Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen einhalten, während du gleichzeitig darauf achtest, dass sie keine übermäßig langen Pausen machen. Die Einhaltung der Arbeitsgesetze und die Aufrechterhaltung der Produktivität haben oberste Priorität.
Wie man Pausen hinzufügt
Du hast zwei Optionen, um Pausen hinzuzufügen
1. Pausen in Zeitkategorien hinzufügen
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen → Zeit
- Klicke auf Zeitkategorien
- Scrolle nach unten bis zu Pausentypen
- Klicke auf Neuen Pausentyp hinzufügen
- Ein Pop-up-Fenster erscheint:
- Gib den Namen der Pause ein, die du erstellst
- Wähle den Typ: Bezahlte Pause oder Unbezahlte Pause
- Klicke auf Speichern
Pausentypen können nicht gelöscht werden, sie können nur archiviert werden. Dies ist irreversibel und der Name kann nicht für neue Pausentypen wiederverwendet werden.
2. Pausen in automatischen Pausen hinzufügen
- Gehe zu Einstellungen → Zeitverfolgung
- Wähle die Zeitverfolgungspolitik, in der du Pausen hinzufügen möchtest
- Klicke auf den Pausen-Tab und scrolle nach unten bis zur Automatischen Pause-Sektion
- Du kannst eine neue Pause direkt aus diesem Abschnitt erstellen, indem du auf Neue Pause klickst (verfügbar für Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen)
- Beim Erstellen einer Pause gib an:
- Name und Beschreibung
- Ob die Pause Bezahlt oder Unbezahlt ist
- Speichere die Pause
- Wende sie auf die entsprechende Regel an
Um diesen Button sehen zu können, muss die Berechtigung Pausen erstellen und archivieren aktiviert sein.
3. Pausen zu Schichten hinzufügen
Füge mehreren Schichten Pausen hinzu und gib an, ob sie bezahlt sind oder nicht.
Wenn du einer bestehenden Schicht eine Pause hinzufügen möchtest:
- Klicke auf die Schicht, zu der du Pausen hinzufügen möchtest
- Klicke auf Bearbeiten
- In der Bearbeiten Schicht-Seitenleiste klicke auf Pausen hinzufügen
- Wähle die Pause aus, die du zuvor erstellt hast
- Wähle zwischen:
- Flexibel
- Halbflexibel: Pausen mit einer Dauer
- Fix: Pausen mit einer bestimmten Start- und Endzeit
- Wähle die Dauer
- Klicke auf Schicht bearbeiten, um zu speichern
4. Füge eine Pause zu einem festen Arbeitszeitplan hinzu
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen → Arbeitszeitpläne
- Wähle einen festen Zeitplan oder erstelle einen neuen
- Füge die Pause hinzu
- Klicke auf Speichern
In der ersten Zeile listest du alle Arbeitsstunden auf, die der Mitarbeitende absolvieren muss, und in der zweiten Zeile gibst du die Dauer der Pause an
Manuelle Pausen aktivieren
- Gehe zu Einstellungen
- Scrolle nach unten bis Zeit
- Wähle Zeitverfolgung
- Wähle die Politik, in der du manuelle Pausen hinzufügen möchtest
- Klicke auf den Abschnitt Pausen
- Aktiviere Pausen
Alle Pausen, die du erstellt hast, erscheinen hier, aktiviere die, die du möchtest
Automatische Pausen aktivieren
- Gehe zu Einstellungen
- Scrolle nach unten zu Zeit
- Wähle Zeitverfolgung
- Wähle die Politik, in der du manuelle Pausen hinzufügen möchtest
- Klicke auf den Abschnitt Pausen
- Aktiviere Automatische Pausen
Arten von automatischen Pausen
Mit automatischen Pausen fügt Factorial Pausen zu den Arbeitszeittabellen der Mitarbeitenden basierend auf vordefinierten Regeln hinzu. Dies gewährleistet Konsistenz und Einhaltung, ohne dass die Mitarbeitenden Pausen manuell protokollieren müssen.
Automatische Pausen gelten nur dann als Arbeitszeit, wenn sie geplant sind.
Pausenstartoptionen
Du kannst wählen, wie automatische Pausen ausgelöst werden sollen:
-
Nach Stundenanzahl: Pausen werden automatisch hinzugefügt, basierend darauf, wie viel Zeit seit der Arbeitszeiterfassung vergangen ist – nicht basierend auf einer bestimmten Tageszeit. Jede Regel umfasst:
- Pausentyp: Wähle einen vordefinierten Pausentyp (z. B. Mittagessen, Pause).
- Nach Arbeitszeiterfassung: Definiere, wie lange nach der Arbeitszeiterfassung die Pause ausgelöst werden soll (z. B. 2h 0min).
