Mit Factorial können Sie automatisch Kursabschlusszertifikate erstellen und versenden – verfügbar auf allen Märkten.
Diese Funktion hilft HR- und Schulungsteams, die Schulungsverwaltung zu optimieren, manuelle Aufgaben zu reduzieren und sicherzustellen, dass Teilnehmende nach Abschluss eines Kurses ihr unterzeichnetes Zertifikat erhalten.
Obwohl sich dieses Beispiel auf Zertifikate konzentriert, können Schulungs-Workflows auch verwendet werden, um andere kursbezogene Dokumente automatisch zu erstellen und zu versenden – z. B. Anwesenheitslisten, Feedbackformulare oder personalisierte E-Mails mit dynamischen Feldern.
So funktioniert es
Ein Training erstellen
- Gehen Sie in der Seitenleiste zum Bereich Schulungen
- Klicken Sie auf + Neuer Kurs
- Geben Sie die erforderlichen Informationen ein
Eine Workflow-Vorlage auswählen
Factorial bietet Vorlagen für Schulungs-Workflows an. Diese können direkt verwendet oder individuell angepasst werden. Beispiele:
- FUNDAE-Dokumentations-Workflow (nur in Spanien verfügbar)
- Kurszertifikat versenden
So konfigurieren Sie den Workflow:
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Workflows
- Wählen Sie unter Schulungs-Workflows eine Vorlage aus oder erstellen Sie Ihren eigenen Workflow
- Fügen Sie Schritte hinzu wie:
- Zertifikat an Teilnehmende senden
- Vorgesetzte zur Unterschrift benachrichtigen
Benötigen Sie Hilfe beim Einrichten eines Workflows? Hier erfahren Sie, wie Sie Workflows erstellen und konfigurieren.
Zertifikate und Dokumente werden automatisch generiert
Nach Abschluss einer Schulung:
- Factorial generiert für jede teilnehmende Person automatisch ein PDF-Zertifikat oder andere relevante Dokumente.
- Das Dokument enthält:
- Den Namen der teilnehmenden Person
- Den Kurstitel
- Unterschriften der teilnehmenden Person und der vorgesetzten Person
Das System:
- Weist jeder teilnehmenden Person automatisch eine Aufgabe zur Unterzeichnung des Zertifikats zu
- Benachrichtigt die vorgesetzte Person zur Gegenzeichnung
Sobald beide Unterschriften vorliegen, wird das Zertifikat als abgeschlossen markiert und automatisch gespeichert.
Wo finden Teilnehmer und Schulungsleiter die Zertifikate?
Teilnehmende finden ihre signierten Zertifikate unter:
- Meine Dokumente → im Ordner „Schulungszertifikate“
Schulungsverantwortliche und Administrator:innen finden Zertifikate über:
- Training → Kurse → Kurs öffnen → zur Teilnehmertabelle gehen
- Von dort können Sie das Zertifikat jedes Teilnehmers herunterladen.