Dieser Artikel richtet sich an: Mitarbeitende.
Beheben Sie einen Beleg, der sich nicht hochladen lässt oder dessen Betrag, Datum oder Lieferant Factorial falsch gelesen hat, damit Sie Ihre Ausgabe senden können, ohne neu zu beginnen. Die Meldung auf dem Bildschirm nennt meist den Grund. Finden Sie Ihre unter Fehlerbehebung unten.
Einen Beleg hochladen, der auf Anhieb funktioniert
Übersicht
Factorial akzeptiert PDF-, PNG- und JPG/JPEG-Dateien. iPhone-Fotos (HEIC) werden für Sie in JPG umgewandelt. Große Fotos werden automatisch komprimiert; Dateien, die weiterhin über 10 MB liegen, können nicht hochgeladen werden.
So geht's
- Fotografieren Sie den Beleg flach, bei gutem Licht, mit allen vier Ecken und der Summe im Bild.
- Laden Sie bei einer per E-Mail erhaltenen Rechnung die Original-PDF hoch statt eines Screenshots.
- Vergleichen Sie vor dem Senden die von Factorial ausgefüllten Angaben mit dem Beleg.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Ein Beleg pro Foto, wenn Sie Neue Ausgabe > Reguläre Ausgabe nutzen. Für mehrere Belege auf einem Foto nutzen Sie Belege hochladen mit One.
- Mehrseitige PDF: Wenn Sie sie im Ausgabenformular hochladen, werden die Angaben von der ersten Seite gelesen. Steht die Summe auf einer anderen Seite, prüfen Sie Betrag und Steuern vor dem Senden.
- Einen Beleg zu einer bereits ausgefüllten Ausgabe hinzufügen? Wählen Sie Hochladen statt Scannen und automatisch ausfüllen, damit Ihre Felder nicht überschrieben werden.
- Siehe auch: Wie erstelle ich eine Ausgabe? · Wie hänge ich einen Beleg an eine Ausgabe an?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
| Meldung | Was sie bedeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| „Ungültiges Dateiformat“ oder „Das Format der hochgeladenen Datei wurde nicht erkannt“ | Der Dateityp wird nicht akzeptiert (siehe die Liste oben), oder Factorial erkennt ihn nicht. iPhone-HEIC-Fotos sind in Ordnung: Sie werden für Sie umgewandelt. | Speichern oder exportieren Sie sie als PDF oder JPG und laden Sie sie erneut hoch. |
| „Die PDF-Datei ist ungültig und konnte nicht verarbeitet werden“ | Die PDF ist beschädigt oder geschützt. | Laden Sie die PDF erneut von der Quelle herunter oder drucken Sie sie in eine neue PDF. |
| „Die Dokumentdatei ist zu groß“ | Die Datei ist auch nach der Komprimierung größer als 10 MB. | Laden Sie eine kleinere PDF hoch oder fotografieren Sie stattdessen den Beleg. |
| „Die hochgeladene Datei scheint kein Beleg oder keine Rechnung zu sein“ | Das Bild ist kein Beleg, zum Beispiel ein Produktfoto oder ein Chat-Screenshot. | Laden Sie den Beleg oder die Rechnung selbst hoch. |
| „Das hochgeladene Dokument konnte nicht gelesen werden.“ (mobil) | Das Foto konnte nicht gelesen werden. | Machen Sie es erneut, flach und bei gutem Licht, oder klicken Sie auf Diesen Schritt überspringen und füllen Sie die Ausgabe von Hand aus. |
| Das Upload-Feld ist ausgegraut | Die Testphase Ihres Unternehmens ist beendet. | Fragen Sie Ihren Administrator. |
Betrag, Datum (zum Beispiel ein Tag daneben) oder Lieferant wurden falsch gelesen.
Korrigieren Sie sie im Entwurf. Was Factorial ausfüllt, ist ein Vorschlag, und Sie können jedes Feld bearbeiten. Wenn das Datum als zukünftiges Datum gelesen wurde, sehen Sie beim Senden „Das Dokumentdatum darf nicht mehr als 1 Tag in der Zukunft liegen“: Korrigieren Sie das Datum.
Die Steuern stimmen nicht.
Wenn Sie die Summe ändern, weist Factorial Sie darauf hin, dass die Steuern nicht mehr stimmen, und bietet Steuern neu berechnen an. Berechnen Sie neu oder behalten Sie die Steuern bei, wenn der Beleg sie so ausweist (zum Beispiel nach einem Trinkgeld ohne Steuer).
Die Kamera öffnet sich in der mobilen App nicht.
Erlauben Sie Factorial in den Einstellungen Ihres Handys die Nutzung der Kamera oder wählen Sie eine Datei.
Es schlägt immer noch fehl.
Wenden Sie sich an unser Support-Team und senden Sie die Datei, einen Screenshot der Meldung, den Link zur Ausgabe und die Angabe, ob Sie im Web oder mobil waren.
FAQ
1. Kann ich HEIC-Fotos von meinem iPhone hochladen?
Ja. Sie werden automatisch in JPG umgewandelt.
2. Warum hat Factorial überschrieben, was ich eingegeben hatte?
Sie haben Scannen und automatisch ausfüllen gewählt. Wählen Sie Hochladen, um die Datei anzuhängen, ohne ein Feld zu ändern.
3. Kann ich einer Ausgabe mehrere Dateien anhängen?
Ja. Eine Ausgabe kann mehr als eine angehängte Datei haben.
4. Wie groß darf eine hochgeladene Datei sein?
10 MB. Große Fotos werden automatisch komprimiert; eine Datei, die nach der Komprimierung weiterhin über 10 MB liegt, kann nicht hochgeladen werden.