Wenn Mitarbeitende ihre genehmigten Abwesenheiten nicht bearbeiten oder löschen können, können sie stattdessen eine Änderungsanfrage oder eine Stornierungsanfrage senden, anstatt ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung zu kontaktieren. Nichts ändert sich, bis die Anfrage genehmigt ist, und jeder Schritt wird im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet.

Überblick

• Änderung anfragen: Bitte um neue Daten, einen halben Tag, andere Stunden oder einen anderen Absenttyp bei genehmigten Abwesenheiten, die du nicht bearbeiten kannst.
• Stornierung anfragen: Bitte um Stornierung einer genehmigten Abwesenheit, die du nicht löschen kannst.
• Du kannst einen Grund hinzufügen und die Anfrage zurückziehen, solange sie noch aussteht.
• Solange die Anfrage aussteht, bleibt die Abwesenheit genehmigt. Salden und Kalender ändern sich nicht.
• Die Anfrage folgt den üblichen Genehmigungsschritten und wird wirksam, wenn der letzte Genehmigende sie akzeptiert. Wenn sie abgelehnt wird, bleibt die genehmigte Abwesenheit unverändert.
• Jede Anfrage, Entscheidung und Rücknahme wird im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet, und der Mitarbeitende wird über die Entscheidung informiert.

Wann du es verwenden solltest

• Dein Unternehmen hält genehmigte Abwesenheiten fest (zum Beispiel, weil der jährliche Urlaubsplan veröffentlicht werden muss) und du musst deine Daten ändern.
• Du benötigst die genehmigte Abwesenheit nicht mehr und möchtest sie stornieren, kannst sie aber nicht selbst löschen.

Wie du eine Änderung oder Stornierung anfragst

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Abwesenheit
2. Klicke auf die genehmigte Abwesenheit, die du ändern oder stornieren möchtest
3. Wähle Änderung anfragen oder Stornierung anfragen
4. Für eine Änderung gib die neuen Details ein (Daten, halber Tag, Stunden oder Typ)
5. (Optional) Füge einen Grund hinzu
6. Schicke die Anfrage ab

Um eine ausstehende Anfrage zurückzuziehen, öffne die Abwesenheit erneut und ziehe sie zurück.

Frag One

Du kannst auch One in deinen eigenen Worten fragen, zum Beispiel "Ich möchte meinen Urlaub auf nächste Woche verschieben". One bereitet die Anfrage vor und sendet sie, sobald du bestätigst.

Wie Genehmigende die Anfrage prüfen

1. Öffne die Anfrage aus deinem Posteingang, von Startseite oder aus der Benachrichtigung
2. Vergleiche die genehmigten und die angeforderten Daten nebeneinander. Im Web siehst du auch das Saldo vor und nach der Änderung
3. Klicke auf Genehmigen oder Ablehnen

Die Anfrage folgt denselben Genehmigungsschritten wie andere Abwesenheitsanfragen und wird wirksam, wenn der letzte Genehmigende sie akzeptiert.

Was die Personalabteilung sieht

Wenn du versuchst, eine Abwesenheit zu bearbeiten oder zu löschen, die eine ausstehende Änderungs- oder Stornierungsanfrage hat, zeigt Factorial zuerst eine Warnung an. Wenn du deine Änderung speicherst, wird die Anfrage zurückgezogen und der Mitarbeitende wird benachrichtigt.

Wie du es aktivierst

Keine Einrichtung ist erforderlich, wenn deine Mitarbeitenden bereits ihre eigenen genehmigten Abwesenheiten nicht bearbeiten oder löschen können. Um es einzurichten:

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
2. Klicke auf Berechtigungen
3. Wähle die Berechtigungsgruppe deiner Mitarbeitenden und gehe zum Abschnitt Abwesenheit
4. Halte Urlaubsanfragen aktiviert
5. In Urlaubsansprüche bearbeiten und für andere erstellen, entferne Für sich selbst. Mitarbeitende werden Änderung anfragen sehen
6. Für Stornierungsanfragen entferne ebenfalls Für sich selbst in Urlaubsansprüche löschen. Mitarbeitende werden Stornierung anfragen sehen
7. Klicke auf Änderungen speichern

Erfahre mehr in Urlaubsberechtigungen.

Beschränkungen

• Nicht verfügbar für Abwesenheiten, die bereits begonnen haben.
• Nicht verfügbar für Kranken- oder medizinische Abwesenheit.
• Der neue erste Tag muss nach heute liegen.
• Nur eine ausstehende Anfrage pro Abwesenheit.
• Wenn niemand vor der Abwesenheit oder dem neuen Datum entscheidet, wird die Anfrage automatisch zurückgezogen und der Mitarbeitende wird benachrichtigt.

In der mobilen App

• Genehmigende erhalten die Anfrage im Posteingang und als Benachrichtigung und können sie genehmigen oder ablehnen. Die Aufgabe zeigt die genehmigten oder angeforderten Daten noch nicht an, also öffne sie im Web, wenn du die Details benötigst.
• Mitarbeitende können derzeit noch keine Änderungs- oder Stornierungsanfragen über die mobile App senden. Sende sie über das Web oder frage One.

FAQ

1. Ändert sich meine Abwesenheit, während die Anfrage aussteht?
   Nein. Sie bleibt genehmigt, und dein Saldo und die Kalender ändern sich nicht, bis die Anfrage genehmigt wird.
2. Was passiert, wenn meine Anfrage abgelehnt wird?
   Deine genehmigte Abwesenheit bleibt wie sie war, und du wirst über die Entscheidung informiert.
3. Warum sehe ich "Änderung anfragen" oder "Stornierung anfragen" nicht?
   Du kannst diese Abwesenheit wahrscheinlich direkt bearbeiten oder löschen, oder sie hat bereits begonnen, ist eine Kranken- oder medizinische Abwesenheit oder hat bereits eine ausstehende Anfrage. In der mobilen App können Mitarbeitende diese Anfragen derzeit noch nicht senden.
4. Kann ich mehr als eine Anfrage für dieselbe Abwesenheit senden?
   Nein. Es kann nur eine Anfrage pro Abwesenheit ausstehen. Ziehe sie zuerst zurück, wenn du eine andere senden musst.
5. Was passiert, wenn niemand rechtzeitig entscheidet?
   Wenn die Abwesenheit oder die neuen Daten beginnen, bevor eine Entscheidung getroffen wird, wird die Anfrage zurückgezogen und du wirst benachrichtigt.
6. Muss ich irgendwelche Einstellungen ändern?
   Nein. Es ändert sich nichts an den Berechtigungen. Die Optionen erscheinen automatisch für Mitarbeitende, die ihre eigenen genehmigten Abwesenheiten nicht bearbeiten oder löschen können.