Què és un canal de confiança i quins són els requisits de la UE?
- Un canal de queixes ha de permetre la possibilitat de presentar queixes tant per escrit com verbalment, així com per telèfon o altres sistemes de missatgeria de veu i en persona si ho sol·licita el denunciant.
- Els canals de denúncia han de garantir la confidencialitat de la identitat del denunciant i de qualsevol tercer esmentat a la denúncia.
- Hi ha l'obligació d'acusar recepció de la queixa en un termini màxim de 7 dies des de la seva recepció.
- Totes les queixes, incloses les anònimes, s'han de processar diligentment quan siguin acceptables d'acord amb la legislació nacional.
- S'estableix un termini màxim de 3 mesos per respondre al denunciant sobre la tramitació de la queixa, a comptar des de l'acusament de recepció o, si no hi ha hagut acusament de recepció, des del venciment del termini de 7 dies des de la presentació de la queixa.
Com afegir un responsable de queixes?
Un responsable de reclamacions és una persona que treballa internament a l'empresa a qui se li concedirà autorització per accedir a les seccions de reclamacions i processar la reclamació.
La persona que fa la queixa i l'agent de queixes que li correspon podrà deixar comentaris i penjar fitxers adjunts a través de Factorial per garantir que, fins i tot quan la queixa sigui anònima, es proporcioni tota la informació necessària per processar-la.
Per afegir amb un oficial de queixes:
- A la barra lateral, feu clic a Configuració
- A la secció Persones, seleccioneu Canal de confiança
- Feu clic a Afegeix oficial(s) de queixes dins d'oficial(s) de queixes i afegiu-los.
Cada vegada que es crea una nova queixa, s'envia una notificació als responsables de queixes.
Com afegir una categoria de queixa?
Una categoria de queixa és una classificació que s'utilitza per organitzar les queixes perquè les processin els gestors de queixes.
La persona que presenta la queixa pot seleccionar entre qualsevol categoria visible.
De la mateixa manera, un gestor de queixes pot reclassificar (canviar la categoria) més tard si cal.
Per afegir una categoria de queixa:
- A la barra lateral, feu clic a Configuració .
- A la secció Persones , seleccioneu Canal de confiança .
- A la secció Categories , feu clic a Nova categoria , introduïu el nom de la nova categoria i deseu-la.
Com puc crear una queixa amb Factorial ?
Factorial et proporciona una pàgina personalitzada amb configuracions de la personalització de la teva empresa.
Per accedir a l'enllaç de la denúncia:
- A la barra lateral, feu clic a Configuració
- A la secció Persones, seleccioneu Canal de confiança
- Trobaràs l'enllaç de la queixa a la secció Formulari de queixes
Accés al Canal de Denúncies
Els empleats poden accedir al canal de denúncies directament des de Factorial , a través de la icona situada a la cantonada inferior dreta de la pàgina o a la secció d'enllaços si l'empresa hi ha compartit l'enllaç.
Els clients o altres parts externes podran accedir a l'enllaç si el publiqueu al vostre lloc web o el compartiu directament amb ells .
Per enviar una queixa:
- Copieu i obriu l'enllaç del formulari de queixes al vostre navegador
- Empleneu el formulari de queixa :
- Quina és la teva relació amb l'empresa?
- Tipus de mala conducta : seleccioneu el tipus de mala conducta que millor s'adapti a la queixa.
- Descripció de la queixa (obligatòria): proporcioneu informació sobre les parts implicades, la ubicació, l'hora i el motiu de la queixa .
- Adjunts: afegiu qualsevol document, foto, etc. que pugui servir com a prova de l'informe.
- Creació de contrasenya: la contrasenya manté la protecció i la seguretat de la vostra queixa.
Necessitareu la contrasenya per accedir a la pàgina de seguiment del vostre informe.
- Codi de queixa: servirà com a nom d'usuari per accedir a la pàgina on heu dipositat la queixa.
- La persona que denuncia la queixa pot veure l'estat de la queixa i afegir comentaris addicionals amb context i documentació pertinent (si el gestor de queixes ho sol·licita).
En cas que vulgueu afegir més informació a la vostra queixa, premeu Seguiment un Queixa i introdueix el teu número de queixa i la contrasenya.
Tota la informació serà xifrada per garantir que es preservi la privadesa durant la transmissió d'informació. A més, només la persona designada podrà accedir a les queixes.
Com procedir amb una queixa dins Factorial ?
Per gestionar una queixa:
Només els gestors de queixes poden gestionar les queixes.
- A la barra lateral, feu clic a Canal de confiança
- Tindreu una llista de queixes
- Feu clic a la queixa per continuar
- Un cop feu clic a la queixa:
- Resum : una llista d'informació sobre la queixa, com ara la data de creació, la data de venciment, la descripció, la categoria, l'estat i els fitxers adjunts.
- Activitat: afegir comentaris i documents però també visualitzar i canviar els diferents estatuts de la queixa.
Quan es crea o s'actualitza una queixa (per exemple, quan el denunciant envia un missatge nou o puja un fitxer adjunt nou), el responsable de queixes rebrà una nova tasca pendent al seu tauler de control i una notificació per correu electrònic.
Per canviar l'estat, feu clic a: Canvia l'estat i el podeu canviar a: En curs, processat, descartat i arxivat.
Per arxivar una queixa:
- A la barra lateral, feu clic a Canal de confiança
- Tindreu una llista de queixes
- Feu clic a la queixa que voleu suprimir
- Ves a canviar l'estat
- Selecciona l'arxiu
Com configurar la teva pròpia pàgina de política de denúncies
- A la barra lateral, feu clic a Configuració
- A la secció Persones, seleccioneu Canal de confiança
- Aneu a la secció Sistema d'Informació Intern i Defensa de l'Informador i enganxeu l'URL externa.
