktivierung von Fachkräften. |
| Direkte Synchronisation | Wenn das System in eine Lohnbuchhaltungssoftware integriert ist, können Vorfälle (oder Abwesenheiten) direkt mit der Software synchronisiert werden, ohne dass der Umweg über das Büro nötig ist. |
Lohnabrechnungskonzepte
| Gehaltsabrechnungskonzept | Ein Gehaltskatalogartikel, der eine Gehaltskomponente darstellt (z. B. Überstunden, Reisekostenvergütung, Verkaufsprovision). Er wird unter Einstellungen > Vergütung > Gehaltsartikel definiert. |
| Verdienst - Festgehalt | Eine Kategorie, die die im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag des Arbeitnehmers festgelegten festen Gehaltsbestandteile zusammenfasst. Diese sind auf der Gehaltsabrechnung enthalten. |
| Verdienst - Sachleistungen | Kategorie für Leistungen wie Verpflegungsgelder, Reisegutscheine, Kinderbetreuung oder andere nicht-monetäre Vorteile. |
| Einkommen - variabel | Eine Kategorie von Posten, die monatlich variieren oder sich ändern (Überstunden, Provisionen, Boni). Diese Posten werden in die Lohn- und Gehaltsabrechnungstabelle eingetragen. |
| Abzüge | Abzüge von Ihrem Gehaltszettel. Das häufigste Beispiel ist die Einkommensteuer. |
| Beitrag des Unternehmens | Eine Kategorie, die die Beträge umfasst, die das Unternehmen für seine registrierten Mitarbeiter zahlt (Sozialversicherungsbeiträge usw.). |
| Zusammengefasste Werte | Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Übersichtskategorie, die die Summen der verschiedenen Spalten oder Positionen zusammenfasst. |
| Konzepteinheit | Art der Messung, die jedem Artikel zugeordnet ist: Geld (monetär), Entfernung (Kilometer), Zeit (verknüpft mit Zeiterfassung) oder Einheiten (generische Größe). |
| Festes Konzept (Einstellungen) | Für fixe Posten müssen Sie diese lediglich für die Gehaltsabrechnungsübersicht konfigurieren, damit sie erkannt werden. Sie werden nicht in die variable Tabelle des Zyklus eingetragen. |
| Variablenkonzept (Einstellungen) | Variable Elemente müssen in der entsprechenden Kategorie in dem Format angelegt werden, in dem sie gemeldet werden sollen, da diese Elemente jeden Monat während des Zyklus aktualisiert werden. |
Arbeitsplatz
| Arbeitsplatz | Das Modul Factorial Berechnung“ ermöglicht die Anzeige und Analyse aggregierter Daten aus hochgeladenen Gehaltsabrechnungen. Es ist in zwei Teile gegliedert: den Vergütungsbereich und den Berichtsbereich. |
| Abschnitt Vergütung | Eine Ansicht in Analytics, in der die Informationen aller hochgeladenen Gehaltsabrechnungen aggregiert und nach Monat gruppiert werden. Sie ermöglicht es Ihnen, die Daten zu filtern, zu gruppieren und zu exportieren. |
| Interne Berichterstattung | Aus den auf die Plattform hochgeladenen Gehaltsabrechnungen werden Berichte generiert, die es dem HR-Team ermöglichen, die Personalkosten zu überwachen. |
Moduleinstellungen
| Vorfalleinstellungen | Unter Einstellungen > Offset finden Sie den Abschnitt, in dem Sie die Arten von Vorfällen aktivieren oder deaktivieren können, die automatisch im Update-Panel generiert werden (Verträge, persönliche Daten, Abwesenheiten usw.). |
| Einstellungen für Gehaltsabrechnungskonzepte | Liste der für den Kunden verfügbaren Artikel, gruppiert nach Kategorien. Sie enthält Standardartikel und ermöglicht das Hinzufügen benutzerdefinierter Artikel mit Name, Kategorie, Einheit und Beschreibung. |
| a3NOM-Integration (TXT) | Wenn Sie A3NOM ohne die API verwenden, generiert die Integration eine TXT-Datei, die über den Einstellungsbereich des Kompensationsmoduls konfiguriert werden kann. |
| Fachpersonal Factorial | Die Kommunikationsschnittstelle zwischen Mandant und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Im aktiven Zustand ermöglicht sie das Senden von Vorfällen an die Gesellschaft, die Chatfunktion für jeden Vorfall sowie den automatischen Versand und Empfang von Dokumenten (Gehaltsabrechnungen, PDFs, SEPA-Überweisungen) über die Schaltfläche „Aktivität“. |