Bevor Sie beginnen

• Die Lohnabrechnungsergebnisse für den aktuellen Zyklus wurden importiert und befinden sich im Überprüfungs-Status
• Die Mitarbeitenden haben eine gültige IBAN in ihrem Profil gespeichert (oder Sie können sie während dieses Vorgangs hinzufügen)

So funktioniert es

1. Mitarbeitende zur Zahlung senden (Entschädigungsmodul)
   Öffnen Sie im Entschädigungsmodul den Lohnabrechnungszyklus im Überprüfungs Status. Klicken Sie auf Zur Zahlung senden und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum für diese Zahlung aus. Dadurch wird der Nettobetrag für jede/n Mitarbeitende/n an die Finanzabteilung gesendet.
   
2. Fehlende IBAN bearbeiten (Entschädigungsmodul)
   Wenn eine oder mehrere Mitarbeitende ihre IBAN fehlen, werden Sie vor dem Senden aufgefordert. Sie können die IBAN entweder hinzufügen, indem Sie auf den Link klicken, oder diese/n Mitarbeitende/n von dieser Sammelzahlung ausschließen und später separat bearbeiten.
    
3. Zahlung in der Finanzabteilung erstellen (Finanzmodul)
   In der Finanzabteilung erscheinen die zur Zahlung gesendeten Mitarbeitenden als ausstehende Zahlungsanfrage. Klicken Sie auf Senden, um zu bezahlen, und wählen Sie aus, von welchem Bankkonto Sie die Sammelzahlung generieren möchten.
   

   

1. Die SEPA-Datei generieren (Finanzmodul)
   Sobald die Sammelzahlung erstellt wurde, generiert die Finanzabteilung eine SEPA-XML-Datei, die Sie herunterladen und an Ihre Bank hochladen können, um die Überweisungen auszuführen.
    
2. Als bezahlt markieren — in der Entschädigung angezeigt
   Nachdem die Bank die Überweisungen bestätigt hat, markieren Sie die Zahlungen als Bezahlt in der Finanzabteilung. Der Status wird automatisch mit dem Entschädigungsmodul synchronisiert, wo die Zahlung als bezahlt markiert wird. Sobald alle Mitarbeitenden bezahlt sind, können Sie fortfahren und den Lohnabrechnungszyklus abschließen.
   Finanzmodul
   
   
   Entschädigung
   

   

Zahlungsstatus in der Entschädigung

Sobald die Mitarbeitenden zur Zahlung gesendet wurden, können Sie den Zahlungsstatus jeder/m Mitarbeitenden direkt aus der Entschädigung-Tabelle überprüfen.

Die Spalte Zahlungsstatus zeigt den Status an, der von der Finanzabteilung bereitgestellt wird:

• Nicht gesendet: Es wurde noch keine Zahlung gesendet.
• Zur Zahlung gesendet: Die Zahlung wurde zur Bearbeitung an die Finanzabteilung gesendet.
• Bezahlt: Der gesamte geschuldete Betrag wurde bezahlt.
• Teilweise bezahlt: Nur ein Teil des geschuldeten Betrags wurde bezahlt. Die Spalte zeigt auch den ausstehenden Betrag an, zum Beispiel €600,00 ausstehend.
• Überbezahlt: Mehr als der geschuldete Betrag wurde bezahlt. Die Spalte zeigt auch den überschüssigen Betrag an, zum Beispiel €400,00 über.

Die Status Teilweise bezahlt und Überbezahlt werden ausgelöst, wenn neue Lohnabrechnungsergebnisse hochgeladen werden.

Die Zahlungsstatus-Spalte ist schreibgeschützt. Die Status werden automatisch aus der Finanzabteilung abgeleitet und können nicht manuell festgelegt werden.

Überprüfen Sie den Zahlungsfortschritt für den gesamten Zyklus

Die Seitenleiste Zahlungen bietet eine Zusammenfassung des Zahlungsstatus für den gesamten Zyklus. Sie zeigt den Gesamtbetrag und eine Fortschrittsanzeige, die in folgende Kategorien unterteilt ist:

• Bezahlt
• Zur Zahlung gesendet
• Ausstehend
• Überbezahlt

Von der Seitenleiste aus können Sie auch auf die Finanzabteilung zugreifen, wo SEPA-Dateien generiert werden, um die Zahlungen zu verarbeiten.

FAQ

1. Was passiert, wenn ich eine Zahlung in der Finanzabteilung als bezahlt markiere, sie aber tatsächlich nicht bearbeitet wurde?
   Die Statusänderung in der Finanzabteilung wird mit der Entschädigung synchronisiert und markiert den Zyklus als bezahlt. Stellen Sie sicher, dass Sie nur dann als bezahlt markieren, wenn die Bank die Überweisungen bestätigt hat. Wenn Sie dies rückgängig machen müssen, wenden Sie sich an Ihren Konto-Administrator.
    
2. Ich habe bereits an die Finanzabteilung gesendet, muss aber die Lohnabrechnungsergebnisse ändern und erneut senden — was soll ich tun?
   Gehen Sie zur Finanzabteilung und löschen Sie die ausstehende Zahlungsanfrage. Sie können dann erneut zur Zahlung senden aus der Entschädigung.
    
3. Wo füge ich die IBAN eines Mitarbeitenden hinzu oder aktualisiere sie?
   Sie können sie direkt im Dialog hinzufügen, der während des Schrittes "Zur Zahlung senden" erscheint, oder im Voraus über das Profil des Mitarbeitenden im Abschnitt Bankdaten.
    
4. Ich kann die Schaltfläche „Zur Zahlung senden“ nicht sehen, wie kann ich sie aktivieren?
   Die Aktion "Zur Zahlung senden" ist nur verfügbar, wenn der Lohnabrechnungszyklus im Überprüfungs-Status ist, was bedeutet, dass die Lohnabrechnungsergebnisse bereits importiert und validiert wurden.
    
5. Funktioniert dies mit jeder Bank, die SEPA unterstützt?
   Factorial generiert eine standardisierte SEPA-XML-Datei. Diese wird von allen Banken akzeptiert, die innerhalb der SEPA-Zone tätig sind. Überprüfen Sie bei Ihrer Bank, wenn Sie sich über spezifische Upload-Formate unsicher sind.