- Pausendauer: Lege fest, wie lange die Pause dauern soll (z. B. 15 Minuten).
Du kannst bis zu fünf Pausenregeln dieses Typs pro Politik erstellen.
- Zu geplanter Zeit: Pausen werden automatisch zu den spezifischen Zeiten hinzugefügt, die im Schicht- oder Arbeitszeitplan des Mitarbeitenden definiert sind. Dies gilt nur für feste Pausen mit einer definierten Start- und Endzeit.
Benachrichtigungen und Speichern
Du kannst wählen, ob Mitarbeitende über Änderungen an den automatischen Pausenregeln benachrichtigt werden sollen, indem du das Benachrichtigungsfeld aktivierst.
Stelle sicher, dass du auf Speichern klickst, um deine Konfiguration anzuwenden.
Aktiviere Alarme, Erinnerungen und automatische Pausenkorrekturen
Du kannst Pausenerinnerungen basierend darauf einrichten, wie lange jemand gearbeitet hat – und fehlende oder unzureichende Pausen automatisch korrigieren, um den Unternehmensregeln zu entsprechen.
Wenn Pausenalarme, Erinnerungen und Korrekturen aktiviert sind, erhalten Mitarbeitende eine Erinnerung, eine Pause zu machen, nachdem sie eine bestimmte Zeit gearbeitet haben. Wenn sie die Pause auslassen oder eine zu kurze Pause machen, werden sie beim Ausstempeln benachrichtigt. Wenn automatische Korrekturen aktiviert sind, wird auch ihre Arbeitszeittabelle angepasst, um den definierten Regeln zu entsprechen.
Wie man konfiguriert
- Minimale Pausendauer
Lege die kürzeste Pause fest, die als gültig gelten sollte.
Wenn auf 0h 0min eingestellt, zählen alle Pausen – egal wie kurz.
Beispiel: Wenn du es auf 0h 15min einstellst, werden nur Pausen von 15 Minuten oder mehr berücksichtigt.
- Arbeitszeit ➝ Pausendauerregeln
Definiere, wann und wie lange Pausen sein sollten. Du kannst bis zu drei Regeln hinzufügen (z. B. nach 6h, nach 9h).
Beispiel: Nach 6 Stunden Arbeit eine 30-minütige Pause einlegen.
Um dieses Feature zu deaktivieren, lasse beide Werte auf 0h 0min.
- Automatische Korrekturen
Wähle, ob Pausen, die nicht den oben genannten Regeln entsprechen, automatisch in der Arbeitszeittabelle korrigiert werden sollen. Mitarbeitende sehen beim Ausstempeln eine Warnung, die angibt, wie viele Minuten abgezogen werden, um compliant zu bleiben.
Klicke auf Änderungen speichern, um deine Einstellungen anzuwenden.
Wie man Pausentypen archiviert
- Klicke auf das drei Punkte-Symbol neben dem ausgewählten Pausentyp und wähle Archivieren
- Klicke auf Archivieren, sobald du dir sicher bist, da diese Aktion irreversibel ist
Wie man eine Pause vom Desktop aus registriert
Vom Clock-in-Widget
- Von deinem Dashboard
- Gehe zum Abschnitt Clock-in
- Klicke auf Pausen
- Wähle zwischen den Pausentypen, die du zuvor erstellt hast.
- Zum Beispiel: Kaffeepause
- Sobald deine Pause vorbei ist, klicke auf Zur Arbeit zurückkehren
Beachte, dass du für die Registrierung einer Pause eingestempelt sein musst.
Vom Clock-in
- Gehe in deinem Seitenmenü zu Clock-in
- Wähle den Tag aus, an dem du die Pause registrieren möchtest
- Klicke auf + Hinzufügen
- Wähle Pausen
- Fülle die Zeit und den Pausentyp aus
- Klicke auf Übernehmen
Jede registrierte Pause wird in der Arbeitszeittabelle visuell durch farbcodierte Tags identifiziert:
- Bezahlte Pausen werden mit einem grünen Label angezeigt
- Unbezahlte Pausen werden mit einem blauen Label angezeigt
- Wenn du über ein Pausenschild fährst, erscheint ein Tooltip, der angibt:
- Ob die Pause Manuell oder Automatisch ist
- Ob die Pause Bezahlt oder Unbezahlt ist
Wie man eine Pause über die mobile App registriert
- Gehe zum Clock-in-Bereich
- Klicke auf Pausen
- Wähle zwischen den Pausentypen, die du zuvor erstellt hast.
- Zum Beispiel: Kaffeepause
- Sobald deine Pause vorbei ist, tippe auf Fortsetzen, um zur Arbeit zurückzukehren
Der Mitarbeitende erhält eine Warnung, wenn die Pause nicht den definierten Richtlinien entspricht.