Bis jetzt folgte die automatische Schichtplanung nur vier festen Regeln, die aus den Verträgen der Mitarbeitenden entnommen wurden. Mit benutzerdefinierten Regeln kann jedes Unternehmen seine eigenen Planungsbeschränkungen in eigenen Worten beschreiben, wie zum Beispiel "niemand arbeitet mehr als 5 Schichten pro Woche" oder "keine Frühschicht direkt nach einer Nachtschicht", und der Planer wendet sie automatisch an.

Überblick

Benutzerdefinierte Regeln ermöglichen es Administrator*innen, die Arbeitsvereinbarungen, gesetzlichen Grenzen und Teampräferenzen zu kodifizieren, die ein*e Manager*in sonst manuell überprüfen müsste. Sie erstellen sie einmal mit One, Factorial's KI-Assistenten, und sie werden von da an auf jeden automatischen Zeitplan angewendet.

Es gibt zwei Arten von Regeln:

• Standardregeln: vier Regeln, die immer existieren und ihre Werte aus den Verträgen der Mitarbeitenden entnehmen: vereinbarte Stunden, Ruhetage pro Woche, Ruhezeiten zwischen den Schichten und maximale Arbeitsstunden pro Tag. Sie entscheiden nur, ob jede Regel verpflichtend oder optional ist.
• Benutzerdefinierte Geschäftsregeln: jede zusätzliche Regel, die Ihr Unternehmen benötigt. Sie beschreiben sie in einfacher Sprache gegenüber One, überprüfen den Entwurf und speichern ihn.

Verpflichtende und optionale Regeln

Jede Regel, ob Standard oder benutzerdefiniert, ist entweder verpflichtend oder optional:

• Verpflichtend: wird immer vom Planer durchgesetzt. Sie kann beim Generieren eines Zeitplans nicht deaktiviert werden.
• Optional: der*die Manager*in kann sie für jeden Planungsdurchlauf im Pop-up "Automatische Planung ausführen" aktivieren oder deaktivieren.

Wie man eine benutzerdefinierte Regel erstellt

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
2. Klicken Sie unter Zeit auf Schichtrichtlinien
3. Gehen Sie in Planungsregeln zum Abschnitt Benutzerdefinierte Geschäftsregeln
4. Klicken Sie auf Regel hinzufügen
5. Ein Chat mit One öffnet sich. Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Regeln aus oder beschreiben Sie, was Sie benötigen, in Ihren eigenen Worten, zum Beispiel "Niemand sollte mehr als 5 Tage hintereinander arbeiten"
6. One wird alle klärenden Fragen stellen, die es benötigt, wie ob die Regel verpflichtend oder optional ist
7. Überprüfen Sie die Entwurfsregel, die auf der Seite erscheint
8. Klicken Sie auf Speichern

Sie können auch zu dieser Seite gelangen, indem Sie im Pop-up Automatische Planung ausführen auf Regeln bearbeiten klicken.

Wie man Regeln bei der Planung anwendet

Benutzerdefinierte Regeln werden angewendet, wenn Sie die automatische Schichtplanung ausführen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Abdeckung für die Woche erstellt haben, bevor Sie sie ausführen. Wenn nicht, folgen Sie zuerst den Schritten in Automatische Schichtplanung.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Schichten
2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Zeitplan
3. Das Pop-up Automatische Planung ausführen öffnet sich. Wählen Sie den Arbeitsplatz und die Mitarbeitenden aus, die einbezogen werden sollen
4. Überprüfen Sie im Abschnitt Regeln die Regeln, die angewendet werden:
   • Optionale Regeln haben einen Schalter. Schalten Sie alle aus, die Sie für diesen Durchlauf nicht anwenden möchten
   • Verpflichtende Regeln werden immer angewendet und können nicht deaktiviert werden
5. Müssen Sie eine Regel hinzufügen oder ändern? Klicken Sie auf Regeln bearbeiten, um die Planungsregeln in den Einstellungen zu öffnen
6. Klicken Sie auf Ausführen

Welche Regeln können Sie erstellen?

Hier sind Beispiele für Regeln, die heute funktionieren. Beschreiben Sie sie in Ihren eigenen Worten gegenüber One.

Arbeitszeit und Grenzen

• "Maximal 40 Stunden pro Woche"
• "Maximal 5 Tage pro Woche"
• "Maximal 6 Tage in einem beliebigen 7-Tage-Fenster"
• "Maximal 5 Tage hintereinander"
• "Nie mehr als 3 Schichten hintereinander"

Ruhezeiten und Freizeit

• "Mindestens 11 Stunden Ruhe zwischen den Schichten"
• "Mindestens 2 Tage pro Woche frei"
• "Mindestens 2 aufeinanderfolgende Tage pro Woche frei"

Schichtmuster

• "Mindestens 30 Minuten zwischen den Schichten"
• "Halte die Lücke bei geteilten Schichten klein"
• "Keine Frühschicht direkt nach einer Nachtschicht"
• "Früh- und Abendschichten gehören zusammen"

Fairness

• "Verteile die Gesamtstunden fair im Team"
• "Teile die Wochenendschichten fair auf"
• "Gleiche Früh-, Nachmittags- und Nachtschichten fair aus"

Fähigkeiten und Personen

• "Nur Mitarbeitende, die in X zertifiziert sind, können X-Schichten abdecken"
• "Ana und Marc arbeiten immer zusammen"

Aktuelle Einschränkungen

• Die automatische Schichtplanung generiert eine Woche auf einmal. Regeln, die über mehrere Wochen hinweg gelten müssen, wie "maximal 2 Wochenenden pro Monat", können noch nicht angewendet werden.
• Regeln, die auf Dienstjahren, Kompetenzen oder Vertragstypen basieren, können gespeichert, aber noch nicht angewendet werden.
• Regeln, die auf der Verfügbarkeit oder den Präferenzen der Mitarbeitenden, Arbeitskosten oder Nachfrageprognosen basieren, werden noch nicht unterstützt.

FAQ

1. Entscheidet One über den Zeitplan?
   Nein. One hilft Ihnen nur, die Regel zu schreiben und zu speichern. Der Zeitplan wird vom Planer generiert, der Ihre gespeicherten Regeln jedes Mal auf die gleiche Weise anwendet.
    
2. Kann ein*e Manager*in eine Regel für eine einzige Woche ignorieren?
   Nur wenn die Regel optional ist. Optionale Regeln erscheinen als Schalter im Pop-up "Automatische Planung ausführen". Verpflichtende Regeln werden immer angewendet.
    
3. Kann ich eine Regel später bearbeiten oder löschen?
   Ja, unter Einstellungen → Schichtrichtlinien → Planungsregeln. Änderungen gelten für den nächsten Zeitplan, den Sie generieren.
    
4. Warum sind einige Schichten noch unzugewiesen?
   Ihre Regeln, Abdeckung und verfügbaren Mitarbeitenden können nicht alle gleichzeitig erfüllt werden. Lockern Sie eine Regel, markieren Sie sie als optional oder passen Sie die Abdeckung an.
    
5. Ich kann die Schaltfläche "Zeitplan" oder die Seite "Schichtrichtlinien" nicht sehen. Warum?
   Die automatische Schichtplanung ist für Enterprise-Pläne verfügbar, und das Verwalten von Regeln erfordert die Berechtigung zur Verwaltung von Automatisierungsregeln. Wenden Sie sich an Ihre*n Administrator*in, wenn Sie Zugriff haben sollten.