Questa fase raccoglie le esigenze interne e supporta il processo decisionale prima della creazione di un ordine di acquisto. Tutti i documenti relativi alla fase precedente all'acquisto formale vengono gestiti in questa fase.

In Factorial , la fase di acquisizione e approvvigionamento viene gestita tramite richieste di acquisto e i relativi flussi di lavoro. I dipendenti inviano le richieste utilizzando tipologie di acquisto predefinite e ogni richiesta segue un processo di approvazione strutturato prima che possa essere creato un ordine di acquisto.

Panoramica del processo

La fase di acquisizione dati e approvvigionamento in genere segue questi passaggi:

1. Un dipendente invia una richiesta di acquisto
2. La richiesta viene esaminata tramite un flusso di lavoro
3. Compiti e approvazioni completati
4. La richiesta viene approvata o rifiutata
5. Se approvato, è possibile creare un ordine di acquisto.

Documenti gestiti in questa fase

• Richiesta di acquisto
  Il punto di partenza del processo. Gli utenti interni specificano di cosa hanno bisogno, in quale quantità e per quale centro di costo, tra gli altri requisiti.
• Preventivo/Budget del fornitore (facoltativo)
  Utilizzato per confrontare le opzioni, giustificare l'acquisto e valutare il costo previsto. È possibile caricare e confrontare più preventivi.
• Fattura proforma (facoltativa)
  Una "pre-fattura" utilizzata per anticipare il costo stimato. Spesso innesca approvazioni interne o procedure amministrative come anticipi o richieste di licenza.
• Contratto o accordo quadro (facoltativo)
  Un documento che definisce i termini commerciali prima dell'emissione di un ordine di acquisto.

Ruoli coinvolti

In questa fase possono essere coinvolti ruoli diversi:

• Dipendenti : inviate le richieste di acquisto
• Responsabili : esaminano e approvano le richieste
• Team finanziario o acquisti : convalidano il budget, i fornitori e l'approvazione finale.

Stato delle richieste di acquisto

Durante questa fase, una richiesta di acquisto può attraversare diversi stati, come ad esempio:

• Bozza
• In attesa di approvazione
• In corso
• Approvato
• Respinto

Esito della fase di acquisizione dati e approvvigionamento.

Una volta esaminata e approvata la richiesta, il sistema genera l' ordine di acquisto , che dà inizio alla fase successiva.

In questa fase, l'ordine di acquisto non esiste ancora: l'esito della fase di acquisizione è proprio l'approvazione che ne consente la creazione.