Senden Sie Ihre Belege an One, unseren KI-Assistenten: Er erstellt für jeden eine Ausgabe, ordnet die mit einer Factorial-Karte bezahlten zu und sendet sie zur Genehmigung, wenn Sie es sagen. Kein Formular pro Beleg mehr.

Ausgaben aus Ihren Belegen erstellen

Übersicht

Nutzen Sie dies, wenn Sie mehrere Belege abrechnen möchten, zum Beispiel nach einer Reise. Senden Sie bis zu 10 Dateien (Fotos oder PDFs) auf einmal. One muss für Sie verfügbar sein, und Sie müssen Ausgaben erstellen können.

So geht's

In der mobilen App

1. Öffnen Sie One und hängen Sie die Belege an: Machen Sie ein Foto oder wählen Sie Dateien.
2. Schreiben Sie, was Sie möchten, zum Beispiel „Erstelle meine Ausgaben aus diesen Belegen“.
3. Beantworten Sie die Fragen von One und sagen Sie, ob es sie zur Genehmigung senden soll.

Im Web

1. Gehen Sie zu Meine Ausgaben > Meine Ausgaben.
2. Klicken Sie auf Neue Ausgabe und wählen Sie Belege hochladen.
3. Wählen Sie Ihre Belege aus. One öffnet sich mit „Erstelle diese Ausgaben für mich“ und erstellt die Entwürfe; es fragt nach allem, was es nicht lesen kann, Ihr Unternehmen aber verlangt (zum Beispiel ein Projekt).
4. Prüfen Sie die Liste der Entwürfe (Lieferant, Betrag, Summe) und alles, was One als unklar markiert.
5. One fragt, ob es sie zur Prüfung senden oder als Entwürfe behalten soll. Wählen Sie Alle zur Prüfung senden oder Alle als Entwürfe behalten (die Beschriftung zählt Ihre Belege, zum Beispiel Alle drei zur Prüfung senden) und dann Absenden.
6. One bestätigt, dass sie zur Genehmigung ausstehen. Sie werden als eine Ausgabengruppe gesendet, benannt nach den Lieferanten, damit sie gemeinsam geprüft werden: Sie finden sie unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben > Gruppen.

Einen Beleg über die Benachrichtigung zu einer Kartenzahlung hinzufügen

So geht's

Wenn Sie mit einer Factorial-Karte bezahlen, fragt Ihr Handy nach dem Beleg.

1. Tippen Sie auf die Benachrichtigung („Bitte fügen Sie einen Beleg hinzu, um die Ausgabe zu erfassen.“).
2. One öffnet sich mit Beleg hinzufügen. Tippen Sie auf Foto aufnehmen, Aus der Galerie auswählen oder Dokument hochladen.
3. One ordnet den Beleg der Kartenzahlung zu und sendet die Ausgabe zur Prüfung.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

One hat eine Datei übersprungen.
One listet jede übersprungene Datei mit dem Grund auf, zum Beispiel: Es war kein Beleg, der Dateityp wird nicht unterstützt oder es konnte nichts gelesen werden. Machen Sie das Foto erneut oder laden Sie die Original-PDF hoch.

Ein Beleg auf einem gemeinsamen Foto hat das ganze Foto behalten.
Wenn One einen Beleg nicht sauber aus dem Foto ausschneiden kann, behält diese Ausgabe das ganze Foto, und One sagt es Ihnen. Die Ausgabe wird trotzdem erstellt.

One sagt, eine für jemand anderen erfasste Ausgabe kann nicht gruppiert werden.
Das ist so vorgesehen: Ausgaben, die im Namen einer anderen Person erfasst werden, werden einzeln erstellt.

Ich sehe Belege hochladen nicht.
One ist für Sie nicht verfügbar, oder Sie können keine Ausgaben erstellen. Nutzen Sie stattdessen Neue Ausgabe > Reguläre Ausgabe. Wenn Sie Neue Ausgabe gar nicht sehen, siehe Wie erstelle ich eine Ausgabe?.

Ich habe auf die Kartenbenachrichtigung getippt und One hat sich nicht geöffnet.
Wenn Sie One nicht haben, öffnet die Benachrichtigung stattdessen den Entwurf der Kartenausgabe, in dem Sie den Beleg selbst hinzufügen können.

FAQ

1. Mehrere Belege auf einem Foto: Warum fehlt bei einem die Aufschlüsselung der Umsatzsteuer?

Wenn ein Beleg auf dem Foto klein, gefaltet oder teilweise verdeckt ist, liest One seine Steuerzeilen möglicherweise nicht. Tragen Sie die Umsatzsteuer bei dieser Ausgabe von Hand ein oder fotografieren Sie diesen Beleg einzeln.

2. One hat eine Ausgabe pro Beleg erstellt, ein einfacher Upload aber nur eine. Ist das ein Fehler?

Nein. Neue Ausgabe > Reguläre Ausgabe erstellt pro Upload eine Ausgabe, an die alle Dateien angehängt werden. One erstellt für jeden gefundenen Beleg eine Ausgabe und gruppiert sie, wenn es zwei oder mehr sind.

3. Sendet One meine Ausgaben, ohne zu fragen?

Nur, wenn Sie es in derselben Nachricht darum gebeten haben. Andernfalls erstellt es Entwürfe und fragt Sie zuerst.

4. Kann One ändern, wem eine Ausgabe gehört?

One kann einen von Ihnen von Hand erstellten Entwurf an eine andere Person verschieben, wenn Sie Ausgaben im Namen dieser Person erfassen dürfen. Eine Kartenausgabe wechselt nie den Eigentümer.

5. Was macht One mit einem Foto, das mehrere Belege zeigt?

One erstellt für jeden Beleg auf dem Foto eine Ausgabe, jeweils mit dem passenden Teil des Fotos als Anhang.

6. Erstellt One ein Duplikat, wenn der Beleg zu einer Factorial-Kartenzahlung gehört?

In der Regel nicht. Wenn ein Beleg zu einer Factorial-Kartenzahlung passt, die als Entwurf wartet, hängt One den Beleg an diese Kartenausgabe an, statt eine neue zu erstellen. One ordnet nach Betrag und Datum zu. Wenn es nicht zuordnen kann, zum Beispiel wegen Trinkgeld oder einer anderen Währung, erstellt es eine separate Ausgabe: siehe Karten-Ausgaben und manuelle Ausgaben.

7. Was, wenn ich One einen Beleg sende, den ich schon erfasst habe?

Wenn ein Beleg wie einer aussieht, den Sie gerade erfasst haben, sagt One Ihnen, welche Ausgabe es ist, und erstellt sie nicht erneut.

8. Warum sind meine Ausgaben von One in einer Ausgabengruppe?

Wenn One zwei oder mehr neue Ausgaben für Sie erstellt, legt es sie in eine Ausgabengruppe, damit sie gemeinsam geprüft werden.

9. Kann ich One sagen, dass es meine Belege sofort zur Genehmigung senden soll?

Ja. Öffnen Sie One von überall, hängen Sie die Belege an und schreiben Sie zum Beispiel „Hier sind meine Belege von der Manchester-Reise, sende sie zur Genehmigung“. One erstellt und sendet sie, ohne erneut zu fragen.

10. Was kann ich One sonst noch zu meinen Ausgaben auftragen?

Fragen Sie in Ihren eigenen Worten; One handelt nur auf Ihre Bitte und sagt Ihnen, was es getan hat. Zum Beispiel: „Sende meine Entwurfs-Ausgaben zur Genehmigung“; „Das habe ich mit meiner privaten Karte bezahlt“ (markiert die Ausgabe als an Sie erstattungsfähig); „Erstelle diese für meinen Kollegen“ (mit Namen), wenn Sie Ausgaben im Namen einer anderen Person erfassen dürfen; „Setze meine Taxi-Ausgabe zurück auf Entwurf“ (nur solange sie Ausstehend ist); „Füge der Hotel-Ausgabe einen Kommentar hinzu: Der Kunde hat das Frühstück bezahlt“; „Zeige meine ausstehenden Ausgaben“ oder „Was habe ich letzten Monat ausgegeben?“.