Eine Zeiterfassungspolitik ist ein Set von Richtlinien und Regeln, das eine Organisation erstellt, um zu definieren, wie Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten aufzeichnen sollen. Diese Politik umreißt die Verfahren und Tools, die Mitarbeitende verwenden sollten, um ihre Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden zu verfolgen.

Eine Zeiterfassungspolitik ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende genau für die Zeit entschädigt werden, die sie arbeiten, und dass Manager die Arbeitszeit und Anwesenheit der Mitarbeitenden effektiv überwachen und verwalten können.

Um die Zeiterfassungspolitik zu konfigurieren

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
2. Wähle unter Zeit Zeiterfassung
3. Greife auf die Standard-Zeiterfassungspolitik zu, indem du auf den Pfeil klickst

Politikeinstellungen

• Grundlagen der Politik: Definiere einen Namen, eine Beschreibung und ein Gültigkeitsdatum.
• Zeiterfassungssystem: Aktiviere die Zeiterfassungssysteme, die du für diese Politik wünschst.
• Stundenzettelbedingungen: Entscheide, wie deine Mitarbeitenden ihre erfasste Zeit verwalten können.

Präferenzen

• Zeiterfassungstoleranz: Setze einen Zeitrahmen, in dem die Mitarbeitenden, die dieser Politik zugewiesen sind, ein- und ausstempeln können.
• Standortverfolgung: Erlaube deinen Mitarbeitenden, sich von zu Hause, vom Büro oder während einer Geschäftsreise über die mobile App oder das Web einzuchecken.

Zusätzliche und besondere Stunden

• Berechnung zusätzlicher Stunden: Wähle einen Referenzpunkt, um zusätzliche Stunden zu bestimmen, und gib an, wann die Berechnung erfolgen soll.
• Regeln für zusätzliche Stunden: Die Grundregel klassifiziert Stunden, die über den festgelegten Referenzpunkt hinausgehen, als zusätzliche Stunden. Setze zusätzliche Regeln, um die Erfassung und Entschädigung anzupassen.
• Besondere Stunden: Setze Stunden, die zu bestimmten Zeiten gearbeitet werden, wie Wochenenden, Feiertagen oder Nachtschichten, als besondere Stunden für eine angepasste Erfassung und Entschädigung fest.

Entschädigung

• Entschädigungseinstellungen: Wähle aus, wann die Regeln für zusätzliche Stunden angewendet werden sollen, einschließlich des Stundensatzes und der Entschädigungsmethode.
• Methoden: Setze Bedingungen für die Entschädigungsmethoden.

Pausen

Definiere die Pausen, die von den Mitarbeitenden, die dieser Zeiterfassungspolitik zugewiesen sind, genommen werden dürfen. 

1. Pausen: Aktiviere manuelle Pausen oder automatische Pausen. Beide können nicht gleichzeitig aktiviert werden.  
   • Mit manuellen Pausen können Mitarbeitende ihre eigenen Pausen verwalten.
     
   • Mit automatischen Pausen werden Pausen automatisch zu den Stundenzetteln der Mitarbeitenden hinzugefügt, basierend auf einer Reihe vordefinierter Regeln. Du kannst bis zu 5 Regeln pro Pausenpolitik konfigurieren. Dies erleichtert die Unterstützung längerer Schichten, komplexerer Pausenpläne und die Einhaltung regionaler Arbeitsvorschriften. 

     

     Erfahre hier mehr darüber, wie du Pausen konfigurieren kannst.
2. Pausenalarme, Erinnerungen und Korrekturen: Richte Pausen-Erinnerungen ein und aktiviere automatische Korrekturen für verpasste oder unzureichende Pausen.
   • Setze die Mindestzeit, die eine Pause dauern kann
   • Setze die Dauer der Arbeitszeit, die davor genommen werden muss
   • Setze die Pausendauer und speichere die Änderungen

Mitarbeitende

Weise so viele Mitarbeitende wie gewünscht dieser Politik zu:

• Klicke auf +Mitarbeitende hinzufügen
• Wähle die Mitarbeitenden aus, die du hinzufügen möchtest
• Wähle das Gültigkeitsdatum (standardmäßig heute)
• Klicke auf Mitarbeitende hinzufügen
• Zukünftiges Datum: Die Änderung erfolgt automatisch an diesem Datum. Bis dahin wird ein Uhrensymbol den Mitarbeitenden in beiden Politiken kennzeichnen.
• Vergangenes Datum (bis zu 24 Monate zurück): Stundenzettel von diesem Datum werden unter dieser Politik neu berechnet.

Die Tage vor dem Gültigkeitsdatum werden niemals geändert